使用链接注释和文档链接

链接注释和文档链接允许您链接到其他文档内的特定内容、您当前的文档、其他完整的文档或永久链接。在注释模式下，链接注释会以小链接图标或阴影链接区域的形式出现在文档的内容中。单击链接图标可查看详细信息。您还可以在查看模式下查看链接注释。文档链接在“文档信息”字段面板中可见。此功能必须由管理员启用。

当您进入注释模式时，可以在光标模式之间切换以创建文本和图像注释、线条注释和链接。在链接注释模式下（通过链接图标表示），单击文档可创建链接注释。

创建链接注释：

  1. 从“文档信息”页面中，单击查看注释按钮以进入注释模式。
  2. 单击选择注释工具并选择链接光标模式。
  3. 可选：从光标模式图标右侧的下拉列表中选择要创建的链接类型。文档选项可创建标准链接注释。永久链接选项可让您为跨几个文档版本始终存在的永久链接创建链接。此选项可能有不同的标签，取决于 Vault 的配置。
  4. 请选择要为其创建链接的区域、图像或文本。
  5. 在选择锚点对话框中，找到链接的目标文档。您可以选择不同的标准视图、使用搜索栏和范围选项进行搜索，并对文档搜索应用各种筛选器。
  6. 要使用现有的锚点，在对话框中找到它们并单击加号 (+) 图标。您还可以单击在该文档中选择或创建新锚点以打开迷你浏览器，并单击锚点的信息卡上的加号 (+) 图标以选择现有的锚点。
  7. 要创建新锚点，请单击在该文档中选择或创建新锚点。单击此链接可在新窗口中打开文档。关闭选择锚点对话框之前，请确保此窗口已关闭。
  8. 要链接到整个文档，单击文档状态旁边的加号 (+) 图标。
  9. 完成锚点添加后，单击关闭。
  10. 可选：从相关备注中，单击省略号图标，以向链接注释添加备注、用户提及或标签。

关于自动声明链接

在 PromoMats 中，您可以使用自动声明链接审核和接受推荐的链接，以创建链接注释。

只有当目标交叉链接绑定到特定版本并且它存在您拥有查看内容权限的可视格式副本时，才能创建指向交叉链接文档的链接。

对于使用动态绑定（最新稳定状态版本）的交叉链接文档，您不能创建指向它的链接。这些文档将不会出现在选择锚点对话框中。

如何创建锚点

您可以在创建新链接或编辑现有链接时创建新锚点。这些锚点可在未来的任何链接中使用，即使原始链接被删除也仍会保留。创建新锚点：

  1. 打开选择锚点对话框。当您创建新链接或从现有链接注释的备注中单击链接图标时，此对话框打开。
  2. 根据需要，使用筛选器、视图和搜索词查找目标文档。
  3. 在目标文档上，单击在此文档中创建新锚点。目标文档在迷你浏览器窗口中打开。关闭选择锚点对话框之前，请确保此窗口已关闭。
  4. 在目标文档中，选择文本或区域作为锚点位置。
  5. 输入锚点名称，最多 140 个字符。此名称和所选文本在选择锚点对话框中标识锚点。
  6. 单击保存。

或者，您可以使用创建锚点工具来创建锚点：

  1. 单击查看注释以进入注释模式。
  2. 单击选择注释工具并选择锚点，以启用锚点光标模式。
  3. 选择想要在其中创建锚点的文本、区域或图像。
  4. 输入锚点名称并单击保存。

此操作会新建一个可供在选择锚点对话框中进行选择的未使用的锚点。

关于锚点图标

在目标文档中，指向锚点的链接在文档查看器中显示，并有一个小箭头用于表示它们是传入的链接，而非传出的链接。您可以从文档查看器中的筛选器菜单显示或隐藏指向锚点的链接。

来自之前版本的锚点

在“增强文档链接和锚点”功能推出之前，用户会在创建链接时为每个链接创建一个新的锚点，这会导致某些文档因冗余的锚点而变得混乱。在您通过添加锚点名称对这些锚点进行转换前，无法重复使用这些锚点。管理员还可以通过合并冗余的锚点来清理它们，包括没有名称的锚点。

同一文档中的锚点

创建链接注释时，您可以使用选择锚点对话框来选择当前文档中的现有锚点，或在其中新建锚点。单击同一文档中包含锚点的链接会刷新浏览器并导航到锚点。您还可以在关联文档面板中查看并选择指向当前文档中的锚点的链接。Vault 将指向同一文档中锚点的链接添加到审计跟踪和使用位置视图。

启用时，您可以链接到整个文档，而不是文档中的锚点。尽管您可以创建指向当前文档和版本中其他位置的锚点的链接，但 Vault 会阻止您创建指向当前文档版本的整个文档链接。

要链接到文档，请在选择锚点对话框中单击文档状态旁边的加号 (+) 图标。请注意，当前文档版本对应的加号 (+) 图标在对话框中被禁用。如果对话框显示减号 (-) 图标，则已链接文档。单击减号 (-) 图标以取消链接文档。您还可以链接到活页夹、视频文件以及没有可视格式副本的文档。

启用时，您可以为始终将用户定向至目标文档最新版本的永久链接创建链接。每次加载“文档信息”页面时，Vault 会检查并更新链接。您可以为文档、文档页面、书签和目的地永久链接创建链接注释。要为永久链接创建链接注释，请执行以下操作：

  1. 单击查看注释。
  2. 单击选择注释工具并选择链接。
  3. 单击选择链接类型并从下拉菜单中选择永久链接选项。
  4. 请选择要为其创建链接的区域、图像或文本。
  5. 在选择目标对话框中，找到链接的目标文档。您可以选择不同的标准视图、使用搜索栏和范围选项进行搜索，并对文档搜索应用各种筛选器。
  6. 要创建指向文档的永久链接，单击文档状态旁边的加号 (+) 图标。
  7. 要创建指向书签、目的地或特定文档页面的永久链接，请单击在该文档中选择或创建永久链接。此时会打开迷你浏览器窗口并展开书签面板。单击想要用作链接目标的书签旁边的加号 (+) 图标。您可以在目的地面板中选择链接目标。要创建指向特定文档页面的永久链接，请使用箭头导航到该页面，或在窗口顶部输入正确的页面编号，并单击加号 (+) 图标。完成时，退出迷你浏览器。
  8. 可选：继续为新链接注释添加永久链接目标。
  9. 单击关闭以退出选择目标对话框。
  10. Vault 创建链接注释并将指向永久链接的链接添加到审计跟踪和使用位置视图，包括创建链接时被引用文档的版本。

请注意，Vault 不会在选择目标对话框中显示所有现有永久链接。仅当已为当前注释选择某个永久链接时，该永久链接才会在选择目标对话框中的文档下方显示。

在注释信息卡和关联文档节段中，Vault 为不同类型的永久链接显示不同的图标。指向特定文档页面或书签的永久链接还包括页面编号。

在关联文档节段中，由永久链接创建的关联文档关系不会显示版本号。如果永久链接和指向文档版本或锚点的链接同时引用了同一文档，Vault 会列出该文档两次，因为文档或锚点链接的关系为版本特定。

在关联文档节段中，您可以使用现有版本特定或无版本关系中的链接到内容选项来：

  • 将版本特定链接添加到现有永久链接注释
  • 将永久链接添加到现有版本特定链接注释

在永久链接注释信息卡中选择将链接添加到备注仅让您能够选择其他永久链接目标。如果要更改链接注释类型（例如，从文档链接注释更改为永久链接注释），请删除现有注释并新建注释。

启用时，您可以将查看模式下的链接注释显示为文档中的阴影链接注释标记。单击文档查看器中的查看注释按钮，以打开或关闭链接注释视图。

在查看模式下单击链接注释会将您导航到新迷你浏览器窗口中的锚点或目标文档。如果有多个目标，链接会将您导航到列表中的第一个目标。当单击文档中的另一个链接注释时，当前的迷你浏览器窗口会刷新，以显示新的锚点或目标文档。

如何查看关联文档

在每个链接中，可能有许多锚点。要打开关联文档，请通过单击目标文档的名称展开锚点描述。然后，单击锚点名称（以在同一浏览器窗口中打开）或查看文档弹出图标（以在新的弹出浏览器窗口中打开）。

您可以在“文档信息”字段面板的关联文档节段中，查找按链接（文档链接的关系部分）关联的文档的列表。此节段显示是否存在现有的关联文档关系。单击文档名称以打开相关文档。

您可以从“文档信息”字段面板新建文档链接。您可以选择指向锚点或目标文档的链接，而不先创建链接注释。此选项不适用于永久链接。

  1. 在混合视图或字段视图中导航到“文档信息”页面。
  2. 在关联文档节段中，单击加号 (+) 图标。
  3. 此时会打开选择锚点对话框。选择一个或多个锚点或目标文档。
  4. 选择锚点或目标文档后，新关系即存在，关联链接会在关联文档下显示。

关联文档面板

指向锚点的链接拥有锚点图标，指向文档的链接拥有文档图标。链接注释使用的链接拥有绿色图标。未在使用的链接拥有灰色图标。

每个链接的关联文档节段中都有一个操作菜单。以下操作可用于每个链接：

  • 链接到内容：创建链接注释或关联到现有链接注释。此操作仅在当前文档拥有可视格式副本时可用。
  • 在迷你浏览器中查看：在迷你浏览器中查看目标文档或锚点。
  • 删除链接：从关系中删除指向锚点或目标文档的链接。删除指向锚点和目标文档的所有链接还会删除关联文档关系。此选项不适用于永久链接。

要从其他文档（同一 Vault 中）导入关联文档关系，请执行以下操作：

  1. 在“文档信息”页面中，从操作菜单中选择导入文档链接。
  2. 在从所选文档中导入对话框中，选择要从中导入文档链接的文档。
  3. 单击确认。
  4. 此时会打开确认对话框。单击是。

来自所选文档的所有关联文档都会在关联文档节段中显示。

请注意，仅在以下情况下，您才会在导入文档链接对话框中看到文档：

  • 您拥有查看文档权限
  • 文档版本拥有至少一个关联文档关系

提取注释

如果您的配置允许，您可以从先前的文档版本中提取链接注释，从而显著地减少在整个文档生命周期中维护注释所需的工作

链接注释和文档链接的组件

文档链接或链接注释包含以下部分：

  • 注释指附加到源文档的所有部分：所选区域或文本、备注以及指向锚点或目标文档的所选链接。
  • 备注指用户可以随链接注释或任何其他类型的注释输入的可选文本。
  • 信息卡显示关于注释的详细信息，包括备注文本、用户提及以及用于编辑、移动、回复和添加其他链接目标的选项。对于链接注释，指向锚点或目标文档的链接还会在信息卡中显示。在启用了自动声明链接的 PromoMats Vault 中，指向用于生成建议链接的声明记录的链接也在信息卡中显示。
  • 关联文档关系是一种 Vault 在包含链接注释的文档和每个目标文档或包含所选锚点的文档之间自动创建的文档关系。用户还可以通过创建文档链接直接创建此关系。
  • 文档链接包含通过关联文档关系链接的特定文档节段，其中包括锚点和目标文档，但它们可以独立于任何链接注释存在。
  • 锚点是存在于目标文档中的实体，与源文档上的链接注释完全分离。
  • 指向锚点的链接在注释信息卡上或“文档信息”字段面板的关联文档关系下显示。锚点本身继续独立存在，但通过选择它，用户可在源文档和目标文档之间创建链接。
  • 内容链接是一个在创建链接注释时使用锚点和永久链接的流程。您可以在注释模式下或通过在关联文档节段中从关联文档的操作菜单中选择链接到内容，来创建链接注释。

以下列表介绍与注释相关的操作以及执行它们所需的权限：

  • 创建链接注释：要创建链接注释，您必须拥有包含链接的文档的注释、编辑字段和编辑关系权限，以及目标文档的查看文档权限。要链接到锚点，您还需要拥有目标文档的查看内容权限。
  • 修改链接注释：要删除链接注释或修改注释中除所选锚点以外的任何部分，您必须是链接注释的原始创建者并拥有注释权限。但是，拥有注释、编辑字段和编辑关系权限的任何用户都可以通过添加或删除指向锚点的链接来修改链接注释。
  • 创建锚点：要创建锚点，您必须拥有目标文档的查看文档、查看内容和创建锚点权限。锚点在目标文档上存在后，该锚点即可供拥有查看文档和查看内容权限的所有用户选择。
  • 使用创建锚点工具：要使用创建锚点工具，您必须拥有目标文档的查看文档、查看内容、注释和创建锚点权限。
  • 删除锚点：要删除锚点，您必须拥有文档的注释权限且必须是该锚点的原始创建者，或者，您必须拥有通过安全配置文件分配的管理锚点权限。后者允许删除其他用户的锚点注释。您不可删除正在使用的锚点。
  • 移动没有入站引用的锚点：要移动没有入站引用的锚点，您必须拥有文档的注释权限以及通过安全配置文件分配的管理锚点权限，或者，您必须是锚点注释的作者。您不可删除拥有入站引用的锚点。
  • 创建文档链接：要创建文档链接关系而不创建注释，您必须拥有要在其中创建链接的文档的编辑关系权限。如果要链接到锚点，您必须拥有目标文档的查看文档权限以及查看内容权限。
  • 导入文档链接：要导入文档链接，您必须拥有要将文档链接导入到其中的文档的编辑关系权限。您必须拥有要从中导入文档链接的文档的查看文档权限。Vault 仅会导入您在所有目标文档上拥有查看文档权限的文档链接。
  • 链接到内容：要在关联文档节段中看到链接的链接到内容选项，您必须拥有注释权限。