置き換え教育訓練要件（Vault Training）| Vault ヘルプ

Vault Training は、教育訓練管理者が定義する置き換え教育訓練ルール設定を使用して、必須または主要教育訓練割り当ての代わりに、代替または置き換え教育訓練割り当てを学習者に割り当てることができます。これを行うには、教育訓練要件を置き換えとしたら、置き換えるタイミングに関するルールセットを定義します。

教育訓練管理者は、置き換え教育訓練機能を使用して、さまざまな教育訓練ニーズに対応することができます。例えば、置き換え教育訓練要件とルールを定義して、ロケール固有の言語で教育訓練資料を提供することができます。単一の e-ラーニングコースで複数の教育訓練ドキュメントのクレジットを学習者に付与するルールを定義したり、またはインストラクター主導のクラスルーム教育訓練を外部提供の教育訓練コースと置き換えたりすることもできます。これはわかりやすい例ですが、組織の複雑になる可能性が高い教育訓練ニーズに対応するために、大量の置き換えルールを定義することができます。

置き換え教育訓練の仕組み

教育訓練要件または教育訓練割り当ての主要と置き換えの違いを理解することが、置き換え教育訓練機能を理解するうえで重要です:

主要: 主要な教育訓練要件は、置き換え教育訓練要件であるフィールドのチェックボックスが選択されていないものです。
置き換え: 置き換え教育訓練要件は、置き換え教育訓練要件であるフィールドのチェックボックスが選択されているものです。
置き換えルール: 学習者に割り当てる教育訓練要件を制御する置き換え教育訓練ルールセット一式。置き換え教育訓練要件または主要な教育訓練要件に 1 つまたは複数の置き換え教育訓練ルールセットを定義することができます。

置き換え教育訓練オブジェクト

以下のオブジェクトは、置き換えルールとその教育訓練割り当てとの関係を保存します:

置き換え教育訓練ルールセット: 教育訓練要件のルール一式。主要な教育訓練要件は、置き換え教育訓練ルールセットレコードを 1 つしか持つことができません。
置き換え教育訓練ルール: 個別の置き換えルール。各置き換え教育訓練ルールセットは、置き換え教育訓練ルールを 1 つ以上持つことができます。
関連教育訓練割り当て: Vault が置き換え教育訓練割り当てを作成すると、このオブジェクトは置き換え教育訓練割り当てを関連する主要な教育訓練割り当てにリンク付けします。

置き換えルールについて

置き換えルールは、置き換え教育訓練要件が 1 つまたは複数の主要な教育訓練要件を満たす時間枠と条件を定義します。これらのルールは、置き換えまたは主要な教育訓練要件のいずれかの置き換え教育訓練ルールセットオブジェクトのレイアウトセクションで定義されます。Vault は、個別のルールを置き換え教育訓練ルールセットおよび置き換え教育訓練ルールレコードとして保存します。

教育訓練割り当ての更新ジョブが実行されると、処理される主要な教育訓練要件ごとに置き換えルールが評価されます。ルールが学習者に有効である場合、置き換え教育訓練割り当てが割り当てられ、有効でない場合は主要な教育訓練割り当てが割り当てられます。

置き換え割り当て

Vault が置き換え教育訓練割り当てを作成すると、置き換え完了保留ライフサイクル状態の主要な教育訓練割り当ても作成します。複数のルールが有効な場合、Vault は優先順位が最も低い番号のルールを使用して、教育訓練割り当てを割り当てます。

ルールの再確認

Vault Training が教育訓練要件に教育訓練割り当てを発行したら、Vault は、学習者によって教育訓練割り当てが開かれる度にすべての置き換えルールが適用されているかどうかについてルールを再確認します。ルールが適用されていないことがわかった場合、Vault Training は現在適用されている置き換えルールに従って、新しい教育訓練割り当てを割り当てます。これにより、Vault は、新しい置き換え教育訓練割り当てを発行することになります。または主要な教育訓練割り当てにデフォルト設定されます。

置き換えルールフィールド

置き換えルールには以下の定義フィールドが含まれます:

期間: 置き換えが生じる日付範囲を定義します。Vault のタイムゾーンに基づく現在の日付が日付範囲内にない場合、Vault はルールが無効であると判断し、主要な教育訓練要件を割り当てます。
置き換え対象: ルールがトリガーされた際に置き換えられる主要な教育訓練要件または教育訓練要件を表します。このフィールドは、置き換え教育訓練要件の置き換えルールに表示されます。
置き換え元: ルールがトリガーされた際に主要な教育訓練要件の代わりに置き換わる置き換え教育訓練要件または教育訓練要件を表します。このフィールドは、主要な教育訓練要件の置き換えルールに表示されます。
条件: 条件付きステートメントを定義する場所です。この定義は、置き換えがトリガーされる要件をさらに詳しく設定します。条件として、関連するパーソン、学習者ロール、カリキュラムレコードのフィールド値のいずれを使用することもできます。条件は、AND 演算子を使用してリンク付けされるため、任意のルールのすべての条件が、True として評価するルールを満たす必要があります。ルールごとに条件を 5 つまで追加することができます。

置き換えルールの例

たとえば、「行動規範 – 日本」の置き換え教育訓練要件に以下の置き換えルールを考慮します:

2020 年 1 月 1 日から 2020 年 12 月 31 日まで、この教育訓練要件は、次の場合に行動規範に置き換えられます:

学習者ロール > 施設 = 神奈川-A、および;
パーソン > 言語 = 日本語

この置き換えルールは、2020 年 1 月 1 日から 2020 年 12 月 31 日の期間のみ、学習者のパーソンレコードに日本語の言語値があり、かつ学習者ロールの 1 つに「神奈川-A」と等しい施設値がある場合にトリガーされます。これらの条件が満たされる場合、夜間の Vault Training ジョブによる「行動規範」の教育訓練要件から発行された教育訓練割り当ては、主要な教育訓練要件ではなくこの「行動規範 – 日本」の置き換え要件に基づきます。

置き換え教育訓練割り当ての完了

学習者が置き換え教育訓練割り当てを完了すると、関連する主要な教育訓練割り当ては、完了状態に移動し、完了ソースフィールドは置き換えに設定されます。オープンのクイズまたは教育訓練コンテンツステータスレコードが主要な教育訓練割り当てにある場合、それらはキャンセル状態に移動します。

置き換え教育訓練の使用例

置き換え教育訓練要件と置き換えルールの作成を開始する前に、使用例と教育訓練ニーズを決める必要があります。使用例は、以下の例のように単純であるか、より複雑な組み合わせとすることができます。

例: ロケール固有の教育訓練資料

置き換え教育訓練を使用して、特定のロケールまたは施設に特化した資料を用いた教育訓練を提供することができます。例えばあなたは、「行動規範」の教育訓練の教育訓練要件を作成した国際組織の教育訓練管理者で、関連する教育訓練資料が英語であるとします。ただし、この組織には、中国語 (簡体字) しか読めない従業員がいる施設と、日本語しか読めない従業員がいる施設があります。置き換え教育訓練機能を使用すると、中国語 (簡体字) 用と、日本語用の 2 つの「行動規範」の教育訓練要件を作成し、それぞれを置き換えとマークすることができます。次に、それぞれの置き換えに該当する施設を定義する置き換えルールを作成し、さらに「行動規範」の主要な教育訓練要件にリンク付けします。

この設定では、夜間の教育訓練割り当ての更新ジョブが実行されると、学習者ロールおよびカリキュラムに主要な教育訓練要件が含まるものの、パーソンレコードが中国国内または日本国内の施設値を含む学習者は、適切な中国語 (簡体字) または日本語の教育訓練資料が付属する教育訓練割り当てを受け取ります。学習者が置き換え教育訓練割り当てを完了すると、学習者は主要な教育訓練要件の完了クレジットを自動的に取得します。置き換えルールのいずれもトリガーされない場合、学習者は主要な教育訓練要件を受け取ります。

これらの教育訓練割り当てが発行されたら、この設定に次のようなその他の置き換えルールを追加することができます:「従業員への連絡」という学習者ロール値を持つ学習者に特殊な「行動規範 - 受託業者 - 日本語」という教育訓練割り当てを発行するルール。その場合、Vault は、学習者が教育訓練割り当てを開く度に、新規置き換えルールがそれらに適用される場合に置き換えルールを再確認し、Vault は更新された置き換えルールに準拠する教育訓練割り当てを発行します。

例: 集約要件

置き換え教育訓練を使用して、単一の置き換え教育訓練要件を使用して複数の主要な教育訓練要件にクレジットを付与することができます。教育訓練システムに、10 の Vault ドキュメント教育訓練要件を満たすために、すべての必須 SOP 教育訓練資料を含む E-ラーニングコースが含まれているとします。

教育訓練資料として E-ラーニングコースを含む置き換え教育訓練要件を 1 つ作成し、既存の 10 すべての主要な SOP 教育訓練要件を指すグループ置き換えルールを定義することができます。夜間の Vault Training ジョブが実行されると、該当する学習者は、SOP ごとに個別の教育訓練割り当てを一つずつではなく、E-ラーニングの単一の教育訓練要件を受け取ります。

例: 外部コース置き換え

置き換え教育訓練を使うと、教育訓練管理者は必須の教育訓練を受け取る別の方法を提供することができます。組織が、特定のタイプの従業員に CPR 証明書を必要とし、「CPR 証明書」クラスルーム教育訓練要件で管理される従業員インストラクターによる年次 CPR コースを開催するとします。この教育訓練は 3 月に実施され、その年の 1 月～3 月に雇用されているすべての該当従業員が参加します。

該当する従業員 1 人が通常のサイクル外で雇用されている場合、その従業員に、外部教育訓練要件「CPR 証明書 – 施設外」で管理されるサードパーティの施設外の教育訓練コースを使用して CPR 証明書を取得できるようにしたいと考えます。その場合、外部教育訓練要件を置き換えとマークし、割り当ての日付に紐づけられた置き換えルールを定義して、1 月～3 月以外に割り当てられた「CPR 証明書」クラスルーム教育訓練割り当てを外部教育訓練割り当て「CPR 証明書 – 施設外」と置き換えることができます。

置き換え教育訓練要件の作成

別の教育訓練要件と同じ処理を使用して、さらに置き換え教育訓練要件であるチェックボックスを選択した置き換え教育訓練要件を作成することができます。

置き換え教育訓練要件は、置き換え目的のみに使用されるライトな教育訓練要件です。置き換え教育訓練要件と主要な教育訓練要件の違いは次の通りです:

置き換え教育訓練要件をカリキュラムに直接追加できないため、主要な教育訓練要件を追加する必要があります。
置き換えルールを持つ主要な教育訓練要件には繰り返しが考慮されますが、置き換え教育訓練要件は置き換え関連フィールドの値を持つことができません。
直接割り当て機能は置き換えルールを迂回します。主要な教育訓練要件または置き換え教育訓練要件のいずれかの直接割り当てを使用することができます。
置き換え教育訓練割り当ては関連割り当て詳細レコードを持ちません。

置き換え教育訓練要件の期日

置き換え教育訓練要件の期日を詳細に管理する場合、次のオプションから選択することができ、各置き換えごとに異なる選択肢を選択できます:

基になる置き換え期日: このフィールドは、Vault による置き換え教育訓練割り当ての期日値の計算方法を決定します。以下から選択:
- 主要教育訓練割り当て期日(複数ある場合は最も早いもの): Vault は、主要教育訓練割り当ての期日値を、置き換え教育訓練割り当ての期日として使用します。
- 置き換え教育訓練要件期間: Vault は、置き換え教育訓練割り当ての期日を置き換え教育訓練要件の期間を基に計算します。基になる置き換え期日フィールドが空白であっても、これはデフォルトの挙動です。
置き換え期日の上書き: このフィールドは、学習者が複数の主要教育訓練要件を満たす置き換え教育訓練割り当てを受領する際に、Vault が適用する期日値を決定します。以下から選択します:
- 既存の期日の保持: Vault は既存の教育訓練割り当ての期日値を使用します。置き換え期日の上書きフィールドが空白であっても、これはデフォルトの挙動です。
- 最も早い期日の使用: Vault は新しい割り当ての期日値を、基にした置き換え期日の値に基づき、既存の教育訓練割り当てと比較し、最も早い期日値を使用します。
- 最も遅い期日の使用: Vault は新しい割り当ての期日値を、基にした置き換え期日の値に基づき、既存の教育訓練割り当てと比較し、最も遅い期日値を使用します。

学習者の選択を許可しますか？

学習者の選択を許可しますか？の選択主要教育訓練要件のフィールドで、学習者は主要教育訓練割り当てと任意の現在の有効な置き換えのうちのいずれかを選択できます。このオプションは、教育訓練要件オブジェクトページレイアウトに従って、主な教育訓練要件詳細セクション、または置き換え教育訓練ルールを定義する際に表示されます。

このオプションが有効になると、夜間教育訓練ジョブが割り当てを作成する時、Vault は置き換え教育訓練割り当てを作成しません。代わりに、学習者がそれを選択すると、置き換え教育訓練割り当てが作成されます。学習者が選択可能な割り当てをクリックすると、その割り当てにマイタスクビューを介してアクセスしたか学習者ホームページを介したかに応じて、ポップアップダイアログかタスクページのいずれかに利用可能な選択肢が表示されます。

教育訓練要件に置き換えルールを定義する

教育訓練要件に置き換えルールを定義するには:

管理者 > 企業管理者 > 教育訓練要件へ、またはカスタムタブへ進み、教育訓練要件レコードをクリックします。
オブジェクトページレイアウトの置き換え教育訓練ルールセットセクションで、編集をクリックします。このセクションを使用できるようにするには、管理者は、教育訓練要件オブジェクトページレイアウトに置き換え教育訓練ルールセットセクションを追加する必要があります。
+ルールをクリックします。
置き換え教育訓練要件にルールを定義する場合、単一またはグループを選択します。単一を使うと、ルール付きの 1 つの主要な教育訓練要件をターゲットとすることができ、グループを使うと、複数の主要な教育訓練要件をターゲットとすることができます。
任意の作業: 鉛筆アイコンをクリックしてルールラベルを編集します。
ルール定義フィールド値を定義します。
任意の作業: ルールの条件を追加します。
任意の作業: +ルールをクリックして、教育訓練要件に追加ルールを定義します。
保存をクリックします。
必要に応じて、順序変更をクリックして希望する位置にルールをドラッグすることで、ルール優先度の順序を変更します。順序を変更できるのは、主要な教育訓練要件のルールのみです。

教育訓練要件が教育訓練に適格なライフサイクル状態になると、条件が満たされた際に定義された置き換えルールがトリガーされます。

置き換えルールの削除

置き換えルールを削除するには、置き換え教育訓練ルールセットセクションの編集をクリックして、ルールボックスの X をクリックします。Vault は、主要な教育訓練要件でルールが削除されるとルール優先度値を削除しますが、置き換え教育訓練要件の置き換えルールを削除しても優先度値は更新されません。

置き換えルールの表示

Vault は、ユーザに置き換えルールに定義されたオブジェクトとフィールドへのアクセス権限があるかどうかを確認しません。ユーザに、置き換え教育訓練ルールセットと置き換え教育訓練ルールオブジェクトへの参照アクセス権限がある限り、Vault はすべてのルールデータを表示します。

置き換えルール条件

この定義は、置き換えがトリガーされる要件をさらに詳しく設定します。条件として、関連するパーソン、学習者ロール、カリキュラムレコードのフィールド値のいずれを使用することもできます。条件は、AND 演算子を使用してリンク付けされるため、任意のルールのすべての条件が、True として評価するルールを満たす必要があります。ルールごとに条件を 5 つまで追加することができます。条件は、レポートまたはレコードフィルタと同様、置き換えルールに適用されるフィルタのように機能します。

学習者ロールまたはカリキュラムが条件に使用される場合、Vault は、学習者に学習者ロールまたは教育訓練マトリックスのカリキュラムがあるかどうかを確認します。ただし、Vault は、学習者ロールまたはカリキュラムのライフサイクル状態を確認したり、それらが教育訓練要件に紐づけられているかどうかを確認したりすることはありません。

に等しいおよびは空白である演算子は、返されたレコードが条件に一致する場合に True を返しますが、に等しくない演算子は、返されたどのレコードも条件に一致しない場合に True を返します。

例えば、学習者が、施設値が「神奈川-A」、「大阪」、「川崎」の学習者ロールを持っているとします。条件が「学習者ロール > 施設は神奈川-Aに等しい」の場合、「神奈川-A」が結果一式に含まれるためその条件は True を返します。条件が「学習者ロール > 施設は神奈川-A に等しくない」の場合、学習者に施設値が「神奈川-A」の学習者ロールがあるためその条件は False を返します。

置き換え教育訓練および教育訓練要件のインパクトアセスメント

置き換えルールを含む主要なまたは置き換えの教育訓練要件は、教育訓練要件のインパクトアセスメント (TRIA) の対象となります。置き換え教育訓練を使用する Vault では、管理者は使用中の教育訓練ルールセットセクションを教育訓練要件のインパクトアセスメントオブジェクトページレイアウトに追加する必要があります。

Vault が TRIA を作成すると、ユーザは影響を受ける教育訓練要件に定義された置き換えルールを表示することができます。影響を受ける教育訓練要件が置き換えである場合、教育訓練割り当てを発行する？と更新済みクイズが必要？のフィールドは、これらのフィールドが置き換え教育訓練要件に該当しないため、TRIA 内で更新できません。

教育訓練対象レコードの置き換えルールの編集

教育訓練要件レコードの置き換え教育訓練ルールセットセクションでは、レコードの編集をクリックすると、情報アラートが表示されます。Vault でアラートが表示されるのは、教育訓練に 1 つ以上の未完了の教育訓練割り当てがある場合のみです。また、変更によって影響を受ける可能性のある未完了の教育訓練割り当ての最大数が表示されます。番号をクリックすると、影響を受ける教育訓練割り当てレコードにフィルタリングされたレコードリストのビューに移動します。

置き換えを変更すると、学習者が次回教育訓練割り当てをクリックした時に、更新された置き開けルールが影響を受ける割り当てに反映されます。

置き換え教育訓練のベストプラクティス

置き換え教育訓練が予想通りに機能するように、このセクションのガイドラインに従ってください。

教育訓練要件の使用可否

置き換え教育訓練要件は、トリガーに使用できるようになる前に使用可能 (available_state__v) のライフサイクル状態である必要があります。ルールが学習者に適用されるものの、置き換え教育訓練要件が使用可能状態 (available_state__v) ではない場合、Vault はルールを評価せず、学習者にルールを適用しません。

割り当て後に、置き換え教育訓練要件の状態が廃止状態または無効状態に変化した場合、学習者が置き換え教育訓練割り当てにアクセスすると置き換え教育訓練割り当てはキャンセルされます。学習者にはタスクがキャンセルされたページが表示されますが、教育訓練割り当ての状態は割り当て済みに変更され、適切な教育訓練ワークフロータスクが使用できます。

教育訓練ドキュメントの使用可否

置き換え教育訓練要件のタイプが Vault ドキュメントの場合、ドキュメントは、発行済みまたは有効のいずれかのライフサイクル状態で教育訓練に適格である必要があります。ドキュメントが適格な状態ではない場合、Vault はルールを評価せず、適用しません。

置き換え教育訓練要件のドキュメントが発行済みまたは有効から過去版または廃版に進んだ場合、Vault は、学習者がそれを開き、主要な教育訓練割り当ての状態が割り当て済みに変化し、適切な教育訓練ワークフロータスクが使用できると、置き換え教育訓練割り当てをキャンセルします。

クラスルーム教育訓練置き換え動作について

主要な教育訓練割り当てがクラスルーム教育訓練割り当てで、置き換え教育訓練割り当てが開かれている場合、Vault は、置き換え教育訓練割り当てによって完了されるため、関連付けられたクラス名簿レコードがその主要なクラスルーム教育訓練割り当てを参照しないようにします。

主要なクラスルーム教育訓練割り当てのクラスの一部の値がはいであるものの、置き換えルールが変化して主要な教育訓練割り当てが適用されなくなった場合、Vault は置き換えルールを評価し、主要な教育訓練割り当てを割り当て済みライフサイクル状態に変更するか、新規置き換え教育訓練割り当てを作成し割り当てます。その場合、最初の教育訓練割り当てが自動的に変更されないため、学習者には、2 つのクラスルーム教育訓練割り当てが割り当てられます。このような状況について、クラスルーム教育訓練のベストプラクティスに関する文書でさらに詳しくご確認ください。

制限

デフォルトで、各教育訓練要件は、20 の置き換えルールまたは前提条件ルールに制限されます。この制限を変更するには、Vault 製品サポートにご連絡ください。
教育訓練割り当てをインポートする際に、教育訓練割り当ての両方の参照に対して作成ソースが import__v でない場合、関連教育訓練割り当て (related_training_assignment__v) オブジェクトレコードを手動で作成できません。
教育訓練要件を参照する既存の教育訓練割り当てがある場合、教育訓練要件を置き換えや主要に変換することはできません。
教育訓練要件インパクトアセスメント: 置き換えルールは教育訓練要件インパクトアセスメントレコード内で直接編集できません。教育訓練要件レコード上でのみ編集できます。
Vault がコピーされる場合置き換えルールを保存する教育訓練ルールセットと教育訓練ルールオブジェクトレコードにはコピーされないため、置き換えルールの条件をターゲット Vault で手動で作成する必要があります。、これは、条件が、ソース Vault に存在するもののターゲット Vault には存在しない可能性があるフィールドまたはフィールド値を参照する場合があるためです。
教育訓練ルールオブジェクトのフィールド rule_conditions_internal__v は変更されません。
保存されていない置き換えルールの編集中にページから離れても警告は表示されないため、ページを終了する前にルールを保存するようにしてください。
置き換え教育訓練要件であるフィールドでチェックボックスを表示するオプションが有効化されている必要があります。

置き換えルールを表示するには、ユーザに、教育訓練ルールセットと教育訓練ルールに参照権限を含む権限セットが必要です。置き換えルールの作成および編集を行うには、ユーザに、教育訓練ルールセットと教育訓練ルールのオブジェクトに参照、作成、編集、削除の権限を含む権限セットが必要です。