使用“已阅读并了解”文档工作流

“已阅读并了解”工作流使您可以将文档分配给特定用户进行审核。当用户完成他们的审核后，他们可以将文档标记为“已阅读并了解”，并提供电子签名作为他们已完成任务的证明。与其他工作流不同，可以为当前属于另一个活动 R&U 工作流的文档启动新的 R&U 工作流。

本文介绍的是工作流任务。Vault 还包括用户任务对象类，可跟踪计划外工作。有关用户任务的信息，请参阅处理用户任务。

启动“已阅读并了解”工作流

R&U 工作流的工作方式与标准工作流相同。要启动一个工作流，请从操作菜单中选择该操作，并填写启动对话框中的所有必填字段。

请注意，目前不支持向活页夹分配 R&U 工作流。

分配任务和参与者

由于 Vault 允许单个文档的 R&U 工作流重叠，因此 Vault 还会检查您是否将任务分配给已经拥有这些工作流的用户。用户只能同时是单个文档的一个 R&U 工作流中的任务所有者。当您尝试添加已经是任务所有者的参与者时，Vault 会跳过该用户。请注意，一旦用户参与的工作流完成或取消，您可以再次分配该任务。管理员可以配置对工作流参与者控件所能分配的用户数量的限制。如果超过此限制，则您在尝试启动工作流时会遇到错误。

通常，只读用户无法在工作流中提供电子签名。R&U 工作流是例外情况，这意味着您可以向只读用户分配“已阅读并了解”任务，他们可以提供其电子签名以表明他们理解并遵守内容。在 R&U 工作流中，大多数文档操作不可用。

在处于活动状态的“已阅读并了解”工作流中更改文档状态

与其他文档工作流不同，R&U 工作流支持在工作流处于活动状态时执行将状态更改为操作。

活动工作流的受限操作

根据用户的安全配置文件或原子安全设置授予的权限，适用于正在进行中的标准工作流的大多数操作同样适用于工作流历史记录报告操作列中的 R&U 工作流。重新分配任务操作不适用于 R&U 工作流。

完成“已阅读并了解”任务

R&U 任务显示在我的任务视图中。要完成这些任务：

1. 单击查看文档。
2. 要为特定国家/地区创建本地化元素，请选择要为其创建本地化的国家/地区，然后选择适当的元素。对要为其创建本地化的每个国家/地区重复此步骤。
3. 在文档查看器中，单击签署“已阅读并了解”。
4. 选择电子签名原因并提供您的用户名和密码。
5. 可选：单击添加评论并输入您的任何评论。
6. 单击完成以签署该文档。

R&U 任务不能由通过授权访问访问该任务的用户完成。

下载已阅读并了解的文档格式副本

在完成 R&U 任务之前，您可能想要下载文档格式副本进行查看。为此，请单击文档查看器中的下载按钮。仅具有正确权限的用户会看到此按钮。

跟踪“已阅读并了解”任务

要跟踪哪些用户已完成特定文档的 R&U 任务，您可以创建自定义报告或使用一键式培训报告。可从文档的操作菜单中访问此报告。该报告列出了已完成文档每个主要版本的 R&U 任务的所有用户。

您还可以使用工作流状态报告查看单个工作流的 R&U 任务的当前状态。从“文档信息”页面上的活动工作流面板或首页 > 活动工作流中，单击运行报告以获取完整列表即可打开此报告。请注意，要查看报告选项，必须向工作流分配超过 10 个任务。

相关权限

您需要具有以下权限才能使用“已阅读并了解”工作流：