Vault には、部門オブジェクトで部門の詳細を管理できる機能があります。管理者 > 企業管理者 > 部門で部門を表示して管理できます。
選択リストフィールドではなく部門オブジェクトを使用すると、ユーザがどの部門フィールドを使用しても部門に関連するドキュメントを見つけることができるというメリットがあります。たとえば、品質保証部門に QA というコードがある場合、ユーザは「品質保証」または「QA」でドキュメントを検索できます。
部門を追加および編集するには
部門を追加または編集するには：
- 部門ページで、作成をクリックするか、または既存の部門をクリックしてから編集をクリックします。
- 部門名と部門番号/コードを入力します。
- 任意の作業：部門フィールドを入力します (部門番号/コード等)。これらのフィールドは、管理者による標準オブジェクトの変更に応じて、Vault ごとに異なる場合がありますのでご注意ください。
- ステータスを有効または無効に設定します。ドキュメントフィールドを設定する際、ユーザには有効な部門のみが表示され、選択可能になります。
- 保存をクリックします。
部門を無効化・削除するには
Vault では、少なくとも一つのドキュメントでユーザが選択した部門、または管理者がライフサイクルルールまたはワークフローで使用している部門は削除できません。部門を削除できない場合、ステータスを無効に変更し、ユーザが今後その部門を選択できないようにします。
部門を削除するには：
- 部門ページで、部門にマウスオーバーします。
- 表示される赤い X アイコンをクリックします。
- 確認ダイアログで続行をクリックし、部門を永久に削除します。