添加文档

通过 Vault 可以轻松地添加内容：从计算机上传文档、创建内容占位符，或从配置的模板创建文档、选择文档类型以及提供必填文档字段。Vault 将文档添加到库，并（在可能时）生成图像缩略图和 PDF 可视格式副本。请参阅可视格式副本的支持格式列表。

如何从上传的文件创建文档

使用计算机或本地文件服务器上的文件作为源文件创建一个或多个文档：

  1. 从菜单栏中，单击创建 > 文档。如果没有看到此选项，则表示您没有上传文档的权限。
  2. 从创建文档菜单中选择上传，然后单击继续。
  3. 要选择文件，请将文件拖放至蓝色区域或单击上传图标。如果您的 Vault 使用 Google Drive 集成，请选择其中一个图标。上传多个文件可创建多个文档。
  4. 如果收到提示，选择立即使用文档类型对文档进行分类，还是稍后进行。对于未分类文档，将会跳过选择文档类型和填充字段的步骤。
  5. 如果您选择进行文档分类，使用文档类型选择器选择文档类型。该选择确定相关的文档字段、生命周期和工作流。
  6. 单击下一步。Vault 会立即开始上传文件，并在页面上显示进度。如果启用了重复内容检测，Vault 将会通知您是否已存在相同的文件。
  7. 填写各个字段。星号 (*) 表示必填字段。您可在上传完成之前填写这些字段。您可以同时编辑多个文档的字段。
  8. 单击保存。如果保存按钮被禁用，则表示未完成上传或必填字段为空。
  9. 上传的文档现在在库中可用。根据文件大小，缩略图和可视格式副本可能需要几分钟才会出现。

如何从文档收件箱添加未分类文档

您可以直接将文档拖放到文档收件箱。请参阅创建未分类文档以了解更多信息。

如何从预期文档列表 (EDL) 项中的已上传文件添加文档

您还可以从计算机或本地文件服务器上的 EDL 项中上传文件以创建一个或多个文档。要从 EDL 项上传文档，您必须拥有创建至少一个文档类型（非未分类）的权限。

  1. 从 EDL 项操作菜单中，单击上传。如果没有看到此选项，则表示您没有上传文档的权限。
  2. 从创建 EDL 菜单中选择 EDL 类型，然后单击继续。
  3. 要选择文件，请将文件拖放至蓝色区域，或单击上传图标并选择文件。如果您的 Vault 使用 Google Drive 集成，请选择其中一个图标。上传多个文件可创建多个文档。
  4. 默认情况下已选择立即对文档进行分类的选项。Vault 将对文档进行分类，并根据 EDL 项中的字段填充所有文档字段。请注意，如果您选择稍后分类，将采用正常的未分类文档创建流程，任何未分类文档的字段值都不会根据 EDL 项自动填充。
  5. 单击下一步。Vault 会立即开始上传文件，并在页面上显示进度。如果启用了重复内容检测，Vault 将会通知您是否已存在相同的文件。
  6. 审查从 EDL 项填充的字段，并根据需要填充其他字段。
  7. 单击保存。
  8. 现已创建了一个或多个 Vault 文档，并自动匹配 EDL 项。上传的文档现在在库中可用。根据文件大小，缩略图和可视格式副本可能需要几分钟才会出现。

EDL 项的拖放上传操作可用于 Clinical Operations 应用程序 Vault。请参阅在 Clinical Operations 中使用 EDL 以了解详细信息。

如何添加内容占位符

Vault 允许您在相关内容尚未可用时添加内容占位符，并在随后的日期添加源文件。

如何从模板添加文档

文档模板允许从配置的模板中快速创建新的文档。此选项仅在所选文档类型有活动状态的模板时出现。当创建新的文档时，Vault 将复制模板文件，并将复制的模板文件用作新文档的源文件。从模板创建：

  1. 从 Vault 导航栏中，单击创建 > 文档。
  2. 从创建文档菜单中选择从模板，然后单击继续。
  3. 使用文档类型选择器选择文档类型。该选择确定相关的模板、文档字段、生命周期和工作流。
  4. 从选项列表中选择模板，然后单击下一步。
  5. 完成文档字段。星号 (*) 表示必填字段。
  6. 单击保存。如果此按钮被禁用，则必填字段为空。
  7. 新文档现已存入库。Vault 复制模板文件以创建文档的源文件，这样对文件的更改不会影响模板。管理员也可以更新模板文件而不影响您的文档。

如何添加活页夹

活页夹允许您使用灵活的结构组织文档并进行分组。

从其他上下文添加内容

您还可以从其他上下文向 Vault 中添加文档和占位符。从活页夹、EDL 项或对象记录中添加内容可提供相应的上下文，以使 Vault 自动填充各种字段并分配文档类型。

活页夹

您可以在编辑活页夹时创建文档和占位符。

EDL 项

您还可以从 EDL 项中的已上传文件创建文档。上传、创建占位符和通过模板创建文档操作在 EDL 项操作菜单中可用。此流程与在 Vault 中的其他位置创建文档相同，但是已选择文档类型，文档字段使用 EDL 项信息自动填充。

对象记录

如果管理员已配置，您可以从对象记录内部创建文档。在对象记录的相关文档节段中，单击添加按钮。从这里，您可以执行下面的任何操作：

  • 选择现有文档（您对它拥有编辑字段权限）以添加到对象记录。如果管理员已配置了筛选器以限制您可以添加哪些相关文档，则 Vault 仅显示适合所定义条件的文档。如果适用，您必须拥有筛选器中使用的所有字段的读取权限，才能查看此节段。
  • 单击创建然后选择上传，以上传新文档。上传新文档会自动将文档关联到此对象。如果管理员已配置了筛选器以限制您可以将哪些相关文档添加到此节段，则此选项不可用。
  • 单击创建然后选择来自模板的文档，以从模板创建新文档。从模板创建新文档会自动将文档关联到此对象。管理员已配置了筛选器以限制您可以将哪些相关文档添加到此节段。

例如，Teresa 在编辑市场营销活动记录时发现市场活动的文档之一缺失。她单击了添加按钮，但是该市场活动文档缺失。她单击了创建，然后选择了上传并上传源文件以创建新文档。这个新文档现已通过文档的市场活动字段关联到市场营销活动记录。

源和格式副本文件限制

Vault 设置了上传文件的一些限制：

  • 大部分文件的大小必须低于 4GB。
  • 视频源文件的大小必须低于 4GB。
  • 大资产格式副本文件的大小必须低于 100GB。您必须使用 Vault 文件管理器上传这些文件，或者先将其上传到文件暂存服务器，然后再使用 Vault REST API 上传。
  • 创建多个文档时，上传的源文件不能超过 100 个。
  • 文件名长度不能超过 218 个字节，包括文件扩展名。请注意，一 (1) 个字符并非始终等于一 (1) 个字节。例如，字符“菌”是三 (3) 个字节。
  • 不能上传零 (0) 字节的文件。