导出活页夹

使用导出活页夹选项，您可以从一个活页夹中导出所有文档，也可以导出这些文档的一个子集。您还可以为所选的文档导出不同的项目，包括格式副本、源文档、文档字段、审计跟踪和附件。此功能能够为监管送审提供帮助，并支持 TMF 传送/归档活动。

如何导出活页夹

要导出活页夹内的文档：

1. 从活页夹的操作菜单中，选择导出活页夹。
2. 利用复选框选择活页夹中要导出的部分。
3. 单击下一步。
4. 在编辑详细信息页面上，利用复选框选择要导出的内容的类型。请参阅以下详细信息。
5. 在定义文档命名规则下，选择要用于命名导出文件的文档字段。请参阅以下详细信息。
6. 单击下一步。
7. 在确认页面上，您将看到导出内容的摘要。验证所有信息都正确之后，单击完成。

通知

导出完成后，Vault 会通过电子邮件和通知页面通知您。通知中包含已处理和下载的文件数量，并列出未能导出的任何文档。

单击电子邮件或通知中的链接，以下载所导出的 ZIP 文件。这些内容的有效期仅为 14 天。

文件夹路径长度限制

当文档的文件名和文件夹名称超过您的管理员指定的最大字符计数时，Vault 会将它们截断。默认情况下，此最大值为 230 个字符。字符计数包括从顶层（Windows™ 中的驱动器号）到文件扩展名的所有字符。例如，文件夹路径“C:/Docs/CC123.pdf”有 17 个字符。

相关权限

导出项目选项

对于要导出的组件文档，您可以选择包含：

• 格式副本：使用下拉列表选择格式副本类型。最常见的是可视格式副本，将导出（通常自动生成的）文档的 PDF 格式副本。
• 源文档：此选项将导出文档的源文件。源文档可以是任何类型的文件（ZIP、DOCX、CSV 等）。
• 文档字段：此选项会在顶级活页夹文件夹内创建一个 CSV 文件，其中会列出每个已下载的文件以及相关的文档字段。如果同时下载可视格式副本和源文件，CSV 文件会为其各自包含一条单独的记录。（如果为 Vault 启用了本地化，这些字段将导出为 TXT 格式。）
• 文档附件：此选项将导出所选文档的现有附件。使用下拉菜单选择附件的最新版本或所有版本。当您的 Vault 使用特定于源版本的附件时，导出文件中将为每个文档版本包含一个附件文件夹，以显示每个附件所属的文档版本。
• 文档审计跟踪：如果希望导出文档审计跟踪，请选中此复选框。审计跟踪中包含所有文档版本。选择要将这些日志导出为 PDF 还是 CSV 文件。当在您的 Vault 中启用了本地化时，可以执行 TXT 导出。

叠加图和签名页

可视格式副本可以与叠加图和签名页一起导出，也可以不与它们一起导出。这取决于 Vault 的设置。

文件和文件夹命名

默认情况下，Vault 在导出期间使用以下标准命名文件：

• 文档文件名：所选的文档字段（如果所选的字段为空，则为文档编号）加上文件类型扩展名，例如 REF-0023.docx
• 活页夹文件夹名称：文档名称，例如 CompliancePack CC-39
• 节段文件夹名称：节段名称，例如引用
• 文档字段文件：“export_summary”加上日期和时间，例如 export_summary_2013_05_14_14_09_00_EDT.csv

如果管理员启用了在导出中应用用户定义的值作为文件夹和文件名称选项，则可以手动输入文件夹和文件的名称。对于文件夹名称，可以使用添加节段/编辑节段对话框在导出文件夹名称字段中输入一个值。对于文件名和活页夹文件夹名称，管理员必须配置导出文件名称文档字段。如已配置，可以在“文档信息”页面中为每个文档以及活页夹本身编辑此文档字段。

版本选择

如果导出格式副本、源文档或文档字段，您可以选择要导出的版本。Vault 会为所导出的每个文件名添加版本号。您必须对文档版本拥有正确的权限，才能将其导出。

导出大小限制

默认情况下，您导出的项目不能超过 50,000 个，导出的 ZIP 文件大小不能超过 5GB。如果请求的导出超出任一限制，您将看到错误通知。

当导出文档附件时，附件文件的路径、名称和扩展名不能超过 230 字节。例如，一个位于 Products/Cholecap/PrescribingInformation.docx/TrainingVideo.mp4 的附件的大小为 64 字节。请注意，一个字符并非始终等于一个字节。例如，字符“菌”是三 (3) 个字节。

使用批量操作导出活页夹

您可以使用批量操作导出活页夹。文档导出批量操作提供了与活页夹导出功能相同的选项。