Veeva Snap の使用 | Vault ヘルプ

Veeva Snap は、iOS デバイス (iPad、iPhone、iPod Touch) 用のモバイルアプリケーションです。デバイスのカメラを使用してドキュメントをスキャンし、Vault にアップロードすることができます。Veeva Snap を使用すれば、コピー機やスキャナは不要になります。オフラインになっているときでも、ドキュメントをデジタル化する機能は携帯電話と変わりません。Veeva Snap は、アップロードされたドキュメントをアップロード後にデバイスから自動的に削除します。機密情報を危険にさらされることを心配する必要はありません。

Veeva Snap 設定するには

Veeva Snap をデバイスにインストールおよび設定するには:

モバイルデバイス (iPad、iPhone、または iPod Touch) を使用して App Store® を開き、Veeva Snap
デバイスから Veeva Snap を開きます。
ログイン認証情報を入力して、ログインをタップします。認証には WiFi またはデータ接続が必要になります。Vault がシングルサインオン (SSO) を使用している場合、Veeva Snap はアイデンティティプロバイダのログインページにリダイレクトします。
PIN コードの設定画面が表示されます。
設定ページで、ドキュメント名の接頭辞、移行先 Vault、およびデフォルトフィルタを設定します。アップロードする前に個々のドキュメントのこれらの設定を変更したり、後でデフォルト設定を変更したりできます。
完了をタップします。

企業のアイデンティティシステムと連携した Veeva Snap の設定については、Veeva Snap の設定をご覧ください。

Veeva Snap PIN コード

Veeva Snap に初めてログインすると、4 桁の PIN コードを作成するように求められます。希望する PIN コードを入力してから、再入力して確認します。

PIN コードを使用すると、インターネットに接続していない状態でも Veeva Snap にログオンし、ドキュメントをアップロードする準備が完了するところまで完全にオフラインの状態で作業を進めることができます。インターネット接続が再び必要になるのは、Vault にドキュメントをアップロードする準備ができたときだけです。例えばアプリを切り替えたり、デバイスをロックしてロック解除した後でアプリを開くときは、毎回 PIN コードの入力が必要です。

キャプチャしたドキュメントのアップロードプロセス

ドキュメントソースファイルをキャプチャした後に、Veeva Snap はそれらを選択された Vault にアップロードし、未分類ドキュメントを作成します。アップロードが完了すると、Veeva Snap はキャプチャされたソースファイルをデバイスから削除します。ドキュメントがアップロードされると、Vault はそれらのドキュメントを他の未分類ドキュメントと同様に扱います。

プレースホルダーのアップロードプロセス、新しいバージョンおよび添付ファイル

ユーザは、特別に形式設定した URL から Veeva Snap を開くことで、プレースホルダードキュメントのソースファイル、既存の Vault ドキュメントの新バージョン、または別の Vault ドキュメントまたはオブジェクトレコードの添付ファイルとして取得したドキュメントをアップロードできます。これを実行するためには、管理者が Veeva Snap へのリンクを含めるよう Vault にメールテンプレートを設定します。そうするとドキュメントが必要になったときに Vault がメールを送信します。

お使いのデバイスから、メールに記載された URL をクリックすると、Veeva nap が起動し、キャプチャされたドキュメントがアップロードされます。Veeva Snap は、メールテンプレートに指定された Vault の場所にドキュメントをアップロードします。メールテンプレートが既存の Vault ドキュメントを指している場合は、キャプチャした画像をドキュメントの新規バージョンとしてアップロードする必要があります。ドキュメントをバージョニングしない場合は、キャンセルをタップします。Veeva Snap は、アップロードが完了するとすぐにキャプチャした画像をデバイスから削除します。ドキュメントがアップロードされると、Vault はそれらのドキュメントを他のソースファイル、ドキュメントバージョン、添付ファイルと同様に扱います。

例えば、執筆向けに送信ワークフローに関連付けられたメールテンプレートには、Veeva Snap アプリケーションへのリンクが含まれます。ユーザがプレースホルダードキュメントで執筆者向けに送信ワークフローを開始すると、Vault からシステムメッセージとメールが送信されます。ユーザはデバイスからリンクをクリックして、Veeva Snap を起動し、メールテンプレートに特定されたドキュメントプレースホルダーに直接取得済みドキュメントをアップロードすることができます。

注: Apple の iOS メールアプリ Gmail およびその他のメールクライアントは HTTP 以外の URL をサポートしていないため、これらのクライアントから送信されたメールのリンクは機能しません。標準 iOS メールアプリを使用するか、メールのテキストに URL を配置して、受信者がブラウザにコピーアンドペーストできるようにすることが推奨されます。

ドキュメントキャプチャモード

Veeva Snap には 3 つのドキュメントキャプチャモードがあります。ドキュメントキャプチャ画面で左または右にスワイプしてモードを選択します。

ドキュメントモード

これは、Veeva Snap のデフォルトモードです。これはドキュメントキャプチャ用に設計されたもので、自動ドキュメントエッジ検出、画像のトリミング、デフォルトフィルタが備わっています。

自動モード

このモードでは、アプリケーションがドキュメントを見つけ、1 秒間ページの端が動かないのを検出すると、Veeva Snap は自動で画像をキャプチャすることができます。Veeva Snap がドキュメントを探している際に、ドキュメントキャプチャボタン付近に「読込み中」の円と、画面にドキュメントの検索中のシステムメッセージが表示されます。

画像モード

このモードを選択すると、自動ドキュメントエッジ検出、画像トリミング、デフォルトフィルタ、コピー証明機能といったドキュメント固有のアプリケーション設定がオフになります。これにより、ユーザはドキュメントのほか画像もキャプチャしてアップロードすることができます。Veeva Snap はキャプチャした画像を PDF ファイルとして Vault にアップロードします。

ドキュメントソースファイルをキャプチャするには

Veeva Snap を開きます。
フラッシュアイコンをタップして、フラッシュを自動、オンまたはオフに設定します。
グリッドアイコンをタップして、ドキュメントキャプチャ画面にグリッド線を追加します。
任意の作業: スワイプして別のドキュメントキャプチャモードに切り替えます: ドキュメント (デフォルト)、画像または自動。
デバイスをドキュメントの上または離れた場所で持ちます。画面でドキュメントの周囲の端にオレンジの枠が表示されるまで位置を調整します。オレンジの円をタップすると、写真が撮影されます。自動モードの場合、Veeva Snap は画像を自動キャプチャします。
複数ページのドキュメントの場合、すべてのページで同じ作業を繰り返してキャプチャします。
ドキュメント全体をキャプチャしたら、完了をタップします。
任意の作業: 現在の名前をタップし、新しい名前を入力してドキュメント名を更新します。
任意の作業: ページの追加、削除または配置変更、画像の回転またはトリミング、フィルタの設定、コントラストやブライトネスの変更などの調整を行います。ドキュメントの調整オプションをご覧ください。
ドキュメントの調整が完了したら、次へをタップします。
確認ページでドキュメント名と移行先 Vault を確認します。
任意の作業: 必要であればメモを追加します。メモはドキュメント情報ページのフィールドパネルに表示されます。

今すぐ Vault にドキュメントを送信するにはアップロードをタップします。後でアップロードを実行したり、キャプチャしたドキュメントを確認するためのコピー証明の実行を行うこともできます。

キャプチャ後のドキュメントの調整

Veeva Snap では、キャプチャされたドキュメントの画像を調整し、最適化することができます。タップして画像を選択します。ここで行った調整は、選択したドキュメント画像のみに適用されます。

画像の回転

回転アイコンをタップすると、画像が時計回りに 90 度回転します。

画像の調整

調整アイコンをタップすると、編集画面が開きます。
任意の作業: トリミングアイコンをタップして、画像をトリミングします。オレンジのトリミング枠の角をドラッグして、境界線の形を調整します。トリミング枠の両端をドラッグして、端の位置を決めます。トリミング枠をリセットするにはリセットボタンをタップします。
任意の作業: フィルタアイコンをタップして、色、灰色または白黒フィルタを画像に適用します。なしを選択してフィルタを設定しないことも可能です。
任意の作業: 調整アイコンをタップして、画像のコントラストとブライトネスを変更します。これらの設定は、コントラストとブライトネスバーをスライドさせて調整します。
画像の編集が完了したら、保存をタップします。取り消しをタップすると、変更を保存せずにドキュメントに戻ります。

ページの追加

追加アイコンをタップします。Veeva Snap のドキュメントキャプチャ画面が開きます。ページの追加が完了したら、完了をタップするとドキュメントに戻ります。

ページの配置変更

表示が灰色になるまで画面をタップし続けます。
ページをドキュメントの新しい位置にドラッグします。
配置変更が完了するまで同じ作業を繰り返します。

ページの削除

タップしてページを選択します。右上隅の X をタップすると、ページが削除されます。削除したページを元に戻すことはできません。

後で Vault に送信する

今すぐドキュメントをアップロードしたくない場合もあります。例えば、Wi-Fi 接続が利用できないようなときに、このオプションを選択します。

後でアップロードを実行するには

アップロードを後で行うには、レビュー画面で今すぐ Vault に送信する設定をオフにします。アップロードボタンが保存ボタンに変わります

保存済みドキュメントのアクセス、変更およびアップロードを実行するには

保存済みドキュメントは、スキャン済みドキュメント画面に表示される緑色のチェックマークアイコンのないドキュメントです。タップしてドキュメントを選択します。

詳細画面では、以下の作業を行うことができます:

アップロードアイコンをタップすると、確認ページが再度開きます。ここで今すぐ Vault を送信するをオンにし、アップロードをタップします。
編集アイコンをタップすると、ドキュメントを調整できます。ドキュメントの調整オプションをご覧ください。
削除アイコンをタップすると、デバイスからキャプチャされたページがアップロードされずに削除されます。

コピー証明

コピー証明を使うと、Vault にアップロードする前に、キャプチャ済みドキュメントがソースドキュメントの Certified Copy であることが確認できます。

コピー証明の実行方法

コピー証明を実行するには、レビュー画面でコピー証明の実行設定をオンにします。アップロードボタンが証明ボタンに変わります

コピー証明画面で円をタップし、コピー証明のチェックリストの質問に答えます。ドキュメントページをより厳密に調査する必要がある場合は、ページをタップして拡張します。

すべてを表示をタップして、コピー証明の質問の全リストを表示することもできます。このページから、すべて完了をタップして質問に一度で回答したり、すべてクリアをタップしてチェックリストをリセットすることができます。

完了したら、アップロードをタップして、この画面から直接 Vault にドキュメントを送信します。後で Vault に送信することにした場合は、アップロードボタンが保存ボタンに変わります。オフラインでのコピー証明の実行に関する詳細は以下をご覧ください。

コピー証明がドキュメントレビュー画面に表示されない場合は、設定ページから有効にすることができます。コピー証明が会社によって必須に設定されている場合があります。

オフラインでのコピー証明の実行

オフライン中にコピー証明を実行することができます。ドキュメントのキャプチャと調整後に、今すぐ Vault に送信をオフにして、コピー証明の実行をオンにします。コピー証明を修了して保存をタップすると、Veeva Snap がスキャン済みドキュメントの詳細画面に戻ります。オンラインになって、ドキュメントのアップロード準備ができたら、アップロードアイコンをタップしてレビュー画面を再度開き、Vault へドキュメントをアップロードします。

アップロードする前にドキュメントを再度編集した場合、コピー証明を繰り返す必要があります。

Veeva Snap 設定

ドキュメントキャプチャ画面から設定ページを開きます。設定の調整が済んだら、保存をタップしてドキュメントキャプチャ画面に戻ります。

ドキュメント名の接頭辞

ドキュメント名の接頭辞を設定すると、ドキュメントインボックスからキャプチャしたドキュメントを特定するときに便利です。デフォルトでは、Veeva Snap がデバイスの位置またはデバイス名に現在時刻を加えて設定します。この名前は、タップして別の値を入力すると上書きすることができます。

アップロードする前に個別のドキュメントのドキュメント名を変更することもできます。

移行先 Vault

複数の Vault にログインできるアクセス権限を持っている場合、アップロード先の Vault を選択します。アップロードする前に個別のドキュメントに対してこの設定を変更することができます。

デフォルトフィルタ

Veeva Snap はキャプチャされた画像に対してデフォルトフィルタを適用することができます:

色
灰色
白黒

個別のドキュメントのデフォルトフィルタ選択を上書きすることができます。

Certified Copy

Certified Copy をオンにして、ドキュメントレビュー画面でコピー証明オプションを表示します。このチェックリストを使うと、Vault にアップロードする前に、キャプチャ済みドキュメントがソースドキュメントの Certified Copy であることが確認できます。組織によって、この設定が表示されなかったり、オフにする機能があったりします。

ログアウト

一部のユーザは複数の Vault アカウントを持ちます。これが適用される場合、ログアウトをタップしてアカウントを変更します。

デバイスが SSO 用の認証サーバを使用している場合、Veeva Snap からログアウトしても認証サーバからはログアウトしません。デバイスで別のユーザとして Veeva Snap を使用するには、Veeva Snap からログアウトするだけでなく、手動で認証サーバからログアウトする必要があります。

デバイス権限

Veeva Snap を初めて使用するときに、デバイスで以下の権限を求められます:

場所: Veeva Snap はドキュメントの特定にデバイスの位置情報を使用します。あちこちに移動しながらドキュメントをアップロードするときには、場所に名前をつけておくと便利です。許可しないを選択した場合、Veeva Snap を使用することはできますが、ドキュメント名の接頭辞にデフォルトで位置が含まれません。
カメラ: Veeva Snap は各ドキュメントページの画像を取得する際にデバイスのカメラを使用します。許可しないを選択すると、Veeva Snap を使用できません。

Veeva Snap からドキュメントをアップロードするには、以下の権限が必要です:

権限タイプ	権限ラベル	制御
セキュリティプロファイル	Veeva Snap: 有効化	Veeva Snap モバイルアプリケーションから Vault にドキュメントをアップロードする権限。特定の Vault に対してこの権限がないユーザが Veeva Snap　からドキュメントをアップロードしようとするとエラーが表示されます。
セキュリティプロファイル	Veeva Snap: 直接インストールの有効化	Apple App Store から入手可能な Veeva Snap の公開バージョンを使用する権限。この権限がないユーザは、組織でプロビジョニングされた Veeva Snap アプリケーションのバージョンを使用する必要があります。
セキュリティプロファイル	ドキュメント: 常に未分類を許可	何のドキュメントタイプに対してもドキュメントの作成権限がない場合の未分類のドキュメントを作成する権限。
セキュリティプロファイル	API: アクセス API	Veeva Snap から Vault と通信し、Vault にドキュメントをアップロードする権限。
セキュリティプロファイル	すべてのドキュメント: すべてのドキュメント作成	未分類のドキュメントをアップロードする権限: この権限は必須ではありませんが、ドキュメント: 常に未分類を許可権限が必要で有効化されていない状況で代替権限として設定できます。
ドキュメントタイプ	ドキュメントの作成	特定のドキュメントタイプのドキュメントを作成する権限および未分類のドキュメントを作成する権限。この権限は必須ではありませんが、この権限またはセキュリティプロファイルドキュメント: アップロード権限のいずれかが必要です。
ドキュメントロール	ドキュメントの表示	プレースホルダードキュメントを表示する権限: プレースホルダーのソースファイルとしてドキュメントを取得するときはこの権限が必要です。
ドキュメントロール	ドキュメントの編集	プレースホルダードキュメントを編集する権限: プレースホルダーのソースファイルとしてドキュメントを取得するときはこの権限が必要です。
ドキュメントロール	バージョン	プレースホルダードキュメントの新バージョンをアップロードする権限: 未分類ドキュメントライフサイクルの未分類状態にこの権限が必要です。
ドキュメントロール	関係の編集	ドキュメントの添付ファイルの追加、削除およびバージョニングを行う権限。
ドキュメントロール	共有設定の編集	未分類ドキュメントを作成するときに、デフォルトのドキュメントロール割り当てを含める権限: 未分類ドキュメントライフサイクルの未分類状態にこの権限が必要です。この権限がないと、Veeva Snap から未分類ドキュメントをアップロードするときにエラーが表示されます。
セキュリティプロファイル	{オブジェクト}: 編集	オブジェクトレコードの添付ファイルの追加、削除およびバージョニングを行う権限。

注: Veeva Snap は一部の Vault では無効化されている場合があります。他の Vault では、組織が提供するバージョンの Veeva Snap を使用する必要があります。詳細については、Vault 管理者にお問い合わせください。