一括ドキュメントアクションを使用すると、最大 1,000 件のドキュメントに一度に変更を加えることができます。この記事では、共有設定に一括ドキュメントアクションを使用する方法について説明します。
管理者は Vault でこの機能を有効化する必要があります。有効化されると、ドキュメント: 一括更新権限を含むセキュリティプロファイルを持つユーザのみが使用できます。
共有設定にユーザを追加する
ドキュメント選択後にユーザをロールへ追加するには:
- アクションの選択ページから、ユーザをロールに追加するを選択します。
- 次へをクリックしてユーザをロールに追加するページを開きます。
- ユーザ選択リストのユーザおよび/またはグループを選択します。
- 選択済みのユーザを追加するロールを選択します。所有者およびコーディネータ (シングルユーザロール) は、一括ドキュメント編集を使って編集できません。Vault は、最後の手順を終えるまで、選択済みユーザが選択されたロールに許可されているかどうかをチェックしません。
- 次へをクリックします。
- 確認ページで変更の概要を確認します。
- 終了をクリックします。Vault は、この時点で許可されているユーザ制限をチェックし、制限されているユーザまたはグループが選択済みのロールに追加されないようにします。変更が完了すると、システムメッセージページに通知が表示され、Vault からメールが送られます。
ユーザを共有設定から削除する
一回の一括編集では、単一のロールから単一のユーザまたはグループしか削除することができません。ドキュメント選択後にロールからユーザまたはグループを削除するには:
- アクションの選択ページから、ユーザをロールから削除するを選択します。
- 次へをクリックして、ユーザをロールから削除するページを開きます。
- ユーザ選択リストで、削除するユーザまたはグループを選択します。
- 選択済みのユーザまたはグループを削除するロールを選択します。所有者およびコーディネータ (シングルユーザロール) は、一括ドキュメント編集を使って編集できません。Vault は、選択済みのユーザまたはグループがロールにあるかどうかを検証しません。
- 次へをクリックします。
- 確認ページで変更の概要を確認します。
- 終了をクリックします。変更が完了すると、システムメッセージページに通知が表示され、Vault からメールが送られます。
所有者の変更
所有者を変更するには:
- アクションの選択ページから、所有者の変更を選択します。
- 次へをクリックして詳細の編集ページを開きます。所有者ロールに新しいユーザを選択します。
- 次へをクリックして確認ページを開いて、ドキュメントの概要を確認します。以前の所有者はそのドキュメントロールから完全に削除されるため、そのユーザが他のロールにも設定されていない限り、ドキュメントにアクセスできなくなります。
- 終了をクリックします。変更が完了すると、システムメッセージページに通知が表示され、Vault からメールが送られます。
コーディネータの変更
コーディネータを変更するには:
- アクションの選択ページから、コーディネータの変更を選択します。
- 次へをクリックして詳細の編集ページを開きます。コーディネータロールに新しいユーザを選択します。
- 次へをクリックして確認ページを開いて、ドキュメントの概要を確認します。以前のコーディネータはドキュメントロールから完全に削除されるため、そのユーザが他のロールにも設定されていない限り、ドキュメントにアクセスできなくなります。
- 終了をクリックします。変更が完了すると、システムメッセージページに通知が表示され、Vault からメールが送られます。