配置“已阅读并了解”工作流

“已阅读并了解”(R&U) 工作流是一类特殊的工作流，允许用户将一个或多个文档或活页夹分配给特定用户进行审查。当用户完成他们的审核后，他们可以将文档标记为“已阅读并了解”，并提供电子签名作为他们已完成任务的证明。

如何创建“已阅读并了解”工作流

您可以按与创建和管理其他文档工作流差不多的方式创建和管理 R&U 工作流。有关创建常规工作流的详细说明，请参阅文档工作流配置内容。

要设置 R&U 工作流，请新建一个文档工作流，并将类字段设为已阅读并了解。此类选择启用 R&U 工作流任务步骤。选择已阅读并了解类并保存工作流后，无法更改类值。

选择“已阅读并了解”类会禁用某些工作流步骤类型，包括状态更改、任务、操作和用户决定。“已阅读并了解”工作流不支持基于角色的参与者、字段提示或工作流变量。

默认情况下，可分配给任何工作流参与者控件的最大参与者数量为 5000。要配置 1 到 5000 之间的限制，请导航到管理 > 设置，并启用限制工作流发起人选择的工作流参与者。提供每个参与者控件的参与者最大数量。如果工作流发起人试图分配的参与者超过配置的限制，则会遇到错误。

“已阅读并了解”工作流任务允许使用部分相同的选项作为标准文档任务步骤。要定义文档任务步骤：

在工作流详细信息页面的工作流步骤节段中，将光标悬停在工作流上方并单击创建步骤，或单击进入现有占位符步骤。
将类型设为 R&U 工作流任务。
输入任务标签用于标识任务。
根据需要添加标签。
在任务分配对象中，选择参与者组。每个参与者组在开始步骤中定义为参与者控件。
为任务所有者输入说明。这些说明在主页标签页以及文档查看器内工作流标题的显示更多部分中随任务一起显示。
可选：选择不允许工作流所有者接收此任务。此选项让任务在即使工作流所有者是分配给任务的组的一部分时也对工作流所有者不可用。
可选：选择到期日期。
可选：在更新文档共享设置下，创建规则用于在特定条件下更新角色。
在提示节段中，配置裁定。在 R&U 工作流任务中，只有一种类型的裁定，其从用户收集电子签名。有关更多信息，请参阅下文。
可选：在通知下，选择给任务所有者发送自动通知时要使用的电子邮件模板。您可以选择包含来自以前任务的裁定，并在选择任务字段中选择一个或多个以前的任务。
可选：添加任务提醒。任务提醒让您能够配置要向任务所有者发送的关于未完成任务的通知。

裁定让任务所有者能够在完成工作流任务时指示结果。在文档工作流中，任务所有者为每个文档单独分配裁定。默认情况下，R&U 工作流任务拥有签署“已阅读并了解”裁定。

如何设置 R&U 工作流任务裁定

要将裁定添加到工作流任务，请执行以下操作：

单击添加评论以提示用户输入评论。为提示输入标签，例如，“裁定说明”。选中必填复选框以要求任务所有者必须先输入评论才能完成任务。
如果选择此裁定的任务所有者需要提供职能，则单击添加职能。
R&U 任务所有者必须通过输入其登录凭据来提供电子签名。您可以选择为用户添加说明。如果不想将签名页附加到下载的文档，则取消选中在文档中显示电子签名复选框。
单击添加原因以提示任务所有者为其裁定选择原因。选中必填复选框以要求任务所有者必须先选择原因才能完成任务。为提示输入标签，例如，“裁定原因”。输入每个原因值，任务所有者将在选择原因时看到该值。

定义完工作流之后，将它的状态设为“活动”，并为 R&U 工作流可用时应当处于的每个生命周期状态新建一个用户操作。这些工作流通常只适用于处于您的 Vault 中可用的某种已批准状态（例如“培训准备就绪”）的文档。

当定义 R&U 用户操作时，您可以根据给定的条件（例如文档类型）为该操作设置条件。例如，用户只能为给定类型的文档启动 R&U 工作流。