配置外部通知 (QMS)

组织经常需要为 QMS 中的各种流程向内部和外部收件人发送电子邮件。您可以使用质量外部通知配置组件定义通讯组和通知模板、发送电子邮件和共享文档。这解决了您的组织可能遇到的几种情况：

  • 完成审计报告后，该报告通常需要发送给外部收件人，例如供应商联系人，以及与审计或供应商关联的人员。
  • 在投诉和 Medtech 投诉流程中，客户通常需要在事件生命周期的各种时间点向投诉人或与投诉关联的举报人发送通信信函和表单。
  • 如果遇到严重问题（例如严重偏差），并启动了问题上报流程，则可能需要将严重事件通知 Vault 外部的高层管理人员。

本文提供了基本的配置信息，以便在 Vault 中开始使用质量外部通知。外部通知功能支持质量事件、投诉、审核、问题上报对象的标准和自定义对象类型。这些在本文中统称为“受支持对象”。

配置概述

为外部通知设置对象

要启用外部通知功能，您必须更新对象配置。

将“发送外部通知”操作添加到受支持对象

要将该操作添加至受支持对象：

  1. 导航到要为外部通知启用的对象。
  2. 导航到操作 > 创建。 
  3. 选择发送外部通知。 
  4. 单击继续。这将使您能够在对象的相应对象生命周期中配置发送外部通知操作。

将“创建通讯组成员资格”操作添加到受支持对象

创建通讯组成员资格操作可以根据匹配的字段数据自动填充通讯组。要将该操作添加至受支持对象：

  1. 导航到要为外部通知启用的对象。
  2. 导航到操作 > 创建。
  3. 选择创建通讯组成员资格。
  4. 单击继续。这将使您能够在对象的相应对象生命周期中配置创建通讯组成员资格操作。

受支持对象

为您正在设定外部通知的受支持对象进行下述改动：

  • 在受支持对象页面布局上添加通知接收人对象控制节段。将此节段添加到不受支持对象会导致产生非功能节段。
  • 如果您的外部通知将包括文档，则必须将文档对象引用字段添加到受支持对象。您还必须向支持的对象添加文本字段，以包含供通知模板使用的外部链接 URL。外部链接 URL 的文本字段长度必须至少为 320。
  • 可选：将已发送通知对象作为相关对象添加到您为外部通知配置的对象的页面布局中。这将允许您查看为记录在此对象中而发出的通知。例如，对于审计，您可以将已发送审计通知对象添加到审计页面布局中。

对正在为其设置外部通知的质量事件对象或投诉对象上的投诉或医疗技术投诉对象类型进行以下更改：

  • 可选：将回复至字段添加到要配置用于外部通知的对象的页面布局中。此字段中的人员将收到外部通知接收人的电子邮件回复。
  • 可选：将来自于字段添加到要配置用于外部通知的对象的页面布局中。此字段中的人员将显示为外部通知的发件人。要使用此功能，必须确保已配置并验证出站电子邮件域，以及来自适合组织的电子邮件地址人员。

为外部通知创建对象消息模板

您可以为外部通知创建消息模板，例如标准对象消息模板，但以下情况除外：选择令牌后，使用自定义手动替换每个令牌中的对象前缀。例如，将令牌 ${Object.name_v} 更新为 ${Custom.name_v}。

创建质量外部通知

外部通知设置的核心组件是质量外部通知配置组件。您必须创建一个组件，然后为您希望使用的每个受支持对象添加通讯组和通知模板。

要创建质量外部通知：

  1. 导航至管理员 > 配置 > 质量外部通知。
  2. 单击创建。
  3. 填写所需详细信息。
  4. 从对象下拉列表中选择受支持对象。对于质量事件对象，Vault 仅支持投诉和 Medtech 投诉对象类型的外部通知。
  5. 如有必要，选择对象类型。
  6. 可选：如果您选择了投诉或 Medtech 投诉对象类型，并且如果您不希望通知电子邮件包含标准 Vault 页眉或页脚，则可以选中不包含页眉和页脚复选框。
  7. 单击保存。

添加通讯组

要添加通讯组：

  1. 从质量外部通知配置中，单击添加通讯组。
  2. 填写所需详细信息。
  3. 为最大接收人选择一个值，最大值为 50。您可以选择为最小接收人选择一个值。
  4. 如果您希望 Vault 通过入口或用户操作自动填充通讯组，请选择由通讯组管理操作填充复选框。
  5. 如果您不希望用户能够更改适用对象记录中通知接收人节段中的通讯组，则选择阻止用户向通讯组添加人员复选框。
  6. 可选：您可以通过人员记录数据限制可添加至通讯组中的人员。在匹配下述字段上的人员节段，单击添加筛选器字段并选择外部通知启用的对象和相应的人员字段。该选项仅支持对象或选项列表数据类型的字段，Vault 根据外部通知启用的对象字段的数据类型对人员字段进行自动筛选。  无论是自动还是手动填充通讯组，Vault 仅添加字段值匹配的人员。要添加其他筛选器，单击加号（+）图标。您最多可以配置 10 个匹配对。
  7. 单击保存。

通讯组出现在受支持对象详细信息页面的通知接收人节段。

添加通知模板

在质量外部通知配置中定义的通知模板有多个选项来适应您的流程。

要添加通知模板，请执行以下操作：

  1. 从质量外部通知配置中，单击添加通知模板。
  2. 填写所需详细信息。
  3. 在接收人下拉列表中选择受支持对象上的人员对象引用字段。当用户触发或执行发送外部通知操作时，这将是默认接收人。
  4. 从包含的通讯组下拉列表中添加一个或多个已定义的组。当用户触发或执行发送外部通知操作时，这将是默认组。
  5. 可选：如果您还希望将通知发送给指定角色的 Vault 用户，请选择在对象生命周期中包含与应用程序角色关联的用户。如果选中，请从下拉列表中选择一个或多个应用程序角色。
  6. 可选：如果您希望通知包含用于在特殊外部查看器中查看 Vault 文档的链接，请选择在通知中包含文档。如果选中，请从支持的对象中选择一个或多个文档对象引用字段。Vault 将所有引用的文档包含在一个包中，可通过通知中链接的单个 URL 访问。从允许下载下拉列表中选择一个值。您可以选择将文档 URL 的时间限制为在到期期限（天）字段中选择的天数。在受支持对象上选择一个文本字段，以包含指向文档包的 URL。
  7. 可选：选择允许用户添加/删除接收人，以允许用户在执行发送外部通知用户操作时更改接收人。  在本版本中，只有选中此选项，用户才能删除接收人。
  8. 在对象消息下拉列表中选择对象消息模板。有关创建对象消息的信息，请参阅本文。

为外部通知配置对象生命周期和工作流

发送外部通知操作

将发送外部通知用户操作或进入操作添加到受支持对象生命周期中需要通知外部联系人的状态。配置进入操作时，您必须选择在质量外部通知组件中定义的一个外部通知模板，以供操作使用。配置用户动作时，您可以选择一个或多个外部通知模板，用户可以在执行操作时从中进行选择。

如果配置为事件操作，您应添加创建通讯组成员资格操作，并在发送外部通知操作之前执行，因为如果发送通知时没有找到收件人，发送外部通知操作可能会失败。

创建通讯组成员资格操作

将创建通讯组成员资格用户操作、入口操作或事件操作添加至您想要填充通讯组的受支持对象生命周期中的一个状态。

限制

  • 您最多可以为每个质量外部通知配置定义五 (5) 个通讯组，为每个通讯组最多定义 50 个人。
  • 最多 400 名接收人可以收到通知。
  • 对于投诉和 Medtech 投诉，仅跟踪接收人的送达，而不是其他接收人 (bcc)。
  • 对于投诉和 Medtech 投诉，根据从接收电子邮件服务器配置收到的响应，送达跟踪是“尽力而为”。例如，一些电子邮件服务器被配置为始终发送回“已送达”状态事件，即使电子邮件地址不存在。在这种情况下，电子邮件的状态将设置为已送达，而不是已退回。
  • 如果您在外部通知模板中添加生命周期角色，则只有手动分配的用户会收到通知。

您必须拥有具有以下权限的安全配置文件才能配置质量外部通知：

类型权限标签控制
安全配置文件管理员：质量外部通知能够查看、创建、编辑或删除质量外部通知配置组件。