ライフサイクルステージの設定

ライフサイクルからドキュメントまたはオブジェクトレコードを移動すると、完了した手順とまだ完了していない手順を区別することが難しい場合があります。ライフサイクルステージを使用すると、組織がドキュメントとオブジェクトライフサイクル状態をグループ化して、順序通りに並んだステージのコレクションにまとめることができます。次に Vault は、ライフサイクルステージ下矢印パネルからドキュメント情報ページとオブジェトレコード詳細ページにドキュメントまたはオブジェクトレコードの現在のステージを表示します。

ライフサイクルステージ設定へのアクセス

ライフサイクルステージ設定を表示および編集するには、管理者 > 設定 > ライフサイクルステージグループに移動します。

設定の概要

以下のリストは、ライフサイクルステージを設定する方法の概要です:

• 関連するライフサイクルが設定されていない場合は、ライフサイクルステージの設定を開始する前にライフサイクルとライフサイクル状態の両方を設定することが推奨されます。
• 新しいライフサイクルステージグループを作成します。オブジェクトライフサイクルでは、各ライフサイクルステージグループが単一のオブジェクトとオブジェクトタイプに適用されます。(オブジェクトがオブジェクトタイプを使用していない場合、ライフサイクルステージグループは基本オブジェクトタイプに適用されます。)ドキュメントでは、各ライフサイクルステージグループが単一のドキュメントライフサイクルに適用されます。
• ライフサイクルステージグループ内でステージを作成します。各ステージをクリックして、ステージに属する特定のライフサイクル状態を定義します。
• オブジェクトレコードまたはドキュメントがたどるプロセスを反映してステージの順序を並び替えます。

オブジェクトライフサイクルステージグループの作成方法

新規ライフサイクルステージグループを作成するには:

1. ライフサイクルステージグループページで、作成をクリックします。
2. ドロップダウンでオブジェクトステージグループを選択します。
3. ライフサイクルステージグループのラベルを入力します。これは様々なグループを管理者が管理しやすくなるように設定画面にのみ表示されます。ユーザには表示されません。
4. 関連するオブジェクトライフサイクルを選択します。
5. オブジェクトタイプを選択します。
6. 任意の作業: 説明を入力します。これは様々なグループを管理者が管理しやすくなるように設定画面にのみ表示されます。ユーザには表示されません。
7. 保存をクリックします。

ドキュメントライフサイクルステージグループの作成方法

新規ライフサイクルステージグループを作成するには:

1. ライフサイクルステージグループページで、作成をクリックします。
2. ドロップダウンでドキュメントステージグループを選択します。
3. ライフサイクルステージグループのラベルを入力します。これは様々なグループを管理者が管理しやすくなるように設定画面にのみ表示されます。ユーザには表示されません。
4. 関連するドキュメントライフサイクルを選択します。
5. 任意の作業: 説明を入力します。これは様々なグループを管理者が管理しやすくなるように設定画面にのみ表示されます。ユーザには表示されません。
6. 保存をクリックします。

ステージの作成方法

この機能を使用すると、ステージがドキュメント情報ページおよびオブジェクトレコード詳細ページでユーザに表示されるようになります。ドキュメントまたはオブジェクトライフサイクルステージグループ内でステージを作成するには:

1. ライフサイクルステージグループページで、特定のライフサイクルステージグループをクリックします。
2. ステージで作成をクリックします。
3. ステージのラベルを入力します。これはユーザ用のライフサイクルステージ下矢印パネルに表示されます。
4. 任意の作業: ステージの説明を入力します。これは様々なステージを管理者が管理しやすくなるように設定画面にのみ表示されます。ユーザには表示されません。
5. 保存をクリックします。
6. ステージのリストで新しいステージをクリックし、状態セクションの追加をクリックします。
7. ポップアップウィンドウで関連ライフサイクルの有効な状態が表示されます。状態が別のステージに関連付けられている場合、その状態はここに表示されません。緑のプラス (+) アイコンをクリックして状態を現在のライフサイクルステージに関連付けます。完了したら OK をクリックしてウィンドウを閉じます。

ステージを並び替える方法

ライフサイクルステージグループページのステージの順序は、ドキュメント情報ページまたはオブジェクトレコード詳細ページに Vault が表示する順序です。順序の変更前にユーザがドキュメント情報ページまたはオブジェクトレコード詳細ページを読み込んでいた場合でも、順序の変更はすぐに反映されます。ページを更新する必要はありません。

ライフサイクルステージの順序を変更するには:

1. ライフサイクルステージグループページで、特定のライフサイクルステージグループをクリックします。
2. ステージで順序変更をクリックします。
3. 並べ替える各行の三角アイコンをドラッグします。

正しい順序になったら、保存をクリックします。

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