此 Vault QMS 功能允许管理员配置基于质量对象记录中的数据创建文档的用户操作或入口操作。这些文档是根据格式化输出模板、文档模板或报告创建而成，并被存入了 Vault 中，因此允许将报告或多个相关记录中的复杂配置和数据纳入生成的文档中。使用该功能创建的文档继承起始记录中的 Vault 文档元数据，被添加至文档库中，并链接至生成文档所依据的记录。
使用质量文档生成
用户通过使用配置的用户操作或通过使用配置的入口操作促使对象记录更改至某个状态来启动文档生成。通过入口操作生成的文档由系统用户创建：在 Vault 中可能对用户隐藏但被配置为模板内容的信息将被当作可见信息纳入生成的文档中。请注意，虽然文档生成功能以系统用户的身份创建内容，但创建内容后，将会根据操作本身的配置设定内容的所有者。
由于质量文档文件中包含的大量数据可能来自许多记录，因此完成该操作可能需要一些时间。生成后，文档将会被链接至对象记录上的文档引用字段中。生成的文档名称为文档引用字段标签加上质量对象记录名称，例如“相关文–QE000001”。名称需遵循为正在创建的文档类型指定的配置，因此可覆盖该文件名以匹配 Vault 的命名模式。
生成文档时，Vault 将具有匹配名称和数据类型的字段的字段数据从原始对象记录传输至新创建文档上的字段。该传输匹配不带扩展名的字段名称，例如 __c 或 __v，如果存在多个具有相同名称的匹配字段，则优先使用标准字段 (__v)。生成文档时，Vault 不会违反必填字段配置。通过支持的文档模板类型生成文档时，Vault 还可通过合并字段功能将数据传输至文档。
配置概述
设置以下 Vault 组件可确保您有效地使用质量文档生成功能：
- 配置适当的文档类型，根据需要设置适合您希望生成的内容类型的生命周期和工作流配置，并添加必要的文档生成相关字段。
- 为您的文档类型配置适当的安全性。我们建议使用动态访问控制和匹配或自定义共享规则，以确保相关用户可看到生成的文档。
- 配置文档生成用户或入口操作，并确保新文档具有适当定义的所有者。
配置文档类型
文档生成依赖于使用根据格式化输出生成文档、根据报告生成文档和根据文档模板生成文档操作。如果所选文档类型上存在空白的必填字段，则无法执行这些操作。确保在生成文档之前通过默认值或其他方式填充所有必填文档字段。
确保质量对象配置具有适当的文档引用字段，其值可在执行操作时设置为生成的文档。
配置文档生成操作
如要启用质量文档生成，您必须将该操作作为用户操作提供，或通过将其配置为对象生命周期中的入口操作，将其添加为自动化流程的一部分。此类操作可在适用对象生命周期的任何状态下进行配置。
由于质量文档文件中包含的大量数据可能来自许多记录，因此完成该操作可能需要一些时间。仔细考虑在您的流程生命周期中的哪个位置可调用或允许这些操作。
虽然配置的操作会自动确定文档所有者，但在必要时您也可使用动态访问控制向其他角色授予访问权限。我们鼓励规划和测试，以确保为生成这些文档而配置的操作能够按预期执行。
配置根据格式化输出生成文档操作
如要配置该操作：
- 在适用对象生命周期状态详细信息页面的用户操作或入口操作节段中，单击编辑。
- 根据您的流程选择始终或附条件的执行。
- 从下拉列表中选择根据格式化输出生成文档操作。
- 选择一种文档类型。您可从 Vault 中的任何文档类型中进行选择。在初始设置期间，出于测试目的选择包含很少或不含必填字段的简单文档类型可能会有所帮助。
- 为该文档类型选择文档生命周期。
- 选择文档上的对象引用字段。执行该操作后，Vault 将使用指向原始记录的链接填充此字段。
- 如果配置用户操作，请从生成文档时使用的可用格式化输出中选择。您可以从与此对象关联的任何格式化输出模板中进行选择。考虑使用附条件的执行选项，以限定给定模板仅可用于其适当的对象类型。
- 如果配置入口操作，请从模板下拉列表中选择格式化输出。
- 可选：如果配置用户操作，请选择默认格式化输出。当用户执行操作时，此输出是对话框中的默认模板。
- 选择一个文档引用字段。该选择仅限于生命周期对象上可用的出站文档引用字段。执行该操作后，将会使用新文档的链接填充该字段。
- 在填充所有者来自于下拉列表中，选择来自用户字段或来自质量团队角色。请查看下方的详细信息。
- 如果配置用户操作，请输入操作标签。
- 单击保存。
配置根据文档模板生成文档操作
如要配置该操作：
- 在适用对象生命周期状态详细信息页面的用户操作或入口操作节段中，单击编辑。
- 根据您的流程选择始终或附条件的执行。
- 从下拉列表中选择根据文档模板生成文档操作。
- 选择一种文档类型。您可从 Vault 中的任何文档类型中进行选择。在初始设置期间，出于测试目的选择包含很少或不含必填字段的简单文档类型可能会有所帮助。
- 为该文档类型选择文档生命周期。
- 选择文档上的对象引用字段。执行该操作后，Vault 将使用指向原始记录的链接填充此字段。
- 如果配置用户操作，请从生成文档时使用的可用文档模板中选择。您可以从与此文档类型关联的任何文档模板中进行选择。
- 如果配置入口操作，请从下拉列表中选择文档模板。
- 可选：如果配置用户操作，请选择默认文档模板。当用户执行操作时，此模板是对话框中的默认模板。
- 选择一个文档引用字段。该选择仅限于生命周期对象上可用的出站文档引用字段。执行该操作后，将会使用新文档的链接填充该字段。
- 在填充所有者来自于下拉列表中，选择来自用户字段或来自质量团队角色。请查看下方的详细信息。
- 如果配置用户操作，请输入操作标签。
- 单击保存。
配置从报告生成文档操作
- 在适用对象生命周期状态详细信息页面的用户操作节段中，单击编辑。
- 根据您的流程选择始终或附条件的执行。
- 从下拉列表中选择根据报告生成文档。
- 选择一种文档类型。您可从 Vault 中的任何文档类型中进行选择。在初始设置期间，出于测试目的选择包含很少或不含必填字段的简单文档类型可能会有所帮助。
- 为该文档类型选择文档生命周期。
- 选择文档上的对象引用字段。执行该操作后，Vault 将使用指向原始记录的链接填充此字段。
- 从下拉列表中选择您的报告类型。
- 从下拉列表中选择可用报告视图。
- 可选：选择默认报告。当用户执行操作时，此输出是对话框中的默认模板。
- 从报告导出类型下拉列表中选择要导出到的格式。从 CSV、Excel、Excel 模板或 PDF 中选择。
- 选择一个文档引用字段。该选择仅限于生命周期对象上可用的出站文档引用字段。执行该操作后，将会使用新文档的链接填充该字段。
- 在填充所有者来自于下拉列表中，选择来自用户字段或来自质量团队角色。请查看下方的详细信息。
- 输入一个操作标签。
- 单击保存。
填充文档所有者
填充所有者来自于下拉列表确定在创建生成的文档后将哪个用户置于该文档上的所有者角色中。选择来自用户字段或来自质量团队角色。来自用户字段选项表示从对象上的选定用户对象引用字段中添加用户。请注意，要使用此选项，必须在对象上配置用户引用字段。配置后，此用户引用字段可以设置为质量团队角色的链接字段，最多一 (1) 名用户，也可以手动填充
来自质量团队角色选项表示使用选定质量团队和质量团队角色中的质量团队成员来填充所有者角色。请注意，所示质量团队和角色允许从与该对象的任何类型相关联的任何团队中进行选择。仅选择该操作将适用的记录类型正在使用的团队。为此，仅可使用最多包含一 (1) 名用户的质量团队角色。
关于通过克隆进行 Vault 配置后的文档生成操作
如果 Vault Product Operations 在您配置其中的根据文档模板生成文档操作后克隆了您的 Vault，则您可能需要在新的 Vault 中重新配置该操作，因为文档模板的性质可能已更改。