可扩展受控副本配置 (QualityDocs)

QualityDocs 用户通常需要在 Vault 之外跟踪特定的内容副本，或者需要准备具有特定叠加图的副本以供专门使用。通过可扩展受控副本功能，QualityDocs Vault 为业务流程提供特殊对象和字段，支持受控副本的下载和分发。

下载后，Vault 为每个受控副本分配一个唯一身份编号，并创建受控副本跟踪对象记录，使用户能够在 Vault 之外跟踪这些副本的状态。通过这些对象记录的特定生命周期，用户可以根据其组织的需求管理这些副本的分发和协调。在您下载受控副本时，管理员还可能会在内容上应用专门的叠加图或选择附加签名页。根据文档生命周期状态，可能会有零个、一个或多个受控副本操作，例如，请求实验室引用副本和请求分部发布副本。

注意：本文针对基于对象的可扩展受控副本。要确定您的 Vault 是否使用了可扩展受控副本，导航至管理员 > 配置 > 对象，查看受控副本用户输入和受控副本跟踪对象。如果您不使用这些对象，则您的 Vault 使用旧版受控副本。

如何启用可扩展受控副本

要启用您的 Vault 中的可扩展受控副本功能，请在管理员 > 设置 > 应用设置中选择启用可扩展受控副本设置。启用可扩展受控副本可以有效替换所有旧版基于文档的受控副本功能，并禁用所有现有受控副本操作和配置，分发报告除外。报告允许您在转换为可扩展受控副本时完成对旧版受控副本的协调，但会阻止您生成新的旧版受控副本或将新入口添加到分发报告。

注意：一旦启用，您就无法禁用可扩展受控副本。

管理员配置

我们强烈建议您使用 Veeva 来帮助您在 Vault 中配置可扩展受控副本。如果您选择不使用 Veeva 迁移 Vault 中的受控副本配置，则必须完成下列操作：

导航至管理员 > 设置 > 应用程序设置并选择启用可扩展受控副本设置。请注意一旦启用后，您就无法再禁用可扩展受控副本。
在受控副本用户输入和受控副本跟踪对象上为您所需的任何受控副本类型配置相同的对象类型。
为每个受控副本用户输入和受控副本跟踪对象类型配置对象页面布局。页面布局不需要在受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间匹配。
在受控副本跟踪对象字段上配置原子安全，以防止用户不慎更新重要字段。Vault 不会自动将安全应用到受控副本跟踪对象。
更新支持旧版受控副本的任何文档生命周期状态用户操作以便使用下载受控副本操作。
更新支持旧版受控副本的任何叠加图以便引用新的可扩展受控副本令牌。
更新支持旧版受控副本的任何权限集以便对适当用户授予受控副本用户输入对象类型的创建权限以及任何受控副本跟踪对象类型的读取权限。

Vault 如何下载可扩展受控副本

当读者选择下载受控副本用户操作时，Vault 会在对话框中打开受控副本用户输入对象的创建记录页面。读者在管理员配置的字段中输入数据。当读者完成下载受控副本的请求时，Vault 会生成适当的压缩文件文档，并向请求读者发送含有下载文件链接的通知。

Vault 还会处理受控副本用户输入记录，填充任何管理系统的字段，为每个请求文档副本自动创建相关联的受控副本跟踪记录，并将受控副本用户输入记录的任何用户输入的字段数据复制到受控副本跟踪记录的相同字段。文档成功下载后，Vault 会在受控副本跟踪记录的从 Vault 发布字段自动设置复选框。在尝试下载受控副本时如果发生了错误，Vault 则不会设置此项。然后您可以使用受控副本跟踪记录来查看、报告和恢复受控副本数据。

可扩展的受控副本组件

启用可扩展受控副本会将以下内容添加到您的 Vault：

受控副本用户输入对象

该对象可以从请求下载受控副本的读者中获取信息。您所在组织可以通过添加、编辑或删除字段自定义收集的数据。当读者选择受控副本用户操作时，Vault 会创建这些对象记录，然后进行处理以生成受控副本跟踪记录，并为读者下载请求内容。该对象支持含有标准和自定义字段的对象类型，管理员可以调整对象页面布局来包含获取数据的所有相关字段。

受控副本跟踪对象

此对象包含为您的 Vault 生成的所有受控副本文件的跟踪记录。受控副本跟踪支持包含标准字段和自定义字段的对象类型。当读者完成受控副本请求时，Vault 会创建每条记录并自动填充许多字段。请注意，用户不能手动创建或删除受控副本跟踪记录，只有 Vault 可以在读者下载受控副本时创建这些记录。

受控副本跟踪生命周期

此生命周期与受控副本跟踪对象关联，允许组织管理和跟踪表示文档已从 Vault 移除的受控副本跟踪记录。默认情况下，受控副本跟踪生命周期包含以下状态：

活跃使用：此受控副本当前不在 Vault 中。
可召回：此受控副本当前正在 Vault 之外使用，召回即会停止使用。
召回确认：此受控副本已从 Vault 之外的使用中移除。

管理员可以更新这些状态，配置原子安全，或使用不同的对象生命周期和工作流操作（例如自动召回）来创建一个稳健的流程，代表组织在内容离开 Vault 之后是如何对其进行管理的。

配置受控副本对象和对象类型

为了让读者可以下载受控副本，您必须在受控副本用户输入和受控副本跟踪对象上配置匹配的对象类型。两种对象类型必须包含相同的标签、复数标签和名称（公钥）。您可以为 Vault 中需要的各种类型的受控副本创建多个对象类型。

您在配置这些对象类型时选择或创建的字段可以定义读者在下载受控副本时填充的字段。例如，我们建议在每个对象上创建字段以获取详细信息，如原因或理由、请求对象和读者详细信息。

注意：如果受控副本用户输入和受控副本跟踪对象的对象类型名称（公钥）不相同，读者则无法在文档操作菜单看到配置的下载受控副本用户操作。

关于受控副本对象字段

为了在读者下载受控副本时 Vault 可以获取数据并正确填充受控副本跟踪记录上的字段，您必须在受控副本用户输入和受控副本跟踪对象类型之间创建相同的字段。请注意，受控副本跟踪对象类型可以包含不在受控副本用户输入对象类型上的字段，但读者无法填充这些字段。

如果受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的字段配置不匹配，Vault 则无法在读者下载受控副本时创建受控副本用户输入记录。常见错误包含：

受控副本跟踪对象的必填字段不存在或在受控副本用户输入对象上不是必填项。
受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应字段具有不同的字段类型。
受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应文本不具有相同的最大长度。
受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应编号不具有相同的最小和最大值。
受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应字段配置了不同的动态引用限制。

例如，您可以将预期用途字段设置为受控副本用户输入对象类型的必填项，但在受控副本跟踪对象类型上为可选项。Vault 会自动将字段值复制到受控副本跟踪对象。但是，如果您将预期用途字段设置为受控副本用户输入对象类型的可选项和受控副本跟踪对象类型的必填项，读者下载控制副本时如果忘记输入预期用途的数据，Vault 则无法创建相关联的受控副本跟踪记录。

受控副本用户输入对象必填字段

您必须在受控副本用户输入对象类型上添加Vault 文档 (vault_document__v) 字段。您不应将此字段添加到受控副本用户输入对象页面布局，因为当读者通过批量操作从多个文档请求受控副本时，这可能会导致错误。

受控副本跟踪对象必填字段

您必须在所有受控副本跟踪对象类型上添加以下字段，但我们不建议将这些字段添加到受控副本跟踪对象页面布局：

自动编号前缀 (autonumber_prefix__v)
自动编号前缀模式 (autonumber_prefix_pattern__v)
已迁移 (migrated__v)
Vault 文档 (vault_document__v)

对象页面布局

设置好受控副本用户输入和受控副本跟踪对象类型后，您可以通过对每个类型配置对象页面布局来定义读者在下载受控副本时可以在受控副本用户输入对话框中和受控副本跟踪对象记录详情页面看到和填充的字段。

为可扩展受控副本配置原子安全

受控副本跟踪对象旨在对离开 Vault 的受控副本进行跟踪并进行真实地记录。管理员负责对代表离开 Vault 的内容的所有字段配置原子安全。根据最佳实践，我们建议按照以下一般准则对所有字段应用原子安全：

如果 Vault 将某个字段从受控副本用户输入记录复制到受控副本跟踪记录，该字段的原子安全对受控副本跟踪生命周期的所有状态下的所有角色都应为只读状态。
如果字段是受控副本跟踪对象特有的字段且表示在 Vault 中的协调流程或其他自定义流程期间捕获的信息，您可以根据组织的需要按自己的判断应用原子安全。

配置用户操作

要允许读者下载受控副本，您需要在适用的文档生命周期状态上配置用户操作。可扩展受控副本的用户操作类型是下载受控副本。有一些字段可用于配置：

受控副本类型：说明读者请求的是哪个受控副本对象类型。请注意，没有与受控副本跟踪对象类型匹配的受控副本用户输入对象类型不会出现在下拉框中。
自动编号前缀：说明 Vault 为所选类型的受控副本跟踪记录进行自动编号所使用的令牌模式。Vault 包含默认模式，您也可以创建自己的模式。
叠加图：显示读者下载受控副本时 Vault 应用于内容的叠加图模板。请注意，该选项会覆盖基于生命周期状态的叠加图选项。根据最佳实践，我们建议您选择单个叠加图层。但您可以最多选择五 (5) 个模板，Vault 可以同时应用这些模板。
包含签名页：可以指定读者下载受控副本时 Vault 是否包含带有内容的签名页。如果含有签名页，Vault 会将它应用于该指定文档。如果未选择，则不管是否应用了签名，受控副本都会省略签名页。

在配置新的受控副本操作时，请务必检查生命周期状态安全设置是否对具有适当文档生命周期角色的用户授予了分发受控副本的权限。例如，如果生命周期状态安全设置没有对至少一个文档生命周期角色授予适当的权限，则任何用户都无法访问已批准文档生命周期状态的下载受控副本操作。

注意：如果您将 Vault 的旧版受控副本配置迁移到可扩展受控副本，您必须手动更新所有旧版受控副本用户操作。

自动编号前缀

Vault 将自动编号前缀应用于受控副本跟踪记录。您可以在您的自动编号前缀包含令牌，通过使用 ${VCC__fieldname__v} 语法引用受控副本用户输入对象上的字段。例如，令牌 ${VCC__name__v} 引用受控副本用户输入记录的名称。在已启用可扩展受控副本的 Vault 中，Vault 还支持下列旧版受控副本令牌：

${docNumber}：文档编号
${docMajor}：文档主要版本号
${docMinor}：文档次要版本号

我们建议您将受控副本自动编号前缀格式默认的的“CC”替换为与菜单标签相应的值，例如，对菜单标签“请求分部发布副本”使用FPC-${docNumber}-${docMajor}-${docMinor}-。如果您对两个单独的用户操作使用相同的编号格式，例如 CC-{####}，它们将共享这个编号值，因此不可能创建两个具有完全相同副本编号的受控副本。

配置自动受控副本召回

当包含当前分发的受控副本的文档作废或被替换时，您的组织可能需要召回流程来调整受控副本。

您可以通过配置您的文档生命周期将与作废或已替换文档相关联的受控副本跟踪对象记录置于召回状态。然后您可以创建报告以通知相关人员需要恢复那些受控副本跟踪记录。

要进一步将该流程自动化，您可以配置状态更改来触发相关人员的工作流以启动召回流程。

自动召回需要以下组件：

受控副本跟踪生命周期状态类型：对发布到 Vault 之外的副本分配一个状态到受控副本正在使用状态类型。这通常是活跃使用状态。对应该召回的发布副本分配一个状态到受控副本可召回状态类型。这通常是可召回状态。
召回受控副本：将入口操作添加到作废或已替换文档生命周期状态。当文档版本达到该状态时，文档生命周期状态入口操作会对受控副本正在使用状态类型中的相关的受控副本跟踪记录进行检查。任何此类记录的状态都将更改为受控副本可召回状态类型。您可以将入口操作应用于所有受控副本跟踪对象类型，或通过对象类型下拉框对特定类型应用入口操作。

配置完这些组件后，您可以通过可召回状态下的配置自动启动工作流，以及将召回流程任务分配给受控副本跟踪对象记录的选择角色来进一步自动化该流程。您可以通过多种方式决定 Vault 如何填充该角色：

添加将用户添加到角色对象生命周期状态入口操作至受控副本可召回状态类型。该入口操作将用户字段（例如“请求者”）的所选值添加到角色下拉框中的所选角色中。请注意，在使用该入口操作时您必须为受控副本跟踪对象启用动态访问控制。该入口操作必须在启动工作流入口操作前运行。
使用自定义共享规则或匹配共享规则来填充角色。

配置叠加图

使用可扩展受控副本，您可以在叠加图模板中包含引用受控副本跟踪对象字段的令牌。

注意：如果您将您的 Vault 的旧版受控副本配置迁移到可扩展受控副本，您必须手动更新您的标准叠加图模板或叠加图模板覆盖层中的所有引用旧版受控副本字段值的令牌。可扩展副本令牌必须在 “VCC” 之后包含两 (2) 个下划线 (__)。

标准叠加图模板

在标准叠加图模板中，Vault 对受控副本跟踪对象引用字段支持以下令牌语法：${VCC__fieldname__v}。例如，要引用记录的名称，您的令牌应为：${VCC__name__v}。

您可以选择所有受控副本跟踪对象字段作为令牌，但系统字段（例如状态以及长文本字段）除外。Vault 会在您保存叠加图模板时验证您的令牌。

高级叠加图覆盖

当创建 XFA PDF 文件作为叠加图模板覆盖层使用时，您可以包含引用受控副本跟踪对象的令牌。无论 Vault 中的字段类型是什么，您都必须使用“文本字段”类型将 Vault 字段添加到 XFA PDF。

例如，引用受控副本跟踪对象的令牌语法为：VCC__fieldname__v。要在您的 XFA PDF 文件中引用记录名称，您应包含令牌：VCC__name__v。

除长文本字段之外，所有受控副本跟踪对象字段都被支持作为令牌。Vault 会在上传时验证您的 XFA PDF 文件。

以下权限控制管理员配置和使用可扩展受控副本功能的能力。

类型	权限	控制
安全配置文件	管理员：文档生命周期：编辑	允许在文档生命周期状态上配置文档生命周期和下载受控副本用户操作，将叠加图模板与生命周期相关联。
安全配置文件	对象：受控副本用户输入；读取，编辑，创建	允许在受控副本用户输入对象上配置对象类型和对象页面布局。请注意，您必须对每个受控副本用户输入对象类型授予该权限。
安全配置文件	对象：受控副本跟踪；读取，编辑，创建	允许在受控副本跟踪对象上配置对象类型和对象页面布局，以及允许查看和报告受控副本跟踪记录。请注意，您必须对每个受控副本跟踪对象类型授予该权限。

有关用户需要使用受控副本的权限的详细信息，请参阅下载可扩展受控副本。