使用多文档变更控制 (Quality)

借助多文档更改控制，您可以使用文档更改请求和文档更改控制对象，以编程、受控的方式执行文档发布和作废。

流程概览

如果您所在组织遵循建议的配置，使用变更控制变更文档的流程类似如下所述：

1. 用户通过创建文档变更请求对象记录来记录单个文档的变更请求。
2. 变更管理者创建文档变更控制记录，将一个或多个文档添加到其变更授权节段。变更管理者还可以对变更控制中包含的每个文档选择是否包含变更请求（无，部分，或全部）。交叉链接不是通过多文档变更控制传送文档的支持类型。
3. 文档控制用户可以指定每个文档是需要修改还是应该作废。然后，用户或变更管理者发送变更控制以进行文档影响评估。
4. 在影响评估期间，评估者审查变更授权，然后确定批准还是拒绝。批准变更授权会将文档添加到适当的节段。
5. 文档作者可以编辑变更控制中包含的个别文档。如有必要，这些用户通过审查工作流发送文档。通过文档作者的操作或通过工作流，每个文档都会进入其生命周期的等待变更控制批准状态。
6. 当所有文档进入等待变更控制批准状态时，Vault 会自动将文档变更控制记录更改为批准就绪状态。
7. 变更管理者启动文档变更控制记录的批准工作流。通常情况下，此工作流涉及各种审查。在审查结束时，变更控制会进入已批准状态。

当文档变更控制记录进入已批准状态时，会自动发生以下操作：

• 所有的相关文档变更请求记录都会进入关闭/取消或关闭/完成状态。该状态下，它们会自动变为非活跃状态。在这种情况下，Vault 会解除相关文档的变更控制限制。
• Vault 会自动将相关文档变更请求记录更改为已批准状态。
• Vault 会使用文档变更控制记录中的值对相关文档的不同字段进行自动更新。根据进行的操作（发布或作废）和您的配置，Vault 会更新建议生效日期、建议作废日期、和已批准作废。
• 计划任务会自动将变更控制文档更改为适当的文档生命周期状态：已发布用于培训、生命周期稳定状态、或生命周期作废状态。

受管理文档

受管理文档是指通过发布变更控制和作废变更控制文档字段与活跃状态的文档变更控制记录相关的任何文档。这些字段可能对您不可见，但是它们可以控制文档是否显示在文档变更控制详情页面的待生效文档和待作废文档节段。

查看变更控制中的文档

当一个文档受变更控制管理时，Vault 会显示横幅说明该文档目前受哪个变更控制管理。只有至少具有以下权限之一的用户可以看到此横幅，因为没有这些权限的用户无法更新文档：

• 编辑文档
• 编辑字段
• 批注
• 版本

如何创建变更请求

变更请求是一个对象，因此创建请求会涉及创建新的文档变更请求对象记录并将其与文档相关联。要创建新的变更请求：

1. 找到您请求变更的文档。
2. 在文档标签页、文档信息页面、或搜索结果中，打开所有操作菜单，并选择配置的创建相关记录用户操作。在您的 Vault 中该操作标签的显示可能有所不同。
3. 填写请求详细信息。从文档创建请求时，您无需填写目标文档字段。Vault 会自动选择您在启动操作时正在查看的文档版本。
4. 单击保存。

您还可以从变更请求自定义标签页中创建变更请求。以这种方式创建时，您必须在目标文档字段中选择特定文档（包括版本）。

自动链接文档更改请求

管理员启用后，您可以通过执行链接可用的文档更改请求操作将任何以要生效的文档为目标的文档更改请求记录作为相关记录添加到文档更改控制中。根据您的配置，该操作可自动执行，或仅在特定状态下可用。

如何包含/排除变更请求

每个文档变更控制详情页面都会显示关联变更请求节段。此节段会自动进行筛选，以显示链接到变更控制的文档的变更请求，这些文档是通过待生效文档或待作废文档节段与变更控制链接的。

作为变更管理者，您应该审查关联变更请求记录。如果您选择删除变更请求，Vault 会将其状态更改为运行。关联变更请求列出的变更请求为已接受状态。

请参阅创建变更控制详细信息。

如何创建文档变更控制

要创建和设置变更控制：

1. 导航至自定义文档变更控制标签页或导航至管理员 > 业务管理员中的文档变更控制。在您的 Vault 中，自定义标签页可能显示为不同的标签。
2. 单击创建。
3. 添加基本详细信息，例如描述、原因、和紧急程度。
4. 可选操作：为变更控制选择建议实施日期。批准后，该日期会下达到文档，计划任务会根据该日期确定何时开始实施。
5. 单击保存。
6. 在记录详情页面，添加文档。查看变更授权节段，并单击添加。在选择对话框中选择文档旁边的复选框以将其添加到变更控制，并在完成后单击关闭。文档列表仅限于当前非活跃状态的文档变更控制的文档或其他非活跃状态的变更授权的文档。在待作废文档节段重复此过程。您的文档变更控制中的文档总数不应超过 100 个。
7. 对于控制中的每个变更授权记录，执行编辑操作。在修改或作废字段，为关联文档选择变更类型。
8. 可选操作：在记录详情页面，添加文档变更请求记录。查看关联变更请求节段，并单击添加。在对话框中选择变更控制的变更请求，在完成后单击关闭。您选择的变更请求应与关联变更控制的文档相关。

批准变更

要在文档变更控制中传送文档，评估者要对变更授权进行裁定。根据您所在组织的流程，这些裁定可以为工作流的一部分或通过用户对控制的变更授权节段进行操作。选择裁定后，Vault 会根据修改或作废字段的值自动传送文档。

• 需要修改：批准后，Vault 会自动将关联文档添加到控制的待生效文档节段，并创建新的文档版本。
• 作废操作：批准后，Vault 会自动将关联文档添加到控制的待作废文档节段。

默认情况下，在拒绝变更授权时，Vault 不会执行任何操作，但这可能会根据您的 Vault 配置而有所不同。

待生效文档条件

文档必须满足以下条件，您才能将其作为发布文档添加到变更控制。

• 不能处于其生命周期的稳定状态
• 不能受处于活跃状态的现有文档变更控制记录的管理；如果文档附加到非活跃状态的记录，Vault 会在您将其附加到活跃记录时自动取消其与非活跃记录的链接。

待作废文档标准

文档必须满足以下条件，您才能将其作为作废文档添加到变更控制。

• 最新版本不能处于其生命周期的稳定状态
• 不能受处于活跃状态的现有文档变更控制记录的管理；如果文档附加到非活跃状态的记录，Vault 会在您将其附加到活跃记录时自动取消其与非活跃记录的链接。

变更控制下的文档限制

如果文档当前受变更控制管理，您也无法将它添加到任何其他变更控制的待生效文档或待作废文档中。除非您的管理员进行配置，否则变更控制下的文档没有其他限制。

如何批准变更控制

在您可以批准变更控制之前，待生效文档中的每个文档都应处于其生命周期的等待变更控制批准状态。在这种情况下，Vault 会将文档变更控制记录更改为批准就绪状态。如果您的变更控制仅包含待作废文档（没有待发布文档），您需要手动将文档变更控制记录更改为批准就绪状态。

要批准变更控制：

1. 使用您的 Vault 管理员配置的批准工作流。您可以从记录详细信息页面的工作流操作菜单中启动文档变更控制记录的工作流。根据您的管理员的配置，该操作也可能位于所有操作菜单中。
2. 通过选择所有操作菜单中的查看所有相关文档选项，打开多文档查看器。
3. 在多文档查看器中单击完成以批准变更控制。此时您可能需要提供电子签名。如果工作流使用级联电子签名系统操作，该签名可能适用于所有受管理的文档，因此请确保仔细阅读任务对话框中提供的所有操作说明。

相关权限

Vault 提供了两个安全配置文件，包括通过权限集所需的权限：变更管理文档用户适用于变更管理者，变更请求文档用户适用于任何允许提交变更请求的完全用户。有这些安全配置文件的用户仍需要适当的文档角色权限。