许多公司对文档编号有复杂的要求。例如：
- 所有 SOP 均编号为 SOP-XXX，其中 XXX 为递增编号。
- 促销品文档使用 PP-{Product_Abbreviation}-XXX 格式，Web 资产子类型除外，后者将使用 WEB-{Product_Abbreviation}-XXX 格式。
- 所有文档使用 VEEVA-XXX 格式。
Vault 的自动编号功能支持这些不同情况。
访问文档编号选项
您可以从管理 > 配置 > 文档类型来管理文档编号。为此，您必须拥有授予文档类型：创建或编辑权限的安全配置文件。
如何设置基础编号格式
新 Vault 使用临时编号方案，该方案应用于基础文档级别。要更改基础编号方案：
- 在文档类型页面，从基础文档的操作菜单中选择编辑详细信息。
- 在文档编号格式字段中，输入编号方案。如有需要，可以单击令牌图标来搜索和插入令牌。自动生成递增编号的令牌是 {###}，每个数位都有一个数字符号。
- 单击保存。
注意：自动生成的编号及其产生的文档编号可能不具有唯一性。
如何覆盖基础编号格式
所有文档类型均从其上级文档类型继承编号格式（子类型从类型继承，类别从子类型继承等），除非为类型、子类型或类别专门定义其他格式。
要覆盖基础文档编号格式：
- 从文档类型页面，导航到要更改的文档类型、子类型或类别，从操作菜单中选择编辑详细信息。
- 文档编号格式字段会自动显示已继承格式或任何现有的覆盖格式。输入新的编号方案。如有需要，可以单击令牌图标来搜索和插入令牌。自动生成递增编号的令牌是 {####}，每个数位都有一个数字符号。
- 单击保存。
更改文档编号格式后，您可能希望从某个非默认数字开始对文档编号。在此情况下，上传测试文档到 Vault，并联系 Veeva 支持人员设置起始文档编号。
令牌
编号格式支持以下令牌：
- 自动编号，{####}：自动生成的递增编号；每个数字符号代表所生成编号中的一个数位。在许多情况下，这类编号会包含前导零（0001、02984 等）。
- 对象字段，{field_name}：对象字段的文档值；Vault 为以下类型的字段提供令牌：名称（标准字段）、状态（标准字段）、文本、数字、选项列表。这些字段可用于标准和自定义对象。如果文档选择了多个选项列表选项，则生成的编号将使用第一个值。请参阅下文。
- 创建月份，{created_date_mm}：创建文档的月份（以两位数字格式表示）。（2 月为 02，11 月为 11 等）。在每个月底（如 3 月 31 日），自动编号令牌 {####} 将重置。请参阅下文。
- 创建年份，{created_date_yyyy} 或 {created_date_yy}：创建文档的年份（以 4 位数字或 2 位数字格式表示）。在每年年底（12 月 31 日），自动编号令牌 {####} 将重置。请参阅下文。
注意：文档自动编号不支持包含{花括号}的元数据。如有必要，我们建议使用(圆括号)或[方括号]。
多选字段作为令牌
当使用多选字段作为令牌时，生成的编号将使用所选的第一个值。第一个值通常由标签上的字母顺序决定。但是，如果客户支持启用了此选项，则 Vault 可以根据用户在字段中首先选定的值对所选值进行排序。
如果想避免这种可变性，有三种选择：
- 在文档编号中避免使用多选字段。
- 如果 Vault 对所选值按字母顺序排序，则在文档创建过程中选择单个值，稍后再选择其他值。Vault 在文档创建过程中生成一次文档编号。生成编号后，为文档编号中使用的字段选择其他值将不会导致文档编号的更新。
- 根据用户选择的顺序启用排序。Vault 将在生成文档编号时使用选择的第一个值。
特殊规则和详细信息
- 如果在两处位置使用同一序列，例如 SOP-{####}，它们共享编号值，因此不可能创建两个编号完全相同的文档。
- 如果贵组织使用 API 的迁移模式导入文档，则可以创建文档编号相同的文档。
- 如果您分配了一个自动编号序列，然后决定停止使用它，该序列会一直保存在您的 Vault 中，直到被再次使用。因此，如果创建了 SOP-0001 和 SOP-0002，并在停止使用“SOP-{####}”格式一年后重新启用它，则下一个文档的编号将是 SOP-0003。
- 当发现序列之间因太过相似而可能被误认为同一个序列时，例如，SOP-{####} 和 SOP{####}，Vault 会发出警告，但不会阻止您使用这些序列。不建议使用非常相似的格式。
- 一旦存在特定文档编号格式的文档，就不能更改该格式的自动编号令牌中的位数，例如，添加前导零。必须对格式进行其他更改才能更改此内容。
- 月份的数字每年都在重复。如果文档编号格式中包含了创建月份 {created_date_mm} 令牌，而没有包含创建年份 {created_date_yyyy} 或 {created_date_yy} 令牌，则文档编号可能重复。Vault 不会阻止您仅使用创建月份令牌。
- 当使用创建月份 {created_date_mm} 或创建年份 {created_date_yyyy}，{created_date_yy} 令牌时，自动编号令牌 {####} 将在每年年底重置。例如，您使用的是 {created_date_mm}-{created_date_yyyy}-{####} 编号格式。当您于 2016 年 12 月 31 日创建文档时，该文档的编号为 12-2016-1041。2017 年 1 月 1 日创建的第一个文档的编号则为 01-2017-0001。
编辑生成的文档编号
文档编号字段不得由用户直接编辑。可以更改文档编号值的唯一情况是，用户对文档重新分类，新文档类型使用其他自动编号格式。