当创建内容时,Vault 要求用户选择一个文档类型,以便对所有内容(文档和活页夹)进行分类。文档类型是文档上的类型、子类型和类别字段的组合。使用重新分类选项,您可以更改现有项的文档类型。当重新分类时,Vault 可能为项添加或移除某些字段。

如何重新分类

重新分类链接出现在“文档信息”页面字段面板中的文档类型字段附近。要更改文档类型

  1. 单击重新分类
  2. 更改文档类型对话框中,使用文档类型选择器选择另一种类型子类型类别。启用之后,您可以搜索文档类型和描述。请注意,Vault 不会在对话框中预先填充文档的当前类型、子类型和类别。
  3. 单击确定
  4. 此时会打开确认对话框。此对话框会显示当您进行重新分类时,Vault 将对文档进行哪些更改。单击确定以继续。
  5. 屏幕上会打开一个页面,从中可以为新的必填字段做出选择。Vault 会自动填充之前填充的任何字段。完成之后,单击保存。如果在保存之前取消,Vault 将不会对文档重新分类。

在重新分类期间更改

文档上的很多信息与文档类型绑定在一起。当更改这一绑定时,Vault 会对文档进行多项其他更改:

  • 如果新的文档类型具有不同的字段,Vault 将删除对新文档类型不可用的字段值。这些值将在审计跟踪中列出,以使您能够在必要时恢复。
  • Vault 会将重新分类操作和任何相关操作添加到审计跟踪中。
  • 根据您的设置,Vault 可能会基于新文档类型上的编号格式更新文档编号。如果启用了保留文档状态和编号设置,而且编号格式与新文档类型相同,Vault 将保留现有的文档编号。如果禁用了此设置,Vault 始终会重置文档编号。
  • 根据您的设置,Vault 可能会将文档状态重置为草稿。如果启用了保留文档状态和编号设置,而且新文档类型使用同一个生命周期,Vault 将保留文档状态。如果禁用了此设置,Vault 始终会重置文档状态。
  • 如果没有在新文档类型上启用附件,Vault 将删除现有的任何附件。
  • 如果文档具有格式副本,但它们的类型对新文档类型不可用,Vault 将删除这些格式副本。

请注意,在重新分类期间,Vault 不会将用户从角色中移除或将新的默认用户添加到共享设置中。

重新分类限制

  • 您无法重新分类拥有活动工作流的文档。为此,您需要首先取消工作流
  • 您无法重新分类已签出的文档。
  • 您必须对您要选择的新文档类型拥有创建文档/创建活页夹访问权限。这些权限通过文档类型配置来控制。
  • 您无法重新分类多通道演示文稿
  • 要对它们重新分类,您必须处于拥有重新分类权限的角色。