Vault Training 自动化 (Quality)

Vault 培训使用称为更新培训课业的系统管理作业来自动创建和分发课业和任务。当学员角色、课程和培训要求对象记录全部处于合格生命周期状态时，Vault 会创建培训课业。反之，Vault 不会对处于止用或非活跃生命周期状态的对象记录创建培训课业。

您可以决定作业运行的时间和频率以满足您的要求。否则，Vault 默认作业运行的时间为午夜 (UTC)。

关于儿童培训工作

更新培训任务作业可能会在一次运行中创建数千条培训任务记录。为了优化作业绩效，更新培训任务作业生成子作业，以便在创建后对课业记录执行操作：

• 状态更改培训任务：对每个培训任务执行从已创建生命周期状态到已分配状态的状态更改。
• 取消人员的培训任务：如果培训任务被分配给了后来不活动或培训资格设置为不合格的人员，则将其状态更改为已取消。

当这些子作业正在运行时，由最近的更新培训任务作业创建的培训任务可能仍处于已创建状态，即使在主要更新培训任务作业完成后也是如此。学员通常会在新课业进入已分配状态后收到通知。如果子作业未成功完成，则有关错误的信息将存储在培训任务记录和子作业日志文件中，且可从培训作业状态页面进行查看。

您可以在培训任务对象和生命周期上配置状态更改培训任务记录操作，以重试此状态转换。要将此操作设置为在批量操作界面中使用，请改为添加状态更改培训任务（批量）操作。

自动化逻辑

所有相关对象记录必须各自处于合格的生命周期状态，更新培训课业作业才能创建或更新培训课业记录。

当更新培训课业作业运行时，Vault 会检查所有人员、课程、培训要求和学员角色对象记录的配置，并为处于合格的生命周期状态或配置更改的对象记录创建培训课业。所有四 (4) 个对象记录的相关记录必须处于它们的合格状态，否则 Vault 不会创建培训课业。

例如，您的 Vault 有固体剂型专家学员角色，该角色被分配了通用 GxP 文档课程，该课程本身包含员工行为政策和文档管理培训要求。如果新员工的生命周期状态为合格状态且通用 GxP 文档可用，但员工行为政策为止用状态，则 Vault 仅会针对文档管理要求创建培训课业。

人员培训资格

默认情况下，Vault 会使用人员对象上的状态字段来确定人员是否应接收培训课业任务。

如果启用，Vault 会使用其他字段——培训资格来确定人员是否应接收培训课业任务。在功能上，培训资格“合格”值与状态“活跃”值相同，培训资格的“不合格”值与“非活跃”状态相同。人员、生命周期以及其他 Vault 功能还可以用于设置培训资格字段。

将学员角色添加到人员记录后，Vault 会自动检查人员对象记录是否正确引用了活跃用户，或者其他人员记录是否引用了同一用户。尝试保存此类人员对象记录时，Vault 会显示出现错误。启用培训资格功能后，如果培训资格值为未符合或空白，则 Vault 不会执行此检查。

止用学员角色、课程或培训要求

如果已不再需要特定的学员角色、课程或培训要求，您可以将其生命周期状态更改为相应的止用或非活跃状态。当记录不再是合格的生命周期状态，进入止用或非活跃状态时，Vault 会停止创建培训课业并取消与这些对象记录相关联的任何开放培训课业。这包括工作流和用户任务。

请注意，您不能更改学员角色、课程或培训要求对象记录的止用或非活跃状态。

Vault Training 的版本化文档

当文档的新版本进入使用问题培训任务输入操作配置的生命周期状态时，如果培训要求只包含一份非电子学习文档而没有测验，Vault 会根据参考文档的培训要求更新文档版本。如果培训要求包含一份电子学习文档、多份文档或测验，则 Vault 会在待处理的培训要求状态系统更新中搜索培训要求影响评估 (TRIA)。如果 Vault 在执行操作 时未找到此类未完成的 TRIA，则会根据培训要求更新文档版本，其中包括更新后的文档。

默认情况下，当为同一文档发布新的培训课业时，Vault 会取消之前的开放任务。 发布培训任务输入操作有以下选项：

• 保持开放培训课业：如果您不想取消文档的开放任务，请选择该复选框。请注意，对于同一文档，学员可能有多个不同文档版本的培训课业。
• 不要重复培训：如果您仅想对当前没有文档培训课业的相关学员发布培训课业，请选择该复选框。
• 使用文档日期字段作为到期日期：如果您希望根据文档日期字段（例如建议生效日期）为新版本的文档设置培训课业到期日期，请选中此复选框。请从下拉框中选择文档日期字段，然后输入天数添加到该日期，以确定文档修订培训的最终到期日期。请注意，如果所选文档日期字段在已修订文档中不可用，则培训要求的文档修订培训到期日期字段可以为空。

要阻止学员根据已替换的文档完成培训，则在已替换文档生命周期状态上配置取消开放培训课业入口操作。当文档进入已替换状态时，Vault 会取消引用已替换文档的开放培训任务。

您可以配置文档生命周期，以便自动查找引用作废文档的培训要求记录，并将其生命周期状态更改为止用。为此，配置将相关培训要求更改为止用文档生命周期入口操作至作废文档状态。

入口操作的已知问题：问题培训任务

当问题培训任务入口操作在 TRIA 必要的培训要求中的文档上运行时，并且该文档以前是 TRIA 的一部分，前提是这些更改不会影响培训要求的判断，入口操作将不会更新培训要求的内容集。

Veeva Vault 将在未来版本中修复此问题（问题编号 DEV-453054）。

替代培训

如果您的 Vault 中有培训要求的已定义替代规则，更新培训课业作业会在等待替代完成 (pending_substitute_completion_state__v) 生命周期状态中创建主要培训课业，在相关培训课业 (related_training_assignment__v) 对象中创建联合记录。该作业会在已分配生命周期状态中创建替换培训课业。

关于培训课业共享设置更新失败

如果更新培训课业作业无法将学员或直接管理者角色添加到培训课业、培训课业详细信息或培训课业文档的共享设置中，该作业仍会创建培训课业，但记录仍将保持已创建状态而不是已分配状态。更新培训课业作业将无法成功完成，并以遇到错误状态结束，作业日志会包含共享设置无法更新的原因。

解决导致失败的问题后，当更新培训课业作业再次运行时，该作业会尝试将学员或直接管理者角色添加到培训课业、培训课业详细信息或培训课业文档的共享设置中。如果成功，培训课业会进入已分配状态。

修复培训课业共享设置操作

如果问题已解决并且您想立即修复培训课业，则可以使用用户操作来执行此操作。如必要，您可以在培训课业记录上执行修复培训课业共享设置用户操作，以填充培训课业的学员和管理者角色，以及课业内容集文档上的培训生角色。要使用此操作，您必须首先将它添加到培训课业生命周期的已创建状态。要将此操作设置为在批量操作界面中使用，请改为添加修复培训任务共享设置（批量）操作。

作业状态

您可以查看作业状态并获取作业未完成的原因/时间信息。在上述示例中，Vault 会记录由于培训要求员工行为政策未处于合格的生命周期状态而引发的培训课业创建错误。

从管理员 > 操作 > 作业状态中查看此作业以及 Vault 在您的 Vault 中创建的其他作业的状态。

儿童培训作业状态

您可通过以下方式查看子培训作业的进度和结果：在管理员 > 配置 > 培训作业状态中查看，或者在更新培训任务作业实例中单击查看相关培训作业。子作业在父更新培训任务作业完成后启动。

在培训作业状态页面上，正在运行节段以可排序列表的形式显示当前正在运行的所有子作业。作业历史记录节段显示以前完成的子作业。使用下拉菜单，您可以按子作业状态或父更新培训任务作业 ID 筛选作业历史记录列表，您可以在管理员 > 操作 > 作业状态中找到该 ID。每个子作业完成后都会生成一份日志文件。

Vault 培训作业错误

如果更新培训任务作业创建了培训任务记录，但子状态更改培训任务作业或取消人员培训任务作业失败，Vault 使用有关错误的数据填充培训任务记录上的多个字段：

• 培训作业：失败的原始子作业。
• 培训作业 ID：原始子作业的特定实例。
• 遇到的错误：自动化过程中是否遇到错误。
• 错误消息：有关阻止作业成功完成的错误的附加信息。

为了帮助跟踪和解决此类错误，您可以安排一份关于这些字段的快速报告。

Vault 培训作业日志

更新培训课业作业运行后，您可以通过单击作业实例上的操作菜单下载作业日志。更新培训任务作业日志列出了编辑为处理中、已处理、和成功完成的多个更改，以及任何应用的替换逻辑。日志列出了作业运行期间出现的任何错误。

该日志还列出了常规时间，如作业计划时间和作业执行时间。

更新培训课业作业日志示例

该作业日志示例还详细介绍了遇到错误的更新培训课业作业的结果。

单击此处下载示例作业日志文件。

在这种情况下，您可以看到作业处理了以下更改并评估了这些更改的影响：

• 一 (1) 个培训要求对象记录进入合格状态

然后作业处理了培训课业：

• 遇到一 (1) 个错误：人员记录与非活跃用户记录相关联。
• 评估四 (4) 个培训路径，产生一 (1) 个更新的培训课业和一 (1) 个新的培训课业详细信息对象记录。

然后作业日志列出了概要信息。

如果要开发的作业确定了培训路径，作业日志显示该路径的合格信息：

在上面的日志摘录中，路径被确定为不合格，因为关联的课程未处于合格的生命周期状态。