教育訓練要件インパクトアセスメント (Vault Training)

ドキュメント変更管理または通常のドキュメントリリースプロセスのいずれかで、教育訓練要件のドキュメントが更新されたら、教育訓練要件の関連資料またはクイズを確認し、変更が必要かどうかを判断する必要があります。Vault Training は、そのようなレビューを教育訓練要件インパクトアセスメント（TRIA）によって教育訓練システムに統合するツールを提供します。

TRIA 作成挙動について

デフォルトで、教育訓練要件インパクトアセスメントレコードの作成エントリアクションがトリガーすると、Vault は以下の基準を介した教育訓練要件の教育訓練要件インパクトアセスメントの必要性を判断します:

• 教育訓練要件がクラスルーム教育訓練要件タイプ、または
• 教育訓練要件がドキュメント教育訓練要件タイプであり、クイズまたはE-ラーニングコースを含む複数のドキュメントを含む場合、 または
• 教育訓練要件が、置き換えまたは前提条件ルールによって影響を受ける場合。

教育訓練要件に関連付けられたドキュメントが選択された状態に入ったら、このエントリアクションはアセスメントレコードを作成し、アプリケーションロールのユーザを共有設定に追加します。

すべての教育訓練要件での TRIA の有効化

上記の基準をバイパスし、代わりに Vault Training ですべてのタイプの教育訓練要件の教育訓練要件インパクトアセスメントを作成できるように、管理者 > 設定 > アプリケーション設定からすべての教育訓練要件に対して TRIA を有効にする設定を選択します。TRIA を正しく機能させるためには、関連するエントリアクションの順序が重要であることに注意します。

TRIA エントリアクションの順序

ドラフトから承認済や初期から最終のように、TRIA と教育訓練割り当ての両方が同じライフサイクル状態 (承認済や最終など） で発生する可能性があるライフサイクルでは、設定したエントリアクションの順序が重要です。教育訓練要件インパクトアセスメントの作成エントリアクションが、教育訓練割り当ての発行エントリアクションの前に実行されるように設定する必要があります。

これらのエントリアクションを誤った順序で設定すると、TRIA プロセスが未完成でも、教育訓練割り当ての発行アクションによって、教育訓練要件ドキュメントバージョンが更新される場合があります。

教育訓練要件インパクトアセスメントの設定

1. 教育訓練要件のインパクトアセスメントレコードの作成エントリアクションを適切なドキュメントライフサイクル状態（ドキュメントばメジャーバージョンに到達し、かつ教育訓練向けの発行にはまだ適格ではない状態）に設定します。
2. 任意の作業: タスクの割り当て先にアプリケーションロールを選択します。Vault がエントリアクションを実行する前に、このアプリケーションロールに 1 人以上のユーザが有効である必要があります。ドキュメント共有設定または DAC 経由でこのロールにユーザを追加することができます。ロールが選択されている場合、アクションの実行中に、Vault はこのロールに属するユーザを TRIA の共有設定にコピーします。ロールを選択しない場合、TRIA ワークフローを開始できるように、TRIA オブジェクト設定に共有ルールが含まれることを確認する必要があります。
3. オプション: ドキュメント日フィールドを期日として使用チェックボックスをオンにします。このオプションは、提案された発効日など、ドキュメントフィールドでの教育訓練割り当ての任意の結果の期日を基にしています。ドロップダウンからドキュメント日付フィールドを選択したら、その日に追加する日数を入力し、ドキュメントバージョン教育訓練の最終期日を決定します。TRIA レコードの期日フィールドは、選択したドキュメント日付フィールドが訂正済みドキュメントで使用できない場合、空白になります。
4. 任意の作業: 教育訓練割り当ての評価を追加します。インパクトアセスメントカスタムアクションを TRIA オブジェクト設定に追加し、TRIA オブジェクトのライフサイクルのシステムアップデートの保留中から教育訓練リクエスト状態にユーザアクションとして追加します。TRIA が正常に完了状態に変化しない場合、ユーザはこのアクションを選択でき、Vault は、裁定を選択する前に、評価するユーザが TRIA レコードの完了をクリックしたときと同じ評価を実行できます。

同じ教育訓練要件の追加ドキュメントが次にこのエントリアクションをトリガーすると、それらは同じ教育訓練要件インパクトアセスメントレコードに追加され、インパクトアセスメント担当者が評価する際に、該当するすべての変更が提示されます。

教育訓練要件インパクトアセスメントライフサイクル

上記の手順でユーザに割り当てられたアプリケーションロールが、ユーザが評価を実行する状態の教育訓練要件インパクトアセスメントオブジェクトライフサイクルに存在することを確認します。

教育訓練要件インパクトアセスメントワークフロー

教育訓練要件インパクトアセスメントがそのライフサイクルでTRIA を開始（initiate_tria_state__v）状態になると開始するオブジェクトワークフローを作成します。このワークフローには、各裁定のために定義されたルールを備えた決定手順を含める必要があります。以下は、評価ワークフローの例です:

教育訓練要件インパクトアセスメントを完了する方法

割り当てられたインパクトアセスメントを完了するには:

1. マイタスクビューに進みます。
2. 教育訓練要件インパクトアセスメントタスクをクリックします。
3. 教育訓練要件インパクトアセスメント詳細オブジェクトレコードの影響を確認します。この手順の詳細については以下を参照してください。
4. 必要に応じて、ドキュメント改訂教育訓練期日フィールドを更新して、再教育訓練のための新しい教育訓練割り当て発行の期日を設定します。
5. 教育訓練要件に影響を及ぼす変更を確認できたら、完了をクリックします。
6. 裁定を選択します。裁定のオプションは設定可能ですが、これらの結果タイプを含む可能性があります。
7. 完了をクリックします。教育訓練要件インパクトアセスメント詳細オブジェクトレコードは、選択された裁定に関連付けられたライフサイクル状態に移動します。

アセスメントが完了したら、教育訓練ドキュメントはそのライフサイクルの次の状態に移動することができます。Vault は、ドキュメントが教育訓練割り当ての発行エントリアクションが設定された状態に到達したら、アセスメントに示された裁定タイプが「教育訓練要件の更新」の変更を教育訓練要件に実装します。これにより、教育訓練要件インパクトアセスメントレコードがその完了状態に移動します。

TRIA のレビューについて

TRIA をレビューする時は、TRIA オブジェクト詳細ページで決定を行います。このオブジェクト詳細ページは、組織のニーズに合わせて設定することができますが、比較しやすいように、影響を受けるドキュメントの変更前後のバージョンと、該当する場合は、教育訓練要件の変更前後のクイズ定義を含むセクションがあることがよくあります。

処理を行う前に、変更後のセクションにあるドキュメント一式が、更新済み教育訓練要件での使用に適していることを確認します。

レビューを行うときは、次の挙動に注意してください:

• ドキュメントが V0.1 などのマイナーバージョンから V1.0 などのメジャーバージョンに変更されたために TRIA が発行された場合、変更前と変更後のコンテンツセットは同じである可能性があります。
• TRIA をトリガーした変更に基づきこの TR を前進させるために別のクイズを使用する必要がある場合は、そのクイズを TRIA ページで定義する必要があります。
• 再訓練しないおよび教育訓練割り当てを未完了のまま維持するというラベルの付いたフィールドが、決定への影響の下の TRIA ページに表示される場合がありますが、このページではそれらを更新しないでください。今すぐ教育訓練要件を更新する裁定を選択した場合、後で TRIA プロセスのポップアップダイアログを介して、これらのフィールドを検討するようにプロンプトされます。

裁定結果タイプ

裁定のオプションは設定可能ですが、これらの結果タイプを含む可能性があります。

• 教育訓練要件を今すぐ更新: このインパクトアセスメントの完了時に、影響を受ける教育訓練要件を更新することが適切であるということを示します。Vault の設定に応じて、この裁定を選択すると、直ちに関連する教育訓練要件が更新されるか、またはすべてのドキュメントがライフサイクルの適切な状態に入るのを待ってから、関連する教育訓練要件が自動的に更新されます。この判定を選択した場合、オプションで 3 つのフィールドの設定をプロンプトされます:
  • 教育訓練を再発行しますか？: Vault は、影響を受ける教育訓練要件が更新される時、新しい教育訓練要件を発行します。
  • 有効な教育訓練割り当てをキャンセル？: Vault は、フィールドをはいに設定して、影響を受ける教育訓練要件が更新される時、未完了の教育訓練要件をキャンセルします。
  • 更新されたクイズが必要: 発行される新しい教育訓練割り当てでは、TRIA で定義された新しいクイズのデザインを使用します。影響を受けるクイズは、現在のクイズのデザインフィールドにリンクされています。代用クイズが必要な場合は、新規クイズデザインフィールドで選択します。Vault は、レビューされた教育訓練要件を先に進めるためにこのクイズを使用します。
• 追加ドキュメントを待つ: インパクトアセスメントを待機状態に移動します。影響を受ける教育訓練要件の別のドキュメントが教育訓練要件インパクトアセスメントレコードの作成エントリアクションをトリガーした場合、Vault はインパクトアセスメントタスクを再発行します。
• 直ちに教育訓練要件を廃止する: レビュー後に、教育訓練要件が使用できない場合に、この裁定を使用して教育訓練要件を廃止します。
• 変更は教育訓練要件に影響を及ぼさない: ドキュメント変更が教育訓練要件に影響を及ぼさないことを示します。この裁定を選択すると、教育訓練要件はそのまま維持され、アセスメントのトリガーとなったドキュメントは更新されません。Vault は、この評決を受けた TRIA レコードの状態を、自動的にライフサイクル状態を完了に変更します。