品質ドキュメントの生成 (ローダ)

この Vault QMS 機能を使うと、管理者は、品質オブジェクトレコードのデータに基づいてドキュメントを作成するユーザアクションまたはエントリアクションを設定することができます。これらのドキュメントは、フォーマット済み出力テンプレート、ドキュメントテンプレート、またはレポートから作成されて Vault に保存されるため、複数の関連レコードの複雑な設定やデータを生成済みドキュメントに取り込むことができます。この機能で作成されたドキュメントは、開始レコードの Vault ドキュメントメタデータを継承し、ライブラリに追加され、生成元のレコードにリンク付けされます。

品質ドキュメントの生成を使用する

ユーザは、設定済みのユーザアクションを使用する、あるいはオブジェクトレコードを設定済みエントリアクションを持つ状態に変更させる、いずれかの方法でドキュメント生成を開始します。エントリアクション経由で生成されたドキュメントは、システムユーザによって作成されます: Vault ではユーザに非表示となるもののテンプレートの一部として設定される情報は、生成されたドキュメントに表示される情報として含められます。ドキュメント生成機能はシステムユーザとしてコンテンツを作成しますが、コンテンツの所有者は、コンテンツが作成されるとアクション自体の設定に基づいて設定されます。

品質ドキュメント階層は、大量のデータの大容量のデータを含めることができるため、この操作を完了するには時間がかかる場合があります。生成されると、ドキュメントはオブジェクトレコードのドキュメント参照フィールドでリンク付けされます。生成されたドキュメントの名前は、ドキュメント参照フィールドのラベルと品質オブジェクトレコードの名前で構成されます（例: 「Related Document – QE000001」）。名前は、作成されるドキュメントのタイプに指定された設定に従うため、お使いの Vault の命名スキーマに一致するようにこのファイル名を上書きすることができます。

ドキュメントの生成時に、Vault は、名前とデータタイプが一致するフィールドのフィールドデータを、元のオブジェクトレコードから新たに作成されたドキュメントに転送します。この転送は、拡張子がないフィールド名 (例: __c や __v) に一致し、名前が同じ一致フィールドが 1 つ以上ある場合は、標準フィールド (__v) を優先します。Vault は、ドキュメントの生成時に必須フィールドの設定に違反しません。タイプがサポートされているドキュメントテンプレートからドキュメントを生成する際に、Vault は差し込みフィールド機能を使用してもデータを転送することができます。

設定の概要

以下の Vault コンポーネントを設定すると、品質ドキュメントの生成機能を効果的に使用できるようにすることができます:

ドキュメントタイプの設定

ドキュメント生成は、フォーマットされた出力からのドキュメントの生成、レポートからのドキュメントの生成、およびドキュメントテンプレートからのドキュメントの生成アクションの使用に依存します。選択したドキュメントタイプの必須フィールドが空白の場合、これらのアクションは実行できません。ドキュメントの生成前に、必須ドキュメントフィールドがデフォルト値経由で入力されていることを確認します。

アクションの実行時に、品質オブジェクト設定に、値が生成されたドキュメントに設定できる適切なドキュメント参照フィールドがあることを確認します。

ドキュメント生成アクションの設定

品質ドキュメントの生成を有効化するには、ユーザアクションとして利用可能なアクションを実行するか、またはオブジェクトライフサイクルのエントリアクションとして設定することで自動化処理の一環として追加する必要があります。該当するオブジェクトのライフサイクルにいずれの状態でも設定に利用できます。

品質ドキュメント階層は、大量のデータの大容量のデータを含めることができるため、この操作を完了するには時間がかかる場合があります。プロセスのライフサイクルのどの時点でこれらのアクションを起動するか、または許可するかを慎重に検討する必要があります。

設定済みアクションはドキュメント所有者を自動決定しますが、必要に応じて動的アクセスコントロールを使用して他のロールにアクセス権を付与することができます。これらのドキュメントを生成するために設定したアクションが正常に機能するように、計画およびテストを行うことが推奨されます。

フォーマットされた出力からドキュメントを生成アクションの設定

このアクションを設定するには:

  1. 該当するオブジェクトライフサイクル状態の詳細ページのユーザアクションまたはエントリアクションセクションで、編集をクリックします。
  2. プロセスに適切に常時または条件付きで実行を選択します。
  3. ドロップダウンからフォーマットされた出力からドキュメントを生成するアクションを選択します。
  4. ドキュメントタイプを選択します。お使いの Vault のどのドキュメントタイプからでも選択できます。初期設定時に、テスト用に必須フィールドが少しあるかまたはまったくない単純なドキュメントタイプを選択すると有益な場合があります。
  5. ドキュメントタイプのドキュメントライフサイクルを選択します。
  6. ドキュメント上のオブジェクト参照フィールドを選択します。アクションが実行されると、Vaultはこのフィールドに、元のレコードへのリンクを入力します。
  7. ユーザアクションを設定する場合、ドキュメント生成時に使用する利用可能なフォーマットされた出力から選択します。このオブジェクトに関連付けられている任意のフォーマットされた出力テンプレートから選択できます。任意のテンプレートの利用を適切なオブジェクトタイプに制限するために、条件付きで実行オプションを使用することを検討してください。
  8. エントリアクションを設定する場合、テンプレートドロップダウンからフォーマットされた出力を選択します。
  9. 任意の作業：ユーザアクションを設定する場合は、デフォルトのフォーマットされた出力を選択します。ユーザがアクションを実行すると、この出力がダイアログのデフォルトテンプレートとなります。
  10. ドキュメント参照フィールドを選択します。選択は、ライフサイクルのオブジェクトに利用できる送信ドキュメント参照フィールドに制限されます。アクションが実行されると、新しいドキュメントへのリンクでこのフィールドが入力されます。
  11. 所有者の入力元ドロップダウンで、ユーザフィールドからまたは品質チームロールからのいずれかを選択します。詳しくは以下を参照してください。
  12. ユーザアクションを設定する場合は、アクションラベルを入力します。
  13. 保存をクリックします。

ドキュメントテンプレートからドキュメントを生成するアクションの設定

このアクションを設定するには:

  1. 該当するオブジェクトライフサイクル状態の詳細ページのユーザアクションまたはエントリアクションセクションで、編集をクリックします。
  2. プロセスに適切に常時または条件付きで実行を選択します。
  3. ドロップダウンからドキュメントテンプレートからドキュメントを生成するアクションを選択します。
  4. ドキュメントタイプを選択します。お使いの Vault のどのドキュメントタイプからでも選択できます。初期設定時に、テスト用に必須フィールドが少しあるかまたはまったくない単純なドキュメントタイプを選択すると有益な場合があります。
  5. ドキュメントタイプのドキュメントライフサイクルを選択します。
  6. ドキュメント上のオブジェクト参照フィールドを選択します。アクションが実行されると、Vaultはこのフィールドに、元のレコードへのリンクを入力します。
  7. ユーザアクションを設定する場合、ドキュメント生成時に使用する利用可能なドキュメントテンプレートから選択します。このドキュメントタイプに関連付けられている任意のドキュメントテンプレートから選択できます。
  8. エントリアクションを設定する場合、ドロップダウンからドキュメントテンプレートを選択します。
  9. 任意の作業：ユーザアクションを設定する場合は、デフォルトのドキュメントテンプレートを選択します。ユーザがアクションを実行すると、このテンプレートがダイアログのデフォルトテンプレートとなります。
  10. ドキュメント参照フィールドを選択します。選択は、ライフサイクルのオブジェクトに利用できる送信ドキュメント参照フィールドに制限されます。アクションが実行されると、新しいドキュメントへのリンクでこのフィールドが入力されます。
  11. 所有者の入力元ドロップダウンで、ユーザフィールドからまたは品質チームロールからのいずれかを選択します。詳しくは以下を参照してください。
  12. ユーザアクションを設定する場合は、アクションラベルを入力します。
  13. 保存をクリックします。

レポートからドキュメントを生成アクションの設定

  1. 該当するオブジェクトライフサイクル状態の詳細ページのユーザアクションで、編集をクリックします。
  2. プロセスに適切に常時または条件付きで実行を選択します。
  3. ドロップダウンからレポートからドキュメントを生成するを選択します。
  4. ドキュメントタイプを選択します。お使いの Vault のどのドキュメントタイプからでも選択できます。初期設定時に、テスト用に必須フィールドが少しあるかまたはまったくない単純なドキュメントタイプを選択すると有益な場合があります。
  5. ドキュメントタイプのドキュメントライフサイクルを選択します。
  6. ドキュメント上のオブジェクト参照フィールドを選択します。アクションが実行されると、Vaultはこのフィールドに、元のレコードへのリンクを入力します。
  7. ドロップダウンメニューからレポートタイプを選択します。
  8. ドロップダウンメニューから利用可能なレポートビューを選択します。
  9. 任意の作業: デフォルトのレポートを選択します。ユーザがアクションを実行すると、この出力がダイアログのデフォルトテンプレートとなります。
  10. レポートのエクスポートタイプドロップダウンメニューからエクスポート先のフォーマットを選択します。CSV、Excel、Excel テンプレート、またはPDFから選択します。
  11. ドキュメント参照フィールドを選択します。選択は、ライフサイクルのオブジェクトに利用できる送信ドキュメント参照フィールドに制限されます。アクションが実行されると、新しいドキュメントへのリンクでこのフィールドが入力されます。
  12. 所有者の入力元ドロップダウンで、ユーザフィールドからまたは品質チームロールからのいずれかを選択します。詳しくは以下を参照してください。
  13. アクションラベルを入力します。
  14. 保存をクリックします。

ドキュメント所有者の入力

所有者の入力元ドロップダウンは、作成されると生成済みドキュメントの所有者ロールに配置するユーザを決定します。ユーザフィールドからまたは品質チームロールからのいずれかを選択します。ユーザフィールドからオプションは、オブジェクトの選択したユーザオブジェクトの参照フィールドからユーザを追加します。このオプションを使用するには、オブジェクトにユーザ参照フィールドが設定されている必要があることに注意してください。一度設定すると、このユーザ参照フィールドは、最大1人のユーザを持つ品質チームロールへのリンクフィールドとして設定されるか、または手動で入力することができます

品質チームロールのオプションは、選択した品質チームと品質チームロールの品質チームメンバーを所有者ロールに入力します。表示される品質チームとロールは、このオブジェクトのいずれのタイプに関連付けられたチームからの選択も許可します。このアクションが適用されるレコードのタイプが使用しているチームのみを選択します。ユーザが最大 1 人(1)の品質チームロールのみがこの目的で使用できます。

コピーによる Vault プロビジョニング後のドキュメント生成アクションについて

Vault Product Operations が、ドキュメントテンプレートからのドキュメントの生成アクションを設定した後に Vault をコピーした場合、ドキュメントテンプレートの特性が変化している可能性があるため新しい Vault でアクションを再設定する必要がある場合があります。