複数ドキュメント変更管理の設定（QualityDocs）

複数ドキュメント変更管理では、ドキュメント変更要求およびドキュメント変更管理オブジェクトを使用して、プログラム的で管理された方法で、ドキュメントのリリースや廃止を行うことができます。

この機能をサポートする個別のコンポーネントは完全に設定可能であるため、組織の数多くのさまざまなビジネスプロセスをモデル化することができます。この記事では、いくつかの推奨される設定について説明します。新しい Vaults には、デフォルトでベストプラクティス設定が含まれます。

設定の概要

複数ドキュメント変更管理を設定するには:

• ドキュメント変更管理のオブジェクトライフサイクル、ドキュメント変更要求、および変更許可の設定。
• 共有ドキュメントフィールドのドキュメント変更要求、ドキュメント変更管理、および変更管理許可の変更管理フィールドを共有するすべてのドキュメントタイプに適用します。
• 変更許可セクションを、ドキュメント変更管理オブジェクトページレイアウトに追加します。
• この機能を使用するドキュメントタイプの任意のドキュメントライフサイクルで変更管理を有効化します。
• 任意の作業: ドキュメントライフサイクルの自動定期レビュー設定オプションの設定。

ドキュメントタイプ&ライフサイクルの設定

設定に進む前に、どのドキュメントタイプ、サブタイプ、および分類が変更管理を使用するのか、またどのライフサイクルがこれらのドキュメントタイプと関連づけられるのかを決定します。変更管理が必要なドキュメントタイプ、サブタイプ、および分類は、変更管理を必要としないドキュメントとライフサイクルを共有する場合があります。

そのドキュメントライフサイクル内で、「ドキュメントレビュー完了」および「ドキュメントが承認済み変更管理を有する」として機能する特定のライフサイクル状態を識別する必要があります。これらはライフサイクル内の既存の状態である場合もあれば、新しいライフサイクル状態を作成する必要がある場合もあります。

ドキュメントフィールドの設定方法

ドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類を変更管理用に準備するには、様々なフィールドを追加する必要があります:

1. 管理者 > コンテンツ設定 > ドキュメントフィールドに移動します。
2. 複数ドキュメント変更管理設定から共有ドキュメントフィールドをドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類に追加します。推奨設定に従っている場合、提案された発効日、廃版予定日、および廃版承認済みのフィールドを使用します。
3. ドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類に、変更管理の廃版および変更管理のリリース共有ドキュメントフィールドを追加します。Vault は、これらのフィールドを使用してドキュメントと特定の変更管理の間に関係を作成します。ユーザはドキュメント情報ページフィールドパネルからフィールドを直接操作する必要がないため、デフォルトでは、これらのフィールドには非表示にするセキュリティオーバーライドがかかっています。必要に応じて、これらのセキュリティオーバーライドを削除または変更することができます。

ドキュメントライフサイクル

変更管理を使用すべきドキュメントライフサイクルについては、管理者>設定>ドキュメントライフサイクルに進んで、そのライフサイクルをクリックします。編集をクリックして、ドキュメント変更管理チェックボックスを選択します。保存をクリックします。

この設定により、ドキュメントライフサイクルに対して複数ドキュメント変更管理が有効になります。

ドキュメントライフサイクル状態

ドキュメントライフサイクルでドキュメント変更管理を有効にする際、これらの状態タイプに対して特定のライフサイクル状態を選択する必要があります:

• 変更管理承認の保留状態: この状態は、ドキュメントが承認を受けるために変更管理でルーティングされる準備が整っていることを示します。
• 変更管理承認状態: この状態は、ドキュメントが現在変更管理の承認段階にあることを示しています。
• 変更管理承認済み状態: この状態は、ドキュメントに承認済み変更管理があり、リリースの準備が整っていることを示します。

Vault は、これらの状態タイプを基にしたエントリアクション機能を含み、ドキュメントの状態が承認準備完了か、承認中か、承認済みかを関連のドキュメント変更管理レコードに通知します。ドキュメントライフサイクルを設定する際には、これらの状態タイプに対して指定されたどの状態においても、ユーザが承認を受けるためにドキュメントをルーティングしたり、直接リリースしたりしないようにしてください。そのために、ワークフローまたは状態変更タイプユーザアクションをライフサイクル状態から削除することができます。ユーザができるのは、関連するドキュメント変更管理を通してドキュメントを変更管理承認の保留状態から出すか、変更管理承認済み状態に入れるかのいずれかのみです。

ドキュメントライフサイクル状態のエントリアクション

複数ドキュメント変更管理には、ドキュメントライフサイクル状態の特殊エントリアクションを設定できます。これらのドキュメントライフサイクル状態のエントリアクションは、複雑な変更処理の合理化が可能ですが、これらなしでも、複数ドキュメント変更管理の設定を選択することができます。

エントリアクション: CC: 変更管理を承認準備完了に変更する

このエントリアクションを変更管理承認の保留の状態タイプに特化したライフサイクル状態に追加します。

このエントリアクションは、関連するドキュメント変更管理レコードに状態の変更を実行しようとするものです。しかし、この状態変更は、変更管理のすべての関連ドキュメントが適切な状態にある場合にのみ成功します。

例えば、変更管理にライフサイクルが同じ 2 つのドキュメントが含まれているとします。このライフサイクルに対して、変更管理承認の保留状態タイプがレビュー済み状態にリンクされています。ドキュメントの著者が最初のドキュメントをレビュー済みに移すと、Vault は変更管理を承認準備完了に移動しようとしますが、2 番目のドキュメントがまだレビュー中の状態であることを認識します。次の日、2 番目のドキュメントがレビュー済みの状態になると、Vault は再び変更管理を移動しようとします。今回は、すべてのドキュメントが適切な状態にあるため、状態の変更は成功します。

エントリアクション: 複数ドキュメント変更管理を確認して終了

ドキュメント変更管理のドキュメントが設定状態になると、このエントリアクションは以下を実行します:

• ドキュメント変更管理に関連したドキュメントの状態を確認し、ドキュメント変更管理を終了する必要があるかどうかを検証します。
• すべてのリリースされるドキュメントが安定状態で、すべての廃版になるドキュメントが廃版状態である場合、エントリアクションはドキュメント変更管理の状態を完了状態タイプに自動変更します。

このエントリアクションを使用するには、安定と廃版の両方の状態タイプにライフサイクル状態のためのエントリアクションを含めるように、ドキュメントライフサイクルを設定します。ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルは、完了状態タイプに割り当てられた状態である必要があります。

この自動状態変更は、エントリアクションがトリガーされた直後に発生します。状態の変更に失敗した場合、その失敗についての詳細が、ドキュメント変更管理レコードのシステム詳細の終了フィールドに表示されます。

このエントリアクションは、多くのリリースされるドキュメントの数に応じてドキュメント変更管理の完了に最大 30 秒かかる場合があります。

デフォルトオブジェクトの設定

複数ドキュメント変更管理を有効にすると 2 つの標準オブジェクトが作成されます:

• ドキュメント変更コントロール: 変更管理者は、変更プロセスを管理するためにドキュメント変更管理レコードを 1 つ以上のドキュメントにリンクさせます。このオブジェクトをドキュメント変更要求オブジェクトにリンクするよう設定して、複雑な変更に対してユーザが詳細を提供できるようにすることもできます。
• ドキュメント変更要求: ユーザはドキュメント変更要求レコードを作成して、ドキュメントで確認したい変更を追跡することができます。変更要求は単一のドキュメントにのみリンクされますが、単一のドキュメントが多数の変更要求を持つ場合はあります。ドキュメント変更要求オブジェクトは、ドキュメント参照フィールドを含みます: ターゲットドキュメント。変更管理者は、特定の変更要求を変更管理に含めるよう選択することができます。要求事項は、変更管理の制御フィールド経由で変更管理にリンクされます。

両方のオブジェクトを変更して新しいフィールドを追加し、追加詳細を追跡することができます。オブジェクトライフサイクルを設定することも推奨します。

ドキュメント変更要求オブジェクト

以下を実行することを推奨します。以下の手順の多くはオプションです。

• 任意の作業: ドキュメントユーザが関連するドキュメントから離れずにドキュメント変更要求レコードを作成できるようにする、関連レコードの作成ユーザアクションを特定のドキュメントライフサイクル状態に設定します。これらのドキュメントライフサイクルの少なくとも固定状態には、これを含めることを推奨します。
• ドキュメント変更要求オブジェクトへのアクセスコントロール設定を更新して、適切なユーザが要求を作成できるようにします。関連する変更要求を作成するには、ドキュメント上のドキュメントの表示権限も必要です。
• ユーザが管理者領域外で要求を表示して作業を実行できるように、カスタムタブを作成します。
• 任意の作業: ドキュメント変更要求オブジェクトライフサイクルに対してユーザアクションを設定します。設定には、要求を終了ステータスまたは却下ステータスに移動するアクションを含める必要があります。
• 任意の作業: ドキュメント変更要求オブジェクトライフサイクルに対して通知を設定します。これらを承認済み、終了、および却下ライフサイクル状態に対して通知を送信エントリアクションとして設定する必要があります。オブジェクトレコードのアクセスコントロールに一致共有ルールの使用を選択する場合、オブジェクトロール (所有者など) を通知受信者として使用することができます。これにより、ユーザに要求の作成者を知らせることができます。また、ドキュメント所有者にメッセージを送る イベントアクションを定義して、ドキュメントにドキュメント変更要求レコードが作成された場合に、ドキュメント所有者に通知を送信する特定の条件下で起動させることができます。このイベントアクションは、ドキュメント所有者変更要のメッセージテンプレートを利用します。
• 任意の作業：ドキュメント変更要求オブジェクトのページレイアウトに、DCC自動リンクから除外フィールドを追加します。 または、ワークフローのレコード更新手順やその他の自動化されたデータ更新によって、このフィールドが入力されるように構成することができます。
• 任意の作業: ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルが CC: 関連変更要求の更新エントリアクションに含まれるように設定します。この設定を行うことで、変更管理によって自動的に関連する変更要求レコードが承認済としてマークされます。

ドキュメント変更管理オブジェクト

以下の手順は行うことを推奨しますが、必須ではありません。

1. ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルが CC: 関連変更要求の更新エントリアクションに含まれるように設定します。

これにより、ドキュメント変更管理レコードは、関連ドキュメント変更要求オブジェクトレコードの状態の変更を完了状態にトリガーすることができます。このエントリアクションがないと、Vault は変更要求の自動更新を実行しません。これらのエントリアクションの活用を強くお勧めします。

2.ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルを、承認準備完了、承認中、および承認済み状態のCC: 変更管理lドキュメントの更新エントリアクションを含むように設定します。

このエントリアクションは、関連ドキュメントの状態を変更して、ドキュメント変更管理とリリースされるドキュメント間の状態変更を同期し、オプションでドキュメントに特定のフィールドを設定します。このエントリアクションを設定する時は、以下を選択します:

• ドキュメント状態タイプドロップダウンメニューでターゲットにするドキュメントの状態タイプ。エントリアクション実行時は、リリースされるドキュメントがこの状態タイプに移行されます。承認準備完了状態の場合は変更管理承認保留中、承認中状態の場合は変更管理承認中、承認済み状態の場合は変更管理承認済みの使用をお勧めします。
• フィールドをドキュメントにコピーするかどうか。通常、このオプションは承認済み状態でのみチェックされます。エントリアクションが実行されると、このオプションはドキュメントに特定のフィールド値を設定します。ドキュメントフィールドは、管理者 > 設定 > アプリケーション設定と移動して設定します:
  • 予定された発効日: エントリアクションが実行されると、ドキュメント変更管理で提案された実装日フィールドの値が、リリースされるドキュメントで選択されたドキュメントフィールドにコピーされます。提案された発効日の使用をお勧めします。これは配布したアプリケーションに共有日付フィールドとして含まれ、変更管理を使用するどのドキュメントタイプにも追加する必要があります。
  • 予定された廃版日: エントリアクションが実行されると、ドキュメント変更管理で提案された実装日フィールドの値が、廃版になるドキュメントで選択されたドキュメントフィールドにコピーされます。廃版予定日の使用をお勧めします。これは配布したアプリケーションに共有日付フィールドとして含まれ、変更管理を使用するどのドキュメントタイプにも追加する必要があります。
  • 廃版が承認されました: エントリアクションが実行されると、廃版になるドキュメントで、選択されたフィールド値がYESに設定されます。廃版が承認されましたの使用をお勧めします。これは配布したアプリケーションに、はい/いいえフィールドとして含まれ、変更管理を使用するどのドキュメントタイプにも追加する必要があります。

3. ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルが 利用可能なドキュメント変更要求のリンクエントリアクションまたはユーザーアクションが含まれるように設定します。

このアクションを実行すると、有効にするドキュメントを対象としたドキュメント変更要求レコードが、関連レコードとしてドキュメント変更コントロールに追加されます。ドキュメント変更要求で、DCC自動リンクから除外するチェックボックスが選択されている場合、このアクションの実行時に、Vault はそのドキュメント変更要求を追加しません。

4. ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルの最終ライフサイクル状態（終了/完了および終了/キャンセル済み）を設定します。

これらの状態に対してこの状態のレコードは無効になりますがオンになっていることを確認します。完了した時点のドキュメント変更管理レコードを無効にすることで、ドキュメントに対して変更管理に関連するあらゆる制限がかからなくなり、そのドキュメントを今後の変更管理の対象とすることができます。

5. 承認準備完了から承認済みおよび終了/完了へ、または終了/キャンセル済みへとレコードを移動させるドキュメント変更管理オブジェクトのワークフローを定義します。

ワークフロー参加者が承認するすべてのドキュメントが表示できるようにするには、ワークフローの各タスク割り当て手順前にドキュメントロールのワークフロー手順を含めます。

6．ドキュメント変更管理オブジェクトへのアクセスコントロール設定を更新して、適切なユーザ (変更管理者/変更承認者) が変更管理の作成および管理を行えるようにします。

また、変更管理者/変更承認者には、ドキュメント変更管理レコードにリンクされたすべてのドキュメントでドキュメントの表示権限が必要です。

7. ユーザが管理者領域の外側で変更管理を表示して作業を実行できるように、カスタムタブを作成します。

ドキュメント変更管理オブジェクトワークフローの設定

オブジェクトワークフローを設定してワークフロー参加者が承認するすべてのドキュメントが表示されるようにするには、2 通りの一般的な方法があります:

• 任意のタスクの前にドキュメントロールのカスケード手順を追加します。この手順は、タスク参加者に必要なドキュメント権限を付与し、組織が手動でアクセスの問題を解決できるようにします。
• 参加者アクセス確認結果ワークフロー変数を使用して関連ドキュメントへの参加者アクセス権限を確認する手順とそれに続く決定手順を追加し、どのユーザがどのドキュメントの適切なロールに対するメンバーシップがないかを追跡します。参加者アクセス確認結果ワークフロー変数が空白でない (is not blank)の場合、通知およびワークフロータスク手順を適切なユーザまたはグループに含めて、ロールメンバーシップの問題を解決します。ワークフロータスクが完了した後は、ワークフローを続行する前に関連ドキュメントへの参加者アクセス権限を確認する手順を繰り返すことが推奨されます。

変更許可オブジェクトライフサイクルの設定

ユーザが、管理の変更許可セクションのドキュメントについて判定できるようにするには、状態の変更のユーザアクションを、承認済みおよび却下の両状態の作成済みライフサイクル状態に追加します。

DCC の変更許可セクションは、変更許可レコードフィールドのインライン編集をサポートしていません。したがって、変更許可を要訂正または廃版にするとしてマークするには、そのレコードをクリックして、訂正または廃版フィールドを編集する必要があります。このプロセスを合理化するには、変更許可のオブジェクトワークフローを設定して、訂正または廃版フィールドを設定し、変更許可オブジェクトライフサイクルの作成済み状態でユーザーアクションとして表示することをお勧めします。

変更管理ドキュメントへの電子署名のカスケード

複数ドキュメント変更管理を使用する場合、変更管理を行っているドキュメントに電子署名が「カスケード」されるように組織でドキュメント変更管理オブジェクトワークフローを設定することができます。カスケードされた署名は、ドキュメントの監査証跡および (設定している場合は) 生成されたドキュメントの署名ページに表示されます。そのためには、オブジェクトワークフローに電子署名を使用するタスクを含めます。次に、システムアクション: 電子署名のカスケードワークフロー手順をオブジェクトワークフローに追加します。この手順内でカスケードする各裁定を選択し、それぞれについてドキュメントに電子署名を明示チェックボックスを選択します。[カスケードの判定] セクションの現在の電子署名だけをカスケードするチェックボックスをオンにすると、Vault は、現在の非廃版の署名だけを変更管理からドキュメントにカスケードします。プロセスに必要な場合、以下のオプションを使用してください:

• カスケード判定に目的を含める: このチェックボックスをオンにし、リリースの目的と廃版の目的の両方のフィールドに入力します。設定された目的の値は、電子署名とともにドキュメントにカスケードされ、ドキュメントの監査証跡にキャプチャされます。電子署名ページで目的を明示するには、トークン （dcc_signature_purpose__v） を電子署名テンプレートに追加する必要があります。

ドキュメントロールのカスケード

複数ドキュメント変更管理を使用する場合、制御されるドキュメントに特定のドキュメントライフサイクルロール割り当てが「カスケード」されるように組織でドキュメント変更管理オブジェクトワークフローを設定することができます。これには、リリースするドキュメント、廃版にするドキュメント、ドキュメント変更管理レコードにカスタム関係を持つドキュメントに含まれるドキュメントが含まれます。ドキュメントロールをカスケードすると、ワークフロー参加者が制御されるドキュメントの一部にのみアクセス権限を持つものの、変更管理を承認することで、レビューされていないドキュメントに影響が及ぶという状況が回避されます。

ドキュメント変更管理レコードのワークフローにおける各タスク割り当ての前にシステムアクション: ドキュメントロールのカスケードを含めることが推奨されます、デフォルトワークフローを使用している場合、この手順は自動で含まれています。

ロール

Vault は以下の 2 つのドキュメントライフサイクルロールをすべてのドキュメントライフサイクルに自動的に追加します。ドキュメントロールのカスケード手順では、これらのロールにのみユーザを割り当てることができます。

• ドキュメント変更管理の承認者
• ドキュメント変更管理のレビューア
• 閲覧者 (カスタム関係の詳細)

デフォルトで、ドキュメント変更管理承認者とドキュメント変更管理レビューアのロールは、すべてのライフサイクル状態にドキュメントの表示権限とコンテンツの表示権限を付与します。必要に応じて権限を編集できますが、これらの権限を削除すると機能は意図したとおりに動作しなくなります。

デフォルトで、Vault はこれらのロールのオーバーライドルールを含みません。

ロールのカスケード手順を設定するには

ドキュメントロールのカスケードは、ドキュメント変更管理オブジェクトのワークフロー設定におけるシステムアクションの種類です。設定するには:

1. ワークフローにシステムアクション手順を追加します。この手順は、ワークフローのタスク割り当て前に行なわれる必要があります。
2. システムアクションのドロップダウンからドキュメントロールのカスケードを選択します。
3. アクセスロールを選択して、すべての関連ドキュメントにワークフロー参加者を割り当てます。
4. ドキュメントアクセスを付与するドロップダウンから、選択されたドキュメントライフサイクルロールに割り当てるワークフロー参加者グループを選択します。必要に応じて複数の参加者グループを選択することができます。

カスタム関係

Vault が、ドキュメントとドキュメント変更管理レコード間のカスタム関係（リリースするドキュメントおよび廃版にするドキュメント以外）を使用する場合、Vault は上記のロールではなく閲覧者ドキュメントライフサイクルロールにユーザを割り当てます。これは、ドキュメントロールのカスケード手順経由でドキュメント変更管理承認者またはドキュメント変更管理レビューアのいずれかにワークフロー参加者グループがマッピングされるたびに起こります。

関連ドキュメントへの参加者アクセス権限を確認する

マルチドキュメント変更管理を使用する際に、組織はドキュメント変更管理オブジェクトワークフローを設定してワークフロー参加者グループのすべてのユーザがドキュメント変更管理レコードに関連付けられているあらゆるドキュメントで目的のアプリケーションロールのメンバーになっているかどうかを確認することができます。ドキュメントがドキュメント変更管理にリンク付けされている場合に該当するすべてのライフサイクル状態に対してこれらのロールには少なくともコンテンツの表示権限が必要です。ここにはワークフロー参加者がアクセスを必要とする可能性があるリリースするドキュメントまたは廃版にするドキュメント、またはドキュメント変更管理レコードに対するカスタム関係を持つすべてのドキュメントが含まれます。

ユーザに 1 つ以上のドキュメントに対するアクセス権限がなかった場合、Vault はワークフロー変数に空白でない (is not blank) の値を入力します。ワークフロー変数が空白 (is blank) の場合、すべてのユーザがすべての関連ドキュメントに対して必要なアクセス権限を持っています。ただし、空白 (is blank) がワークフロー設定が正しくないことを意味している場合もあります。

このワークフローオプションの設定については、オブジェクトワークフローの設定をご覧ください。

スケジュールされているジョブ

一部のビジネスプロセスでは、変更管理の結果に基づいてドキュメントを次のライフサイクル状態に移動させるジョブをスケジュールする必要があります。この状態はライフサイクルによって異なるため、変更管理を使用する各ドキュメントライフサイクルにこのジョブの組み合わせを作成する必要があります。

ほとんどの組織で、以下のジョブが必要です:

単一ドキュメント変更管理を非表示にする方法

組織で複数ドキュメント変更管理を行いたいけれど、現在は単一ドキュメント変更管理 (SDCC) を使用している場合は、以下のアクションで SDCC オプションを非表示にすることを推奨します。

• ドキュメント変更管理ドキュメントタイプを無効にします。
• すべてのドキュメントタイプで、ドキュメントタイプ詳細内のドキュメント変更管理の使用チェックボックスのチェックを外します。
• ドキュメント変更管理ライフサイクルステータスを無効に設定します。