拡張可能な管理版のダウンロード (QualityDocs)

QualityDocs ユーザは Vault の外部で特定のコンテンツのコピーを追跡したり、特殊な用途のために特定のオーバーレイを使用してコピーを準備する方法を必要とすることが少なくありません。QualityDocs Vault は特殊なユーザアクションを提供してこれらの使用例を支援し、管理版のダウンロードと配布をサポートします。

ダウンロードの際に、Vault は各管理版に固有識別番号を割り当てて管理版トレースオブジェクトレコードを作成し、Vault 外部におけるこれらの管理版のステータスをユーザが追跡できるようにします。これらのオブジェクトレコードの専用ライフサイクルを使用すると、組織のニーズに合わせてこれらの管理版の配布と照合を管理することができます。管理版をダウンロードする際、Vault でコンテンツに署名ページが添付されたり、特別なオーバーレイが適用されたりする場合もあります。ドキュメントのライフサイクル状態によっては、臨床検査機関参照コピーの要求や施設掲載コピーの要求といった管理版アクションが 1 つまたは複数ある場合も、一つもない場合もあります。

拡張可能な管理版の有効化

ドキュメントの管理版をダウンロードするには、管理者が拡張可能な管理版を有効化して様々なオブジェクト、ページレイアウト、セキュリティ、およびオーバーレイを Vault に設定する必要がります。QualityDocs Vaults については、拡張可能な管理版の設定（QualityDocs）をご覧ください。

Vault に拡張可能な管理版をダウンロードする方法

オブジェクトベースの拡張可能な管理版を使用して、Vault は静的フォームの代わりに設定可能なオブジェクトレコードから管理版の情報を収集します。オブジェクトレコードの管理版情報を取得することにより、データ収集、セキュリティ、プロセス、およびレポート作成オプションが大幅に強化されます。

管理版がダウンロードされると、Vault はフォームを開いて新しい管理版ユーザ入力レコードをダイアログ内に作成します。このダイアログでは、管理者が設定したフィールドに管理版の要求に関するデータを入力できます。管理版の要求を送信すると、Vault が要求した管理版と関連付けられたマニフェストファイルを含む ZIP ファイルを生成します。また、Vault は要求された各管理版に関連付けられた管理版トレースレコードを作成し、管理版ユーザ入力レコードのフィールドのデータを各管理版トレースレコードにコピーします。ジョブが進行中であることを警告するバナーが表示され、ZIP ファイルのダウンロードの準備が完了すると Vault 通知が送信されます。

管理版のダウンロード中に発生する可能性があるエラーについては、以下の詳細をご覧ください。

管理版のダウンロード

管理版をダウンロードするには:

  1. ドキュメントのすべてのアクションメニューから管理版アクションを選択します。これらのアクションは組織の設定によって異なり、名前に「管理版」が入っていないこともあります。
  2. Vault で管理版ユーザ入力ダイアログが開きます。ここで表示されるダイアログのタイトルとフィールドは、管理者の設定によって異なります。
  3. 必要に応じてフィールドを入力します。
  4. 続行をクリックします。Vault は要求された管理版を含む ZIP ファイルを非同期的に生成します。ZIP ファイルにはコピータイプ、ドキュメント名および要求者名がリストされ、その後ろにすべてのユーザ入力フィールドがアルファベット順に記載されたマニフェスト PDF ファイルも含まれます。ファイルは通知ページからダウンロードできます。

管理版のダウンロード一括アクション

一括アクションで複数のドキュメントから管理版を要求するには、一括ドキュメントアクションの使用をご覧ください。

レポート作成

レガシー管理版ドキュメント付きの配布タイプレポートは、拡張可能な管理版に適用されません。拡張可能な管理版データのレポートを作成するには、管理版トレースオブジェクトレコードを参照するレポートを設定します。

エラーおよび制限

場合によっては、Vault が管理版をダウンロードできないことがあります:

  • 管理版ユーザ入力と管理版トレースオブジェクトタイプまたはレコードの間に設定ミスがあった場合、Vault は正常に管理版をダウンロードすることができません。
  • コピーのダウンロードやマニフェストファイルの準備でエラーが発生しても、ほとんどの場合は、Vault が管理版トレースレコードを作成します。このような場合、Vault は管理版トレースレコードの Vault からリリース済みフィールドのチェックボックスを設定しません。
  • 届いたマニフェストファイルの管理版のダウンロードでエラーが発生すると、Vault により報告されます。
  • 管理版一括アクションの実行中に Vault が管理版ユーザ入力レコードを作成できなかった場合、Vault は一括アクションウィザードの確認ページでユーザに通知します。
  • Vault はソースファイルがパスワードで保護されているドキュメントの拡張可能な管理版をダウンロードすることはできません。

管理版のダウンロード権限は以下の権限により制御されます:

タイプ権限制御
セキュリティプロファイルオブジェクト: 管理版ユーザ入力: 参照、作成管理版がダウンロードされたときに管理版ユーザ入力レコードを作成する権限。
セキュリティプロファイルオブジェクト: 管理版トレース: 参照管理版ユーザ入力ダイアログおよびレコードに入力されたデータから Vault が作成した管理版トレースレコードを表示する権限。
ドキュメントロール管理版の配布ドキュメントのすべてのアクションメニューから管理版をダウンロードするユーザアクションにアクセスする権限。この権限は、管理版の一括ダウンロード権限も制御します。