Vault QualityDocs 定期审查功能集允许您配置自动启动的定期审查工作流和后续任务，并可让您清楚地看到文档变更控制记录触发。该功能包括的文档定期审查作业类型可识别需要定期审查的文档并为每个文档创建一个定期审查对象记录。然后，您可将定期审查文档工作流配置为在创建定期审查记录时自动启动并发布后续任务，以确保根据定期审查判定执行适当的步骤。
关于定期审查对象和生命周期
通过自动定期审查作业创建后，定期审查对象记录被当作定期审查工作流的信封，且每个记录均包含其自己的文档。相应的标准定期审查生命周期包含一个预设的已启动状态，在该状态下允许执行与定期审查相关的工作流启动入口操作和用户操作。
当文档定期审查作业类型运行时，会创建一条处于已创建状态下的定期审查记录，随后立即将状态更改为已启动，从而触发该状态下的任何已配置入口操作，包括启动定期审查工作流操作。该作业还将适用文档链接至其关联的定期审查记录，并在文档上的当前定期审查对象引用字段中进行引用。
关于定期审查工作流
当 Vault 自动启动定期审查工作流时，将无法继续执行用户输入操作，例如参与者选择、工作流到期日期或特别说明。因此，您选择使用该功能集自动启动的定期审查工作流不能要求执行此类输入。确保您已使用适当的选项配置文档工作流，预先分配了预期参与工作流的任何角色，且文档工作流使用了将角色视为参与者选项。
配置概述
配置以下 Vault 组件以完全启用定期审查功能：
- 使用文档定期审查作业类型配置作业。
- 将当前定期审查和当前定期审查工作流文档字段添加至适当的文档类型中。如未添加这些字段，则文档定期审查作业将会失败并显示错误。
- 配置启动定期审查工作流操作。
- 将启动定期审查工作流入口操作添加至处于已启动状态下的定期审查对象生命周期中。
- 使用更新定期审查生命周期状态系统操作配置定期审查文档工作流。
- 将关联定期审查节段添加至文档变更控制对象页面布局中。
- 如果您希望在 DCC 处于已关闭状态后自动将定期审查工作流设置为完成，则请在文档变更控制对象生命周期中添加一项入口操作。
- 如果您希望自动链接适用的定期审查记录，则请在文档变更控制对象生命周期中添加一项用户或入口操作。
配置定期审查作业
包含文档定期审查作业类型的自动化 Vault 作业通过检查触发日期是否已过期来识别应当定期审查的文档。除标准作业定义选项以外，作业类型还包括与定期审查特别相关的选项。我们建议将该作业类型配置为在任何自动生效作业或自动作废作业之后运行，以确保在系统检查定期审查准备情况之前文档处于适当的生命周期状态中。
如要使用文档定期审查作业类型配置作业
- 导航至管理员 > 操作 > 作业定义。
- 单击创建。
- 填写标准作业定义字段。请注意，如果因任何原因导致作业失败，则作业所有者用户或用户组会收到通知。
- 在作业类型下拉列表中，选择文档定期审查。
- 在操作配置节段中，从生命周期下拉列表中选择相关的文档生命周期。通过该作业检查此生命周期中的文档，以确定是否应当创建定期审查记录。
- 可选操作：使用其他条件下拉菜单来定义准备状态检查的进一步限制标准。您可通过单击 (+) 图标来添加多个条件。
- 在触发日期下拉列表中，选择您希望 Vault 核对的文档日期字段，以确定定期审查准备情况。通过选择是在此之前或是当天或在此之前，您可将作业运行日期纳入该确定信息中。
作业运行时，Vault 会为符合您定义的生命周期、条件和日期触发器的任何文档创建定期审查对象记录。
配置启动定期审查工作流操作
为了确保 Vault 可自动启动定期审查记录中的文档审查工作流，您必须在定期审查生命周期中的已启动状态下配置启动定期审查工作流入口操作。
也可在相同状态下配置用户操作来实现该操作。如果因任何原因导致该审查工作流无法通过入口操作自动启动，则该方法将非常有用。
入口操作和用户操作均包含两项必需的输入信息：
- 文档生命周期：选择包含已定义定期审查工作流的文档生命周期。
- 多文档工作流：选择您希望在触发该入口操作时启动的定期审查工作流。仅所选生命周期对应的有效工作流会出现在下拉列表中。请注意，对该操作而言，遗留的工作流无效。
该操作还包含两个可选设置：
- 如果存在较新的文档版本，请勿启动定期审查：如果您的业务流程不要求针对已有较新版本的文档进行定期审查，请选择此设置。
- 如果稳定状态文档处于 DCC 批准作废状态下，请勿启动定期审查：选择此设置以防 Vault 在文档很快被批准作废的情况下启动审查工作流。
请注意，如果您拥有多个包含定期审查流程的文档生命周期，例如草稿至生效和草稿至已批准生命周期，则您可能需要多次配置该入口操作。为此，请选择有条件的执行选项，以使用定期审查对象上的文档生命周期字段基于每个适用的文档生命周期定义特定的入口操作。
配置定期审查生命周期
为确保用户仅需执行最少的手动步骤即可完成其定期审查业务流程，建议配置启动工作流入口操作，从而可在定期审查记录更改为使作废或需要修订状态后分配任务，以创建文档变更控制记录。
配置定期审查工作流
如要将定期审查对象记录状态与定期审查判定保持同步，请在您的定期审查工作流中添加更新定期审查生命周期状态系统操作步骤。例如，如果定期审查判定为需要修订，则使用系统操作将相应的定期审查对象记录切换至需要修订目标状态。具体而言，该操作仅影响与工作流中的文档对应的定期审查记录。
当您选择该系统操作时，您必须为该记录选择一个目标状态。您可定义多个系统操作步骤以说明工作流中的多个判定。
配置文档变更控制对象页面布局
您可将关联定期审查节段添加至文档变更控制对象页面布局中，以便轻松访问和跟踪相关定期审查状态。用户可将单独的定期审查记录添加至该节段中，并将其与文档变更控制相关联。将关联定期审查记录添加至文档变更控制会导致填充定期审查对象上的管理变更控制字段。您不能直接基于定期审查记录修改管理变更控制，但可基于文档变更控制上的关联定期审查节段进行修改。
配置文档变更控制对象生命周期
为确保定期审查记录会在适当的时候更改为完成状态，请在文档变更控制对象生命周期中的已关闭状态下配置更改相关对象生命周期状态入口操作：
- 在文档变更控制对象生命周期中处于已关闭状态下的入口操作节段中，单击编辑。
- 单击创建入口操作。
- 从下拉列表中选择更改相关对象生命周期状态。
- 在相关对象下拉列表中，选择定期审查。
- 在将状态更改为下拉列表中，选择完成。
- 选中相关记录条件复选框。
- 在条件下拉列表中，选择包括处于以下生命周期状态下的相关记录。
- 在相关记录状态框中，选择需要修订和使作废状态。
- 单击保存。
链接适用的定期审查操作
您也可以选择配置文档更改控制对象生命周期，以便对相应的状态添加链接适用的定期审查入口操作或用户操作。
执行该操作后，将任何以要生效的文档为目标的文档更改请求记录作为相关记录添加到定期审查记录中。