替代培训要求 (Vault Training)

Vault Training 可使用培训管理员定义的替代培训规则集为学员分配替换或替代培训课业，以代替必要或主要培训课业。您可以将培训要求标记为替代，然后为何种情况可以进行替代制定一系列规则。

培训管理员可使用替代培训功能来满足各种培训需求。例如，您可定义替代培训要求和规则，以提供以区域设置特定语言表示的培训材料。您还可基于单个电子学习课程的多个培训文档定义学员学分评比规则，或者使用外部提供的培训课程代替由讲师指导的课堂培训。这些仅为简单示例，您可定义大量替代规则来满足您所在组织的潜在复杂培训需求。

替代培训如何运作

了解主要和替代培训要求或培训课业之间的区别是了解替代培训功能的关键：

  • 主要：主要培训要求是指未勾选是替代培训要求字段复选框的培训要求。
  • 替代：替代培训要求是指已勾选是替代培训要求字段复选框的培训要求。
  • 替代规则：一组替代培训规则集，用于支配为学员分配的培训要求。您可以定义替代培训要求或主要培训要求的一 (1) 个或多个替代培训规则集。

替代培训对象

以下对象存储替代规则及其与培训课业的关系：

  • 替代培训规则集：培训要求的一组规则。主要培训要求只有一 (1) 个替代培训规则集记录。
  • 替代培训规则：单独的替代规则。每个替代培训规则集可以有一 (1) 条或多条替代培训规则。
  • 相关培训任务：Vault 创建一个替代培训任务时，该对象将该替代培训任务链接至相关的主要培训任务。

关于替代规则

替代规则定义了一个替代培训要求将代替一个或多个主要培训要求的时间范围和条件。这些规则的定义可参见替代或主要培训要求相关替代培训规则集对象布局节段。Vault 将单独的规则存储为替代培训规则集和替代培训规则记录。

当更新培训任务作业运行时，它会评估其处理的每项主要培训要求的替代规则。如果规则对学员有效，则会分配替代培训课业，否则，Vault 会分配主要培训课业。

替代课业

Vault 在创建一个替代培训课业的同时，还会在等待替代完成生命周期状态下创建一个主要培训课业。如果多个规则均有效，则 Vault 会使用优先级编号最低的规则来分配培训课业。

规则复查

在 Vault Training 基于一个培训要求发布一项培训课业后，每次学员打开培训课业时，Vault 都会复查规则，以确保所有替代规则仍然适用。如果发现规则不适用，Vault Training 会按照当前适用的替代规则分配新的培训课业。这可能会导致 Vault 发布新的替代培训课业，或默认采用主要培训课业。

替代规则字段

替代规则包括以下定义字段：

  • 持续时间：定义将发生替代的日期范围。根据 Vault 的时区，如果当前日期不在日期范围内，则 Vault 会将该规则视为无效，并分配主要培训要求。
  • 替代：表示在规则触发时要替代的一项主要培训要求或多项主要培训要求。该字段出现在替代培训要求替代规则中。
  • 替代项：指替代培训要求或在规则触发时替代主要培训要求的培训要求。该字段出现在主要培训要求替代规则中。
  • 条件：您可在此定义条件语句。该定义进一步设定了触发替代的要求。您可将相关人员、学员角色或课程记录上的任何字段值作为条件。使用 AND 运算符链接条件，这意味着必须满足给定规则的所有条件，才会将规则评定为“真”。您可基于每个规则最多添加五 (5) 个条件。

示例替代规则

例如，考虑“行为准则 – 日语”替代培训要求的以下替代规则：

从 2020 年 1 月 1 日至 2020 年 12 月 31 日，在以下情况下，本培训要求可替代行为准则：

  • 学员角色 > 机构是 Kawasaki-B, AND；
  • Person > Language equals Japanese

该替代规则仅在 2020 年 1 月 1 日至 2020 年 12 月 31 日期间触发，如果学员的人员记录包含日语语言值，且如果其中一个学员角色的分部值等于“神奈川-A”。如果符合这些标准，则每晚更新的 Vault Training 课业根据“行为准则”培训要求发布的培训课业将基于该替代“行为准则–日语”要求，而不是主要培训要求。

完成替代培训课业

当学员完成一项替代培训任务时，相关的主要培训任务将切换至已完成状态，且完成来源字段会被设置为替代。如果存在针对主要培训课业的公开测验或培训内容状态记录，则将切换至已取消状态。

替代培训用例

在开始创建替代培训要求和替代规则之前，您应该确定您的用例和培训需求。您的用例可能如下方示例一样简单，也可能是更复杂的组合。

例如：区域设置特定培训材料

您可使用替代培训，以便利用特定区域或分部的专用材料来提供培训。例如，假设作为一家国际组织的培训管理员，您已创建“行为准则”培训的培训要求，且相关培训材料均为英文版本。但是，该组织的有些分部员工仅可阅读简体中文材料，而有些分部员工则仅可阅读日语材料。通过使用替代培训功能，您可另外创建两个“行为准则”培训要求（一个涉及简体中文，一个涉及日语），并将其标记为替代。然后，您将创建替代规则，以定义每个被替代项的适用分部，同时将规则链接至主要“行为准则”培训要求。

通过使用该配置，当每晚更新培训任务作业运行时，其学员角色和课程包括主要培训要求但其人员记录中的分部值介于中国或日本范围内的学员将收到附有相应简体中文或日文版培训材料的培训任务。当学员完成替代培训任务时，学员将自动获得主要培训要求对应的完成学分。如果未触发替代规则，则学习者会收到主要培训要求。

发布这些培训任务后，您可以向此配置添加其他替代规则，例如向学习者角色值为“合同员工”的学习者发布专门的“行为准则 – 承包商 – 日语”培训任务的规则。在这种情况下，每次学员打开培训任务时，Vault 都会复查替代规则，如果新的替代规则适用，则 Vault 会发布符合更新版替代规则的新培训任务。

示例：聚合要求

通过使用替代培训，您可根据单个替代培训要求为多个主要培训要求授予学分。假设一个培训系统中的一个电子学习课程包含满足十 (10) 个 Vault 文档培训要求的所有必要 SOP 培训材料。

您可创建一个包含电子学习课程（作为培训材料）的替代培训要求，并定义一个完全符合当前十 (10) 个主要 SOP 培训要求的小组替代规则。当每晚更新的 Vault Training 作业运行时，适用学员将会收到一项单独的电子学习用培训课业，而不是许多不同的培训课业（每个 SOP 对应一项课业）。

示例：外部课程替代

替代培训确保培训管理员能够提供接受所需培训的替代方法。假设您所在组织要求某些类型的员工获得 CPR 认证，并在现场开设年度 CPR 课程时，由一名员工讲师根据“CPR 认证”课堂培训要求进行管理。这次培训的举办时间为 3 月份，当年 1 月、2 月或 3 月入职的所有适用员工均需参加。

如果适用的员工是在正常周期之外入职的，您可能希望允许该员工使用第三方非现场培训课程获得 CPR 认证，该培训课程通过外部培训要求“CPR 认证 - 非现场”进行管理。在此类情况下，可以将外部培训要求标记为替代，并定义与任务分配日期绑定的替代规则，以便使用外部培训任务“CPR 认证 - 非现场”替代在 1 月、2 月或 3 月以外分配的任何“CPR 认证”课堂培训任务。

创建替代培训要求

通过采用与其他培训要求相同的流程，并勾选是替代培训要求复选框，您可创建替代培训要求。

替代培训要求是仅用于替代目的的轻量级培训要求。请注意，替代培训要求与主要培训要求在以下几个方面存在差异：

  • 您不能直接将替代培训要求添加至课程中。您必须改为添加主要培训要求。
  • 虽然设有替代规则的主要培训要求符合递归关系，但在递归相关字段中不能包含替代培训要求相关值。
  • 直接课业功能不受替代规则影响。您可将直接课业用于主要或替代培训要求。
  • 替代培训课业不包含相关课业详细信息记录。

替代培训要求的到期日期

如果您希望很好地控制替代培训要求的到期日期，您可从以下选项中进行选择，且您针对每个被替代项所做的选择可有所不同：

  • 替代到期日期基于：该字段确定 Vault 如何计算替代培训课业的到期日期值。从以下选项中选择：
    • 主要培训课业到期日期（如果存在多个，则以最早的日期为准）：Vault 使用主要培训课业的到期日期值作为替代培训课业的到期日期。
    • 替代培训要求持续时间：Vault 根据替代培训要求的持续时间计算替代培训课业的到期日期。此为默认行为，即使基于字段的替代到期日期为空。
  • 替代到期日期覆盖：该字段确定当学员收到满足多个主要培训要求的替代培训课业时，Vault 采用哪个到期日期值。从以下选项中选择：
    • 保留现有到期日期：Vault 使用现有培训课业的到期日期值。此为默认行为，即使替代到期日期覆盖字段为空。
    • 使用最早的到期日期：Vault 将新课业的到期日期值（基于您的替代到期日期值）与现有培训课业进行比较，并使用最早的到期日期值。
    • 使用最近的到期日期：Vault 将新课业的到期日期值（基于您的替代到期日期值）与现有培训课业进行比较，并使用最近的到期日期值。

允许学员选择

选择允许学员选择？主要培训要求项下的字段允许学员在主要培训课业及其任何当前有效的被替代项之间进行选择。该选项可能出现在主要培训要求详细信息节段或定义替代培训规则时，具体取决于您的培训要求对象页面布局。

启用该选项后，Vault 不会在每晚更新的培训作业创建课业时创建替代培训课业。而是在学员选择替代培训课业后才会进行创建。当学员单击进入启用选项的课业时，Vault 会在弹出对话框或任务页面中显示可用选项，具体取决于学员是从“我的任务”视图还是学员主页访问课业。

定义培训要求相关替代规则

如要定义培训要求相关替代规则：

  1. 导航至管理员 > 业务管理员 > 培训要求或自定义标签页，然后单击进入培训要求记录。
  2. 在对象页面布局的替代培训规则集节段中，单击编辑。请注意，管理员必须在培训要求对象页面布局中添加替代培训规则集节段，方可确保该节段可用。
  3. 单击 + 规则。
  4. 如果您在替代培训要求中定义规则，请选择单独或组。单独允许您将规则与一 (1) 个主要培训要求相关联，而组则允许您将规则与多个主要培训要求相关联。
  5. 可选操作：通过单击铅笔图标编辑规则标签。
  6. 定义规则定义字段值。
  7. 可选操作：为规则添加条件。
  8. 可选操作：单击 + 规则，以基于培训要求定义其他规则。
  9. 单击保存。
  10. 如有必要，通过单击重新排序并将规则拖动至所需位置来对规则优先级进行重新排序。请注意，您仅可对主要培训要求中的规则进行重新排序。

培训要求处于符合培训要求的生命周期状态下后，定义的替代规则将在满足条件时触发。

删除替代规则

要删除替代规则，请在替代培训规则集节段中单击编辑，然后在规则框中单击 X。当您删除主要培训要求对应的规则时，Vault 会更新规则优先级值，而删除替代培训要求对应的替代规则不会更新优先级值。

查看替代规则

Vault 不会检查用户是否有权访问替代规则中定义的对象和字段。只要用户具有对替代培训规则集和替代培训规则对象的读取权限，Vault 便会显示所有规则数据。

替代规则条件

该定义进一步设定了触发替代的要求。您可将相关人员、学员角色或课程记录上的任何字段值作为条件。使用 AND 运算符链接条件，这意味着必须满足给定规则的所有条件，才会将规则评定为“真”。您可基于每个规则最多添加五 (5) 个条件。条件的作用如同应用于替代规则的筛选器，类似于报告或记录筛选器。

如果在条件中使用了学员角色或课程，则 Vault 会检查培训矩阵中是否存在与该学员对应的学员角色或课程。但 Vault 不会检查学习者角色或课程的生命周期状态，或者它们是否与培训要求绑定。

如果返回的任何记录与条件匹配，则 equals 和 is blank 运算符会返回 true，如果返回的所有记录与条件均不匹配，则 does not equal 运算符会返回 true。

例如，假设有个学员的学员角色分部值为“神奈川-A”、“大阪”和“川崎”。如果条件是“学员角色 > 分部等于神奈川-A”，则条件返回真，因为“神奈川-A”包含在结果集中。如果条件是“学员角色 > 分部不等于神奈川-A”，则条件返回假，因为学员的学员角色分部值为“神奈川 A”。

替代培训和培训要求影响评估

包含替代规则的主要或替代培训要求受培训要求影响评估 (TRIA) 的约束。在使用替代培训的 Vault 中，管理员应将使用中的培训规则集节段添加至培训要求影响评估对象页面布局中。

当 Vault 创建 TRIA 时，用户能够查看基于受影响培训要求定义的替代规则。如果受影响培训要求是被替代项，则发布培训任务？和需要更新版测验？字段不能在 TRIA 范围内进行更新，因为这些字段不适用于替代培训要求。

编辑符合培训条件记录中的替代规则

当您单击记录上的编辑时，培训要求记录的替代培训规则集节段将显示信息提醒。Vault 仅在培训要求至少有一个开放培训任务时显示提醒，并且它将显示可能受到更改影响的开放培训任务的最大数量。单击该数字会将您转至按照受影响的培训任务记录筛选的记录列表视图。

更改了替代后，学员下一次单击此培训任务时，他们将看到任何更新的替代规则反映在受影响的课业上。

替代培训相关最佳实践

遵循本节所述指南以确保替代培训按预期运行。

培训要求可用性

替代培训需求必须处于可用 (available_state__v) 生命周期状态下，方才有可能会被触发。如果规则适用于学员，但替代培训要求未处于可用状态 (available_state__v) 下，则 Vault 不会为该学员评估和应用规则。

如果在分配之后，替代培训要求状态稍后更改为止用状态或非活跃状态，则当学员访问替代培训课业时，替代培训课业将被取消。学员将看到任务取消页面，同时主要培训课业的状态被更改为已分配，且相应的培训工作流任务可用。

培训文档可用性

如果替代培训要求属于 Vault 文档类型，则此类文档必须适用于培训，并处于已发布或有效生命周期状态下。如果此类文档未处于合格状态，Vault 不会评估和应用规则。

如果替代培训要求文档的状态从已发布或有效更改为已替换或已作废，则当学员打开替代培训课业时，Vault 会取消该课业，并将主要培训课业的状态更改为已分配，同时提供相应的培训工作流任务。

关于课堂培训替代行为

如果主要培训课业是课堂培训课业，并为其打开了替代培训课业，则 Vault 会阻止关联的课程名册记录引用该主要课堂培训课业，因其会引用替代培训课业。

如果主要课堂培训任务的课程部分值为是，但替代规则发生变更，导致主要培训任务不再可用，则 Vault 会评估替代规则并将主要培训任务更改为已分配生命周期状态，或者创建和分配新的替代培训任务。在此类情况下，可能会向学习者分配两 (2) 项课堂培训任务，因为初始培训任务不会自动修改。有关此类场景的更多信息，请参阅课堂培训最佳实践文档。

限制

  • 默认情况下，仅可基于每个培训要求设置 20 条替代或先决规则。请联系 Vault 产品支持部门以更改此限制。
  • 导入培训课业时，如果两个培训课业引用对象的创建源都不是 import__v，则您无法手动创建相关培训课业 (related_training_assignment__v) 对象记录。
  • 如果存在任何引用培训要求的现有培训任务，则不能将培训要求转换为替代或主要培训要求。
  • 培训要求影响评估：不能直接在培训要求影响评估记录中编辑替代规则，只能在培训要求记录中进行编辑。
  • 克隆 Vault 时，必须在目标 Vault 中手动创建替代规则的条件；不会克隆存储替代规则的培训规则集和培训规则对象记录。这是因为条件可能会引用源 Vault 中存在但目标 Vault 中可能不存在的字段或字段值。
  • 无法修改培训规则对象中的 rule_conditions_internal__v 字段。
  • 在编辑尚未保存的替代规则时离开页面不会弹出警告。在离开页面之前，请确保您已保存规则。
  • 是替代培训要求字段必须启用显示为复选框选项。

如要查看替代规则，用户需要一个包括培训规则集和培训规则对象相关读取权限的权限集。如要创建和编辑替代规则，用户需要一个包括培训规则集和培训规则对象相关读取、创建、编辑和删除权限的权限集。