Vault QMS 包含的一个功能集可简化供应商、合作伙伴、承包商或其他外部单位临时、短期访问您的 Vault，以代表其公司针对您所在组织的审计结果进行响应的流程。您可授权您所在组织的审计员用户，以确保其能够请求经认可的外部联系人进行响应，与 Vault 中的这些人员开展协作，并在极少或根本不需要管理这些外部单位的用户帐户配置的情况下解决问题。
当审计员或其他经授权的内部 Vault 用户请求外部联系人协作时，Vault 会自动为这些联系人配置外部用户帐户，并通过发送特定邮件消息以邀请他们进行协作。Vault 还可在协作完成后关闭其用户帐户。
注意：该功能集并非旨在取代在 Vault 内与外部单位进行长期或定期日常互动的功能。必须在使用前由管理员配置外部响应协作。
定义外部协作者
基于适用的质量事件、CAPA 或 SCAR 记录，您可通过在外部协作者字段中选择其人员记录来识别来自外部组织的受让人/协作者。该字段可能仅限于参与该过程的组织内部人员。例如，按照审计结果响应流程流，外部结果（质量事件）记录上供应商字段中的组织。
联系人列表
如果由管理员配置，则您可定义与组织记录相关的人员，并为外部审计响应者创建联系人列表。此操作需通过填充 Vault 中人员记录上的组织字段来进行定义。
用户帐户配置自动化
当您所在组织确定需向其分配外部结果或请求的人员时，Vault 可在适用生命周期内的特定生命周期状态下自动邀请或取消邀请这些人员加入您的 Vault。开始协作后，Vault 可自动检测外部协作者字段中确定的人员是否在您的 Vault 中拥有用户帐户。
如果 Vault 检测到该人员并无用户帐户，则系统会创建一个外部用户许可用户。如果 Vault 检测到该人员已经拥有用户帐户，则无论安全性或许可情况如何，系统均会激活其现有用户，或者将成员资格添加至外部协作者应用程序角色中，以便为其用户帐户授予访问分配结果或记录的权限（若需要）。
第三方联系人在您的 Vault 中完成协作后，Vault 可自动停用该用户帐户，从而限制在任何给定时间内活跃外部用户许可证的总数。
通过 Vault 的 QMS 用户自动化配置的用户帐户将其用户记录上的通过 QMS 自动化管理字段设置为真。如果该字段被设置为假，则 QMS 自动化永远不会激活或停用用户。
替换外部协作者
如果外部协作者在（例如）从记录的外部协作者字段中被删除后被停用，则您可将其替换为另一个符合外部协作者字段限制的人员。如果您必须替换外部协作者，则您可在处于适当生命周期状态的适用协作记录上使用QMS：激活外部协作者用户操作（如果由管理员配置），在适当的生命周期状态下适用的协作记录上执行，或遵循您所在组织的流程，以确保您的 Vault 触发 QMS 用户帐户自动化。