组织经常需要为 QMS 中的各种流程向内部和外部收件人发送电子邮件。您可以使用质量外部通知定义通讯组、通知模板、发送电子邮件和共享文档。这解决了您的组织可能遇到的几种情况：
- 完成审计报告后，该报告通常需要发送给外部收件人，例如供应商联系人，以及与审计或供应商关联的人员。
- 在投诉和 Medtech 投诉流程中，客户通常需要在事件生命周期的各种时间点向投诉人或与投诉关联的举报人发送通信信函和表单。
- 如果遇到严重问题（例如严重偏差），并启动了问题上报流程，则可能需要将严重事件通知 Vault 外部的高层管理人员。
跟踪的电子邮件
在将质量的外部通知与投诉或 Medtech 投诉记录一起使用时，如果电子邮件未成功送达收件人的电子邮件地址，Vault 会通知电子邮件的发件人。发送通知电子邮件后，Vault 会将相关的可报告信息存储在电子邮件和质量事件发送通知对象记录中。
文档包
质量外部通知能够发送链接以在特殊的外部查看器中查看预打包的 Vault 文档。例如，在审计过程中，审计报告通常需要发送给外部联系人，如供应商。发送通知电子邮件后，Vault 会在适用对象记录的文本字段中存储指向外部可见文档的链接。
外部通知接收人
根据您的 Vault 的配置，当适用记录达到特定生命周期状态时，系统会为外部通知自动填充通讯组，让您通过创建通讯组成员资格用户操作填充它们，或手动填充通讯组。
如何发送外部通知
在某些情况下，Vault 会自动发送质量外部通知，例如，作为输入操作的一部分。如果您的流程未自动发送这些通知，您可能需要手动执行该操作：
- 在管理员 > 业务管理员中或从自定义对象选项卡导航至适用的记录详细信息页面。
- 扩展通知接收人节段并验证通讯组是否包含正确的人员记录。您可能需要执行创建通讯组成员资格操作来填充通讯组。该操作的可用性和标签可能因您的 Vault 配置而异。
- 如果您需要更改联系人，请单击管理接收人，然后在每个通讯组框中选择适当的联系人。这些框中的联系人与 Vault 中的人员对象记录相对应。完成后，单击保存。一些通讯组可能不可编辑。
- 执行发送外部通知操作。该操作的标签可能因您的 Vault 配置而异。
- 在对话框中，从选择通知模板下拉列表中选择适当的模板。
- 对其他收件人和与以下角色关联的用户字段做出必要的改动。这些字段可能无法编辑，具体取决于您的 Vault 配置。
- 单击发送。