从电子邮件和消息页面,您可以查看和编辑 Vault 发送给用户的电子邮件和应用程序内通知的消息。
Vault 摘要电子邮件
系统管理员和 Vault 所有者可以为单个用户配置电子邮件首选项。默认情况下,Vault 会在每次用户任务、用户提及时发送附有链接的电子邮件通知,但不会为共享视图发送电子邮件通知。
管理员也可以配置 Vault,以定期发送摘要电子邮件的形式发送通知,而非每次发生时都发送通知。例如,您可能希望用户在每次用户提及时都收到明确的通知,但每 24 小时只需要一封关于所有共享视图的摘要电子邮件。系统管理员和 Vault 所有者可以配置摘要电子邮件的内容和发送频率。电子邮件首选项字段也可以通过批量更新来设置。
注意:电子邮件首选项是特定于 Vault 的。您需要为每个 Vault 配置电子邮件首选项。
配置通知首选项
在为单个用户配置通知首选项之前,您需要向用户对象的页面布局添加以下对象:
- 任务
- 用户提及
- 共享视图
- 作为链接发送
要为单个用户配置通知首选项:
- 从管理区域,单击用户和组。
- 单击用户名,然后展开电子邮件首选项节段。
- 单击编辑。
- 为每个通知类型选择一个值:不为该类型禁用通知;摘要保存指定时间间隔内的通知;每次都为该类型的每个通知发送电子邮件,这是默认设置。
- 单击保存。
配置摘要电子邮件
要为 Vault 配置摘要电子邮件:
- 导航到管理 > 配置 > 电子邮件设置。
- 在电子邮件摘要节段,单击编辑。
- 可选:要重新排列摘要电子邮件中的通知类型的顺序,请为每个节段选择一个通知类型。留空即表示该节段不会显示任何内容。
- 输入每种类型的通知限制。默认情况下,每种类型限制 20 条通知,但最多可设置 100 条通知。超过此数量的通知将不包含在摘要电子邮件中,首先排除最早的通知。
- 从选项列表中选择发送间隔时间。
- 单击保存。Vault 对发送给用户的任何新邮件使用最新的消息配置。
配置摘要通知模板
您可以从管理 > 配置 > 用户帐户电子邮件 > 通知摘要使用 HTML 和令牌编辑摘要通知模板。
配置电子邮件突发阈值
默认情况下,无论触发了多少电子邮件通知,Vault 不限制发送的通知电子邮件的数量。如需要,可选择限制 Vault 在 30 分钟内为给定通知模板发送的通知电子邮件的数量。要配置通知电子邮件突发阈值。
- 导航到管理 > 配置 > 电子邮件设置。
- 在常规设置节段,单击编辑。
- 输入电子邮件突发阈值值。该值是 Vault 在 30 分钟内每个通知模板发送的最大电子邮件数。
- 单击保存。
访问消息管理
您可以从管理 > 配置 > 通知模板和用户帐户电子邮件管理电子邮件和通知消息。Vault 允许您在通知模板页面中创建、编辑和删除条目,但您只能在用户帐户电子邮件页面中进行编辑。必须拥有正确的管理员权限才能处理消息。
注意:请注意 Gmail™ 设置的传入电子邮件限制。大量的传入电子邮件可能会导致邮件发送延迟。
创建新消息
文档消息
要创建新的文档消息:
- 从通知模板页面中,单击创建。
- 选择文档,然后单击继续。
- 在每个字段中输入值。请参阅下方的字段详细信息。
- 单击保存。
对象消息
要创建新的对象消息:
- 从通知模板页面中,单击创建。
- 选择对象。
- 从创建对象消息选项列表中选择一个对象或所有对象。您可以创建适用于特定对象或所有对象的消息。
- 单击继续。
- 在每个字段中输入值。请参阅下方的字段详细信息。
- 单击保存。
编辑消息
要编辑现有消息:
- 从通知模板或用户帐户电子邮件页面中,单击要编辑的消息。
- 单击编辑。
- 根据需要更改每个字段中的条目。请参阅下方的字段详细信息。
- 单击保存。Vault 对保存后发送的任何通知使用最新消息。
删除消息
要删除消息:
- 从通知模板页面中,在列表中找到要删除的消息。只能删除自定义消息。
- 从消息标签右侧的操作菜单中,单击删除。
不能删除当前正在使用的消息。
消息字段
每条消息都有以下字段:
- 标签是消息的唯一标识符,仅对管理员可见。我们建议您提供一个描述性的名称,以便管理员在其他配置页面中选择消息。
- 名称是可通过 API 使用的消息的唯一标识符。
- 主题是指发送给通知接收人的邮件主题。此字段可以包含令牌,但不能包含超链接。
- 通知文本是通知接收人在通知铃铛面板和通知页面看到的消息。此字段可以包含令牌、富文本和超链接。但它不可用于用户帐户电子邮件,因为用户帐户只能通过电子邮件发送。
- 邮件正文是指发送给通知接收人的邮件正文。此字段可以包含令牌、超链接、富文本和基础 HTML。
注意:您只能为富文本字段令牌添加富文本格式。为非富文本字段令牌添加 ;richtext
修饰词时出错。
邮件发件人显示名称
您可以通过管理 > 配置 > 电子邮件设置页面来修改 Vault 生成的电子邮件的发件人字段中的“显示名称”。此值独立于实际的电子邮件地址,后者不可配置。例如,在默认的“Veeva Vault vault-emails@veeva.com”中,显示名称为“Veeva Vault”。您可能想修改它以显示您的公司名称,例如“VeevaPharm PromoMats Vault”。
要修改显示名称,请编辑电子邮件发件人名称字段。请注意,由于标准电子邮件的限制,请勿在此字段中使用以下字符:”
( )
,
:
;
<
>
@
[
]
文档消息令牌
令牌是在使用消息时被替换的特殊文本位。您可以在电子邮件内容中使用以下令牌来处理文档消息:
URL
- docInfoUrl:相关文档的“文档信息”页面
- notificationHome:通知页面
- taskHome:主页 > 我的任务页面
任务信息
- taskDecisionComments:对于相关工作流,为所有参与者姓名、任务名称、裁定、完成日期、备注;在工作流的通知步骤中需要额外的设置
- taskInstructions:工作流所有者输入的工作流开始备注
工作流接收人信息
- recipientMobilePhone:消息接收人的手机号码
- recipientOfficePhone:消息接收人的办公室电话号码
- recipientName:消息接收人的全名
- recipientEmail:消息接收人的电子邮件地址
- recipientFirstName:消息接收人的名字
- recipientLastName:消息接收人的姓氏
- recipientTitle:消息接收人的职务
工作流所有者(发起者)信息
- workflowInitiatorMobilePhone:工作流所有者的手机号码
- workflowInitiatorOfficePhone:工作流所有者的办公室电话号码
- workflowInitiatorName:工作流所有者的全名
- workflowInitiatorEmail:工作流所有者的电子邮件地址
- workflowInitiatorFirstName:工作流所有者的名字
- workflowInitiatorLastName:工作流所有者的姓氏
- workflowInitiatorTitle:工作流所有者的职务
发件人信息
- senderFirstName:文档协调者的名字,或者工作流所有者的名字(如果未定义协调者)
- senderLastName:文档协调者的姓氏,或者工作流所有者的姓氏(如果未定义协调者)
文档所有者信息
- docOwnerMobilePhone:文档所有者的手机号码
- docOwnerOfficePhone:文档所有者的办公室电话号码
- docOwnerName:文档所有者的全名
- docOwnerEmail:文档所有者的电子邮件地址
- docOwnerFirstName:文档所有者的名字
- docOwnerLastName:文档所有者的姓氏
- docOwnerTitle:文档所有者的职务
文档字段和信息
- docNumber:文档编号
- docType:文档类型
- docSubType:文档子类型
- docProduct:产品,如果选择了多个产品,则使用空格分隔的列表
- docMajor:主要版本号
- docMinor:次要版本号
- docNameNoLink:文档名称,作为纯文本
- docName:文档名称,作为指向文档的“文档信息”页面的链接
- docStatus:状况/生命周期状态
- docTitle:标题
- daysToExpire:距离过期日期的天数
- taskDueDate:工作流到期日期
- linkToAnnotation:指向特定注释的链接;此令牌与用户提及功能相关。
- noteComment:注释的备注字段文本(仅限电子邮件模板);此令牌与用户提及功能相关。
Vault 加载程序信息
- vaultLoaderFileLink:指向访问输入文件的链接
- vaultLoaderFileName:输入名称
- vaultLoaderObjectType:对象类型
- vaultLoaderActionType:操作类型
- vaultLoaderSettings:加载程序设置
- vaultLoaderWhereClause:提取时应用的 where 子句
- vaultLoaderStartTime:开始时间
- vaultLoaderDuration:总持续时间
- vaultLoaderRecordsPerSecond:每秒处理的记录数
- vaultLoaderNumSuccesses:成功处理的记录数
- vaultLoaderSuccessLink:指向访问成功日志文件的链接
- vaultLoaderNumFailures:处理失败的记录数
- vaultLoaderFailureLink:指向访问失败日志文件的链接
- vaultLoaderFailureReason:失败原因
Web 操作令牌
您可以在电子邮件内容中使用以下令牌进行 Web 操作:
- ${Object.id}:对象记录 ID
- ${Session.id}:会话 ID
- ${Vault.domain}:Vault 域
- ${Vault.id}:Vault ID
- ${User.id}:用户 ID
- ${User.email__v}:用户电子邮件
- ${User.name__v}:用户名
- ${Vault.domain}:Vault 域名
对象消息令牌
您可以在电子邮件内容中使用以下令牌来处理对象消息:
- ${Object.name__v}:对象记录名称
- ${Object.status__v}:对象记录状况
- ${Object.state__v}:对象记录状态
- ${Object.[custom field name]__c}:对象记录的自定义字段名,用于对象特定的消息。使用
;richtext
修饰词以富文本格式显示内容。 - ${objectType}:对象类型
- ${Object.welcome_email_subject__sys}:电子邮件主题行(仅限清单)
- ${Object.welcome_notification_text__sys}:通知文本(仅限清单)
- ${Object.welcome_email_text__sys}:电子邮件文本(仅限清单)
- ${taskName}:任务名称
- ${taskDueDate}:任务到期日期
- ${recipientName}:任务接收人姓名
- ${taskHome}:指向“我的任务”页面的链接
- ${taskVerdicts}:任务裁定
- ${taskComments}:任务备注
- ${taskInstructionsByInitiator}:工作流所有者提供的说明
- ${notificationMessage}:通知消息
- ${workflowLabel}:工作流标签
- ${multiDocWorkflowLink}:文档工作流名称,带链接
- ${workflowTargetNoLink}:非链接的文档工作流名称
- ${multiDocDocumentsList}:工作流中文档的链接列表
- ${workflowContentsNoLink}:工作流中文档的非链接列表
- ${workflowInitiatorEmail}:工作流所有者电子邮件
- ${workflowInitiatorFirstName}:工作流所有者名字
- ${workflowInitiatorLastName}:工作流所有者姓氏
- ${workflowInitiatorMobilePhone}:工作流所有者手机号码
- ${workflowInitiatorName}:工作流所有者姓名
- ${workflowInitiatorOfficePhone}:工作流所有者办公室电话号码
- ${workflowInitiatorTitle}:工作流所有者职务
- ${workflowErrorMessage}:工作流错误消息
- ${vaultName}:用户的 Vault 名称
- ${uiBaseExtUrl}:用户的 Vault 的基 URL