注: この記事ではレガシーワークフローと呼ばれる単一のドキュメントワークフローについて説明します。既存のワークフローは引き続きサポートされ、そのようなワークフローは引き続き更新および使用できますが、レガシーワークフローは将来のリリースで新しい機能を受け取ることはありません。21R1.2 のリリースより、複数ドキュメントワークフローとオブジェクトワークフローは、管理者 > 設定 > ワークフローにまとめられます。
21R3 リリース以降、Vault でレガシーワークフローを作成またはコピーすることはできません。ユーザは既存のレガシーワークフローを使って、Vault のリフレッシュまたはコピーを引き続き行うことができます。
ドキュメントライフサイクルにレガシーワークフローがない場合、そのドキュメントライフサイクルの設定ページにレガシーワークフロータブは表示されません。このリリース期間に Vault のドキュメントライフサイクルのようなレガシーワークフロー機能が必要な場合は、サポートにお問合せください。
ここでは、ワークフローの編集および削除の基本的な方法について説明します。これらの操作を行うには、管理者 > 設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > レガシーワークフローを選択します。
レガシーワークフローを編集するには
既存のワークフローを編集するには:
- レガシーワークフロータブでワークフロー名をクリックします。
- ワークフロー詳細パネルのオプションを編集するには、編集をクリックし、必要な変更を行ってから保存をクリックします。
- 手順を編集するには、ワークフロー手順パネルのオプションを使用します。新しい手順を作成するには、手順の作成をクリックします。既存の手順の名前をクリックすると、手順の変更や削除を行うことができます。
レガシーワークフローを削除する方法
既存のワークフローを削除するには:
- ライフサイクル状態がユーザアクションとしてワークフローを参照している場合は、ユーザアクションを削除または変更して参照を削除します。ユーザアクションはドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > 状態 > [状態] > ユーザアクションに表示されます。
- レガシーワークフロータブでワークフロー名をクリックします。
- アクションメニューから、削除を選択します。
- 確認ダイアログで続行をクリックします。
ユーザは削除されたワークフローを開始することができませんが、Vault は有効なワークフローをキャンセルしません。ユーザは削除されたワークフローに対して有効なワークフローを完了させることができます。ユーザがドキュメントでワークフローを開始すると、ワークフロー名と使用された特定のワークフローバージョンがドキュメント監査履歴に記録されます (例: 承認 (v4) ワークフローが開始されました
)。
ワークフロー設定バージョン
管理者がワークフロー設定を編集してその設定をアクティブにするたびに、Vault はそのワークフローのバージョン管理を行います。初期設定はバージョン 1 です。次の編集ではバージョン 2 が作成されます。
アクションメニューを開き、設定履歴の表示を選択して、ワークフロー詳細ページ (管理者 > 設定 > ドキュメントライフサイクル > [ライフサイクル] > レガシーワークフロー > [ワークフロー]) から特定のワークフローの設定履歴を確認できます。このウィンドウでバージョン番号をクリックすると、そのバージョンのワークフロー設定全体が開きます。有効なインスタンスの数列では、特定のワークフロー設定を使用して現在実行中のワークフローの数が表示されます。
ユーザがドキュメントでワークフローを開始すると、ワークフロー名と使用された特定のワークフローバージョンがドキュメント監査履歴に記録されます (例: 承認 (v4) ワークフローが開始されました
)。
ワークフロー詳細パネル
ワークフロー詳細パネルには以下のフィールドが表示されます:
- ラベル
- ワークフローのラベル。ドキュメント情報ページ内の有効なワークフロービューと有効なワークフローパネルの管理者領域全体で表示されます。。
- 名前
- 内部および API 用途のためのワークフローの名前。
- 説明
- ワーフクローの説明 (任意)。。
- バージョン
- ワークフロー設定のバージョン。
- ステータス
- ワークフローのステータス (有効または編集中)すべてのワークフローはデフォルトで編集中に設定されています。手順が完了して検証の準備ができたら、ステータスを有効に変更します。検証ではワークフローフィールドが適切にすべての手順を参照しているかどうかが確認され、エラーが見つかった場合はエラーが表示されます。
- 状態によって使用
- このワークフローがユーザアクションになっているライフサイクル状態が表示されます。。
- 一括メールメッセージ
- 一括メールテンプレートは、ワークフローが一括アクション経由で開始される場合に使用します (オプション)。。