配置旧版工作流开始选项

本文介绍开始工作流步骤类型，它决定了用户在工作流开始对话框上看到的字段。开始工作流的用户（工作流发起者或工作流所有者）使用开始工作流对话框来设置工作流所需的所有详细信息，包括到期日期、工作流任务分配对象以及要排除的可选任务。Vault 会自动向每个工作流添加开始工作流步骤。不能移除此步骤。

完成了开始步骤的配置后，即可配置其他步骤类型。

如何编辑工作流开始步骤详细信息

要查看和编辑开始工作流步骤，请单击步骤名称。您将看到以下字段：

字段描述
名称与开始步骤相关的步骤名称；此值仅显示在工作流配置页面中。
描述（可选）开始步骤的描述；此值仅显示在工作流配置页面中。
类型确定步骤的目的；Vault 将自动创建开始步骤，并将此字段设置为开始工作流。此值不可编辑。
下一步确定当前步骤完成时开始的步骤；默认情况下，开始步骤指向结束步骤。应将此步骤替换为适当的后续步骤。

要创建占位符后续步骤，请单击创建步骤按钮。Vault 将提示您输入新步骤的名称，但您可以稍后定义其选项。

如何定义显示选项

显示选项设置控制工作流开始对话框上显示的信息和字段。要定义这些选项：

  1. 在始终或或带有这些条件标题下，单击编辑。（了解下文的定义有条件选项。）
  2. 输入为工作流发起者显示的说明。可以包含 ${docName} 令牌。
  3. 可选：选中设置进入下一个状态所需的属性复选框，然后选择生命周期状态。此选项确保工作流开始对话框也会提示文档下一个生命周期状态的入口条件。
  4. 使用 +/- 图标来添加或移除控件。为每个控件选择类型（用户、日期等）并填写详细信息。请注意，无法更改控件的顺序，因此务必确保以正确的顺序进行添加。了解下方有关用户、日期和电子签名控件的内容。
  5. 单击保存。

用户控件

要添加允许工作流发起者选择一个或多个用户来参与工作流的用户控件，请从控件下拉列表中选择用户控件（单个）或用户控件（多个）。如果选择单个控件，则工作流发起者只能在用户选择字段中选择一个用户。如果选择多个用户，则工作流发起者可以选择多个用户或组参与工作流，并且可以选择启用其他选项。每个工作流开始对话框可以有任何数量的用户控件，但每个用户控件应与不同的文档角色相关联。

默认情况下，可分配给任何工作流参与者控件的最大参与者数量为 5000。要配置 1 到 5000 之间的限制，请导航到管理 > 设置，并启用限制工作流发起人选择的工作流参与者。提供每个参与者控件的参与者最大数量。如果工作流发起人试图分配的参与者超过配置的限制，则会遇到错误。

请注意，不能从工作流开始对话框中重新分配所有者角色。

添加用户控件时，以下是必需字段：

字段描述
控件标签这是要显示在工作流开始对话框上的用户控件字段的标签。
分配角色这将向工作流发起者输入的参与者授予特定文档角色。为生命周期定义的自定义角色也可供选择。
来自共享设置的默认用户此选项将用文档上当前为该角色的用户自动填充用户控件。如果您的 Vault 已配置生命周期角色默认设置，则只要文档中的角色中已有至少一个用户，此选项就会绕过配置的默认用户。
替换角色中的现有用户此选项将在每次执行工作流时替换文档角色中的用户。例如，如果有多轮审查，则在第一轮审查开始时，将向文档共享设置中的审查者角色添加第一轮审查者。当下一轮审查开始时，选择此选项将移除拥有审查者访问权限的所有用户，并替换为工作流开始时指定的用户。此操作确保只有积极审查文档的用户才有审查者访问权限。

此设置不适用于文档的所有者角色，并且只在工作流开始时替换现有用户，而非工作流开始之后。

将参与者添加到其他文档角色中此操作允许将工作流参与者添加到执行工作流所需的其他角色之外。例如，将工作流参与者复制到审查者角色会很有用。这确保即使用户失去审查者访问权限，也仍然能查看文档。
分配任务的方法此控件决定在开始工作流时，工作流发起者有哪些选项。请注意，这仅针对多用户控件显示。

选择每个用户将任务发送给在工作流开始对话框中为角色指定的每个用户。

选择任何用户将任务发送给在工作流开始对话框中为角色指定的所有用户。其中的任何用户都可以认领任务，此时任务对其他用户不可用。请注意，Vault 将向审查者角色分配为“任何用户”任务选择的所有用户。当用户认领任务时，Vault 将把该用户分配给与任务相关的角色。

或者，管理员可能希望允许工作流发起者在运行时确定最佳方法。

请注意，当在重新执行的工作流中为任何用户任务选择了组，并且启用了替换角色中的现有角色时，原始组中的用户和新选择组中的用户都不会从角色中移除。

启动对话显示

这指示在工作流开始对话框中选择的用户控件是必需项、可选项，还是由一组工作流参与规则控制。

如果用户控件为必需项，则用户必须在开始工作流时分配角色。如果是可选项，则用户可以选择排除该角色。用户控件是否为必需项，由工作流任务步骤中的允许将任务设为可选复选框控制。了解开始工作流。

如果显示参与规则，则表示分配角色中选择的生命周期角色已配置参与规则。这意味着用户控件只在满足某些文档字段条件时才显示，并且必须在开始工作流之前分配指定角色。单击参与者规则链接，可查看工作流角色设置记录。了解更多信息。

日期控件

要添加日期控件，控件类型请选择日期控件。您可以向单个开始对话框添加多个日期控件，但只能将其中一个用作工作流到期日期。对于链接到文档字段的日期控件，在工作流对话框中，每个文档字段只能使用一次。

必须为所有日期控件项填充以下详细信息：

字段描述
控件标签这是要显示在工作流开始对话框上的日期字段的标签。
日期属性选项设置为工作流到期日期：最终用户提供的日期将为工作流的到期日期，并出现在显示任务和工作流的任何地方。

更新文档字段：最终用户提供的日期将填充特定的文档字段。选项列表中仅显示日期字段，并且这些字段被限制为应用于与工作流生命周期相关联的文档类型的字段。如果用户稍后更新工作流日期，Vault 也会更新选定文档字段。请注意，当更新工作流日期时，用户编辑文档字段无需基于文档角色的权限，因为这些更新是由系统进行的，而非用户。

无：此选项捕获最终用户提供的日期，但不将其用作工作流的控制日期或用来填充文档字段。根据工作流配置，用户可以在稍后的工作流中选择此日期作为任务到期日期。

电子签名控件

一些工作流要求工作流发起者在工作流开始之前提供电子签名。要添加此控件，控件类型请选择电子签名。

您可以为电子签名控件提供以下详细信息：

字段描述
包括电子签名原因代码此字段不仅向用户提示其电子签名，还提示符合卫生局关于电子签名的指南的签名含义代码。如果选择此字段，则需要提供原因代码选项列表的标签，以及用户可以选择的相关值。
原因代码标签如果使用原因代码，这就是原因代码选项列表字段的标签。
原因代码值输入将显示在选项列表中的每个原因代码。您可以单击并拖动选项列表中的选项来对它们重新排序。

关于有条件显示选项

默认情况下，当用户开始工作流时，相同的显示选项设置适用于所有文档。*但是，Vault 允许您根据“是/否”（布尔值）文档字段的值将这些设置设为有条件。使用此选项会导致 Vault 为是和否值显示不同的开始对话框。当工作流将根据字段值采用不同的路径时，管理员可以使用此选项，且对话框将提示工作流发起者提供所需的最低要求信息。

例如，文档字段需要多个审查者可以控制显示哪个开始对话框。如果将该字段设置为是，则开始对话框具有多选用户控件。如果将该字段设置为否，则开始对话框具有单选用户控件。

要设置无条件显示选项设置，请单击始终…标题下的编辑链接。

要根据字段值定义显示选项设置，请单击或带有这些条件…标题下的任一编辑链接。选择要将设置设为有条件的文档字段。字段列表仅显示与工作流生命周期相关的文档类型的字段。请注意，如果控制字段“是/否”（布尔值）为空，Vault 将视其为否值。

要在有条件和无条件之间更改选项，请单击其他标题下的编辑链接。

请注意，如果您的文档已配置字段级安全，则不得向开始工作流的用户隐藏“是/否”文档字段。

*如果您的 Vault 中已配置高级工作流角色配置，则工作流开始对话框显示选项可以由其他文档字段控制，如文档类型、国家/地区、产品等。了解更多信息。