変更管理機能を使用して、新規下書きの作成、固定状態への下書きの移動 (使用向けのリリース)、または既存・承認済みドキュメントの回収のプロセスを規制できます。管理者は特定のドキュメントタイプに対して変更管理を有効にできるため、Vault 内の一部のドキュメントが変更管理プロセスの対象となり、他のドキュメントは対象とならない場合もあります。
注：この機能は、QualityDocs Vault でのみ使用できます。この機能をまだ使用したことがない場合は、新しい機能である複数ドキュメント変更管理 (MDCC) の方を使用することをお勧めします。
単一ドキュメントの変更を開くには
変更するドキュメントから変更管理を開くには:
- ドキュメント変更のすべてのアクションメニューから、変更管理を開くを選択します。Vault は、タイプがドキュメント変更管理の新規ドキュメントプレースホルダーを作成します。
- 新規ドキュメントのフィールドを入力します。管理者の設定に応じて、選択が変更管理ドキュメントのオプションに影響を及ぼす場合もあります。例えば、デフォルトの構成では、ドキュメント変更アクションフィールドの選択によって、ドキュメントが回収ワークフローの対象となるかそれとも下書き作成ワークフローの対象となるかが決まります。
- 自動入力されるフィールドが、プロセスの目的に合っているかどうか確認してください。通常、変更するドキュメントの対応値に基づき、Vault が変更管理ドキュメントのフィールドの値候補を提示します。
- 任意の作業: 変更管理ドキュメントのソースドキュメントをアップロードします。
- 変更管理ドキュメントがプロセスを反映したものであると確信できたら、変更管理ドキュメントのすべてのアクションメニュー、またはワークフローアクションのユーザオプションを使用して、変更ドキュメントを編集します。例えば、初期設定では、さまざまなワークフローから選択してドキュメント変更管理の終了、変更承認ワークフローの開始、回収承認ワークフロー、または緊急変更管理承認の完了を行うことができます。
このオプションが管理者の設定で許可されている場合に、変更管理ドキュメントを作成して変更管理を開くには:
- ソースファイルありまたはなしで新規ドキュメントを作成し、ドキュメント変更管理をドキュメントタイプとして選択します。
- 新規ドキュメントのフィールドを入力します。管理者の設定によっては、これらのドキュメントフィールドが、変更管理ドキュメントに対するオプションに影響を及ぼす場合もあります。たとえば、初期設定では、ドキュメント変更アクションフィールドによって、ドキュメントが回収ワークフローの対象となるかそれともドラフト作成ワークフローの対象となるかが決まります。
- 新規変更管理ドキュメントを保存します。
- 変更管理ドキュメントのドキュメント情報ページのフィールドパネルで、変更ターゲット関連ドキュメントパネルを開きます。変更するドキュメントに関係を追加します。
- 変更管理ドキュメントがプロセスを反映したものであると確信できたら、変更管理ドキュメントのすべてのアクションメニュー、またはワークフローアクションのオプションを使用して、変更ドキュメントを編集します。例えば、初期設定では、さまざまなワークフローから選択してドキュメント変更管理の終了、変更承認ワークフローの開始、回収承認ワークフロー、または緊急変更管理承認の完了を行うことができます。
変更管理を終了またはキャンセルするには
単一ドキュメントの変更要求を終了するにはさまざまな方法があります:
- 変更管理ドキュメントかターゲットドキュメントを、ライフサイクルの廃止状態に移動します。Vault が初期設定を使用している場合は、開始状態からこの DCC を終了するアクションを使用して、変更管理ドキュメントに対してこれを行うことができます。
- 変更管理ドキュメントから、変更ターゲット関係を手動で削除します。
- 変更管理ドキュメントかターゲットドキュメントを削除します。固定状態にあるドキュメントは削除できません。
- ターゲットドキュメントの変更を固定状態に移行します。
- 固定状態の変更管理ドキュメントを固定状態から移行します。Vault で初期設定を使用している場合、承認済みドキュメントのすべてのアクションメニューの下書きの作成オプションを使用して、この操作を行うことができます。
変更管理ドキュメントまたはターゲットドキュメントの削除を除き、上記すべての状況の結果、以前の変更ターゲット関係によって、変更管理と変更するドキュメントとの間に新しい関係が作成されます。この関連ドキュメントタイプから、変更ターゲット関連ドキュメントを再度開くかまたは「リフレッシュ」できます。
変更関係のターゲットをリフレッシュするには
変更管理ドキュメントのドキュメント情報フィールドパネルの以前の変更ターゲットセクションで、関係の再確立をクリックします。Vault は、これまでに存在していた変更ターゲット関連ドキュメントを再度作成しますが、変更するドキュメントまたは変更管理ドキュメントは更新しません。次の状況では、変更ターゲット関連ドキュメントを再確立できません:
- 関係に対して指定されたドキュメントバージョンが、ターゲットドキュメントの最新バージョンではない。
- 最新バージョンの指定ターゲットドキュメントで変更管理を開く権限がない。
- 関係に対して指定されたドキュメントバージョンに、アクティブな変更管理がすでにある。