文档归档 | Vault 帮助

很多组织拥有很多不再与日常运营相关的文档。“文档归档”功能通过以下方式为这种情况提供支持：

如何启用归档

管理员必须联系 Veeva 支持人员，以启用此功能。

将一个文档归档时，会将隐藏的归档 (archive__v) 文档字段设置为 true。如果稍后将一个文档取消归档，会将此字段设置为 false。此字段是所有文档类型上的标准字段，但被隐藏，而且无法通过 UI 直接编辑。

您可以通过以下途径将文档归档（或取消归档）：

您可以使用批量文档操作一次更改多达 1,000 个文档。有关如何选择要编辑的文档的信息以及有关批量操作的一般信息，请参阅使用批量文档操作。

当从除归档标签页以外的任意位置选择文档时，可以使用将文档归档操作。当从归档标签页中选择文档时，可以使用将文档取消归档操作。

您归档的任何文档都会在文档标签页和“文档信息”页面中显示归档图标。

搜索功能会自动筛除已归档的文档，但您可以选择使用“高级搜索”包含这些文档。从那里，将搜索归档设置设置为是。

如果处于归档标签页上，您可以直接在搜索栏中只搜索已归档的文档。

当一个文档处于归档中时，将阻止某些操作：

当用户将文档归档之后，Vault 还会对文档进行自动更改：

注意：尽管用户无法修改已归档的文档上的字段值，但在某些情况下，字段值可能会发生变化：

以下权限控制着用于将文档归档和处理已归档的文档的访问权限：

类型	权限标签	控制
安全配置文件	应用程序：搜索：查看归档	能够查看归档中的文档、搜索文档归档以及查看标准的归档标签页；请注意，用户还必须拥有查看文档这一文档角色权限。
安全配置文件	应用程序：搜索：管理归档	默认能够将文档归档或取消归档。此权限是通过 Vault 所有者和系统管理员权限集授予的。
安全配置文件	标签页：归档	如果您还拥有上述权限，则能够查看标准的归档标签页。
安全配置文件	API：访问 API	能够完成 API 调用，通过 API 将文档归档时需要执行 API 调用。
安全配置文件	Vault 所有者：操作：Vault 加载程序	能够查看和使用“加载程序”标签页，以更新文档上的归档字段。
安全配置文件	文档：批量更新	能够访问批量文档操作，以便将文档归档或取消归档。

注意：拥有只读许可证类型的用户无法查看或访问归档标签页，即使他们的安全配置文件授予了适当的权限。

归档功能存在以下局限性：