Vault 可以让您创建文档之间的关系,也可以用活页夹对文档进行分组。使用位置视图显示特定文档的所有入站关系或活页夹链接。此视图中列出的文档是关系的源文档。
如何使用使用位置视图
要查看文档的入站关系:
- 在库、“文档信息”页面或活页夹中,从文档的操作菜单中选择使用位置。
- 使用位置报告在库的表格视图中加载。由于活页夹关系是特定于版本的,您可能会看到列出的同一个活页夹的多个版本。
- 可选:使用此视图中的各种库筛选功能。附加筛选器让您可以按关系类型进行筛选。
- 可选:单击编辑列可更改显示的列。
- 可选:单击导出可将结果下载为 CSV 或 Excel™ 格式。
- 可选:从结果中,单击链接可查看相关项。
使用位置视图和版本控制
Vault 包含特定于版本的文档关系(引用)和非特定于版本的关系(支持文档、相关声明等)。对于特定于版本的关系,使用位置视图为存在关系的源文档的每个版本显示一个单独的列表。对于其他关系,使用位置视图仅为源文档的当前版本显示一个单独的列表。
使用位置和关系报告
有时,您可以从使用位置视图或文档关系报告中回答相同的问题。但是,它们之间存在几个关键区别:使用位置视图能提供更详尽的详细信息,但一次只能显示一个文档的信息。而文档关系报告则能衡量 Vault 中所有文档之间的关系。
此表可以提供更多详细信息:
使用位置 | 关系报告 | |
主要用途 | 为影响分析提供支持:通过识别引用文档的所有其他文档,评估更改文档的下游影响 | 可以衡量内容重用情况并识别过期文档副本;在某些情况下,可以使用关系报告进行影响分析,但适用范围小于使用位置 |
范围 | 仅限于单个文档的上下文 | 显示 Vault 中任何文档之间的关系,取决于您对报告的访问权限和筛选器 |
关系类型 | 显示文档所属的所有文档关系类型和活页夹 | 只能显示源文档为非特定于版本的关系类型;在报告生成器中打开类型字段筛选器,查看可用的关系类型 |
文档版本 | 显示指向上下文文档的相关文档的所有版本 | 显示用户可访问的每个文档的最新版本;特殊列可以显示有关创建关系时的目标文档版本以及目标文档的最新稳定状态版本的信息,以帮助识别过期的副本 |
可见元数据 | 显示:
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