配置批量批准 | Vault 帮助

使用批量批准，用户可以对文档执行批次审查和批准，并减少复杂的生命周期。用户需要使用批量文档操作中的新创建批次选项将文档关联到批次对象记录，然后通过批次记录本身的生命周期发送批次记录。在批量批准生命周期内配置的入口操作可以更新相关文档的生命周期状态。

有关如何在配置之后使用此功能的信息，请参阅使用批量批准。

注意：多文档工作流提供了一组更稳健的功能，用于一次性审查和批准多个文档。如果您的组织尚未实施批量批准，建议使用多文档工作流。

设置概述

需要执行以下步骤，以启用并设置批量批准：

启用“批量批准”功能。
为适当的文档类型分配批次编号字段。
更新文档生命周期，以便为审查中和已拒绝状态类型选择特定的生命周期状态。必须在与可以接受批次审查和批准的文档类型相关的任何生命周期上执行此操作。
审查和更新批量批准对象生命周期。创建用户操作或工作流，以使批次记录在不同的对象生命周期状态之间切换。创建入口操作，以使相关文档进入新的生命周期状态。创建入口条件，以防止在批次包含处于某些状态的文档时生命周期状态发生变化。
可选：为批次对象创建一个自定义对象标签页。
审查您 Vault 的自定义安全配置文件和权限集，以确保要使用“批量批准”功能的用户拥有适当的访问权限，包括对自定义标签页的访问权限。

当启用了“批量批准”功能时，创建批次批量文档操作会自动可用。但在您完成配置之前，用于“批量批准”的那一组功能将不可用。建议在启用此功能之后立即执行这些配置步骤。

您可以通过批量操作：创建批次设置来启用“批量批准”功能。“批量批准”功能一旦启用，将无法禁用。PromoMats Vault 中自动启用了此功能。启用此功能将使创建批次批量文档操作可用。

批次编号是一个共享的文档字段。它是一个引用批次对象的多选对象类型字段。默认情况下，此字段在基础文档上可用。

在很多实施中，建议将其从基础文档中删除，并将它只与应当使用批次审查和批准的特定文档类型、子类型或类别关联。通过将此字段与特定的文档类型关联，可以防止用户在具有其他文档类型的文档上执行批次审查和批准。

注意：未分类文档没有此字段，这意味着“批量批准”功能对这些文档不可用。

如果需要，您也可以设置字段级别安全覆盖，以隐藏批次编号字段或者将其设置为只读字段。使用此配置，用户只能通过创建批次批量操作为批次添加文档，而无法从批次中删除文档。

当启用了“批量批准”功能时，Vault 会为所有文档生命周期添加审查中和已拒绝状态类型。管理员通常无需为这些状态类型选择生命周期状态，但需要执行此操作，“批量批准”功能才能正常运行。您可以在文档生命周期详细信息页面上找到审查中和已拒绝状态类型。

您必须更新与使用“批量批准”功能的文档类型关联的每个文档生命周期。为审查中和已拒绝状态类型分配特定的生命周期状态。

此生命周期会自动应用于批次对象。您无法将此生命周期与任何其他对象结合使用，也无法将另一个生命周期批次对象结合使用。此生命周期包含一组默认的生命周期状态，您可以根据需要修改这些生命周期状态。

要配置批量批准，您需要设置：

注意：更改相关文档的状态入口操作和相关文档的状态入口条件只在批量批准对象生命周期上有效。

和其他对象一样，批次对象也有一组对象记录权限，您可以通过安全配置文件和权限集向用户授予这些权限。任何使用“批量批准”功能的用户都需要对批次对象拥有读取、创建和编辑权限。默认情况下，只有标准的业务管理员、系统管理员和 Vault 所有者安全配置文件拥有创建和编辑权限。

您不应在批次对象上启用动态访问控制。