拡張可能な管理版の設定 （QualityDocs）

QualityDocs ユーザは Vault の外部で特定のコンテンツのコピーを追跡したり、特殊な用途のために特定のオーバーレイを使用してコピーを準備する方法を必要とすることが少なくありません。拡張可能な管理版機能により、QualityDocs Vault は特殊なオブジェクトおよびフィールドを提供してこのビジネスプロセスを支援し、管理版のダウンロードと配布をサポートします。

ダウンロードの際に、Vault は各管理版に固有識別番号を割り当てて管理版トレースオブジェクトレコードを作成し、Vault 外部におけるこれらの管理版のステータスをユーザが追跡できるようにします。これらのオブジェクトレコードの専用ライフサイクルを使用すると、組織のニーズに合わせて管理版の配布と照合を管理することができます。管理版がダウンロードされる際に、管理者が特別なオーバーレイを設定して適用したり、コンテンツに署名ページを添付することを選択する場合もあります。ドキュメントのライフサイクル状態によっては、臨床検査機関参照コピーの要求や施設掲載コピーの要求といった管理版アクションが 1 つまたは複数ある場合も、一つもない場合もあります。

拡張可能な管理版を有効化する方法

Vault で拡張可能な管理版機能を有効化するには、管理者 > 設定 > アプリケーション設定で拡張可能な管理版の有効化設定を選択します。拡張可能な管理版を有効にすると、ドキュメントベースのすべてのレガシー管理版機能が効率的に置き換えられ、配布レポートを除くすべての既存の管理版アクションおよび設定が無効になります。レポートは、拡張可能な管理版に移行する際にレガシー管理版の照合を終了することができますが、新しいレガシー管理版を生成したり、配布レポートに新しいエントリを追加することはできなくなります。

管理者設定

Vault に拡張可能な管理版を設定する際は Veeva と連携することを強くお勧めします。Veeva と連携せずに Vault に管理版設定を移行する場合は、以下のアクションを完了させる必要があります:

1. 管理者 > 設定 > アプリケーション設定と進み、拡張可能な管理版の有効化設定を選択します。拡張可能な管理版を一度有効化すると、無効化できなくなりますのでご注意ください。
2. 必要な管理版のすべてのタイプの管理版ユーザ入力および管理版トレースオブジェクトに同一オブジェクトタイプを設定します。
3. 各管理版ユーザ入力と管理版トレースオブジェクトタイプにオブジェクトページレイアウトを設定します。ページレイアウトは管理版トレースおよび管理版ユーザ入力オブジェクト全体に一致する必要はありません。
4. 管理版トレースオブジェクトフィールドにアトミックセキュリティを設定して、ユーザが重要なフィールドを誤って更新しないようにします。Vault は自動的に管理版トレースオブジェクトのフィールドにセキュリティを適用しません。
5. レガシー管理版をサポートするドキュメントライフサイクル状態ユーザアクションを更新して管理版のダウンロードアクションが使用されるようにします。
6. レガシー管理版をサポートするオーバーレイを更新して新しい拡張可能な管理版トークンが参照されるようにします。
7. レガシー管理版をサポートする権限セットを更新して適切なユーザに管理版ユーザ入力オブジェクトタイプの作成権限と管理版トレースオブジェクトタイプの参照権限を付与します。

Vault に拡張可能な管理版をダウンロードする方法

管理版のダウンロードユーザアクションを選択した場合、Vault はダイアログで管理版ユーザ入力オブジェクトのレコードの作成ページを開きます。管理者が設定したフィールドにデータを入力します。管理版のダウンロードの要求が完了すると、Vault は ZIP ファイル内に適切なドキュメントを生成し、要求したユーザにファイルのダウンロードリンクを記載した通知を送信します。

さらに、Vault は管理版ユーザ入力レコードを処理し、すべてのシステム管理フィールドに入力し、要求された各ドキュメントコピーの関連付けられている管理版トレースレコードを自動的に作成し、管理版ユーザ入力レコードのすべてのユーザ入力フィールドから管理版トレースレコードの同じフィールドにデータをコピーします。ドキュメントが正常にダウンロードされると、Vault は管理版トレースレコードの Vault からリリース済みフィールドチェックボックスを自動的に設定します。管理版のダウンロード中にエラーが発生した場合、Vault はこの設定を行いません。次に管理版トレースレコードを使用して管理版データの表示、報告、および照合を行うことができます。

拡張可能な管理版のコンポーネント

拡張可能な管理版を有効化すると Vault に以下が追加されます:

管理版ユーザ入力オブジェクト

このオブジェクトは、管理版のダウンロードを要求したユーザから情報を取得します。組織はフィールドを追加、編集、または削除して収集するデータをカスタマイズすることができます。ユーザが管理版ユーザアクションを選択すると、Vault はこれらのオブジェクトレコードを作成し、管理版トレースレコードを生成する処理を実行して、ユーザが要求したコンテンツをダウンロードします。このオブジェクトは標準フィールドとカスタムフィールドの両方によりオブジェクトタイプをサポートします。管理者はオブジェクトページレイアウトを調整してすべての関連フィールドをデータ取得に含めることができます。

管理版トレースオブジェクト

このオブジェクトは、Vault で生成されたすべての管理版ファイルのトレースレコードを格納します。管理版トレースは標準フィールドとカスタムフィールドの両方によりオブジェクトタイプをポートします。ユーザが管理版の要求を完了すると、Vault は各レコードを作成して多数のフィールドを自動入力します。ユーザは手動で管理版トレースレコードを作成または削除することはできません。ユーザが管理版をダウンロードした場合にのみ、Vault がこれらを作成することができます。

管理版トレースのライフサイクル

このライフサイクルは管理版トレースオブジェクトに関連付けられており、Vault から削除されたドキュメントを表す管理版トレースレコードを組織が管理することができます。管理版トレースライフサイクルにはデフォルトで以下の状態が含まれます:

• 有効に使用中: この管理版は現在 Vault の外部にあります。
• リコール中: この管理版は現在 Vault の外部で使用中ですが、使用中止のリコールが存在します。
• リコール確認: この管理版は Vault の外部で使用対象外になっています。

管理者はこれらの状態を更新するか、アトミックセキュリティを設定するか、様々なオブジェクトライフサイクルおよびワークフローアクション (自動リコールなど) を使用して、Vault の外部で組織がコンテンツをどのように対応するかを表す強化されたプロセスを作成することができます。

管理版オブジェクトおよびオブジェクトタイプの設定

管理版をダウンロードするには、管理版ユーザ入力および管理版トレースオブジェクトに一致するオブジェクトタイプを設定する必要があります。2 つのオブジェクトタイプには同一のラベル、複数ラベル、および名前 (パブリックキー) が必要です。Vault で必要になる様々なタイプの管理版に複数のオブジェクトタイプを作成することができます。

これらのオブジェクトタイプを設定する際にユーザが選択または作成したフィールドにより、管理版をダウンロードしたときにユーザが入力するフィールドが定義されます。例えば、各オブジェクトにフィールドを作成して理由/妥当性、要求目的、および対象者詳細などの詳細情報を取得することをお勧めします。

管理版オブジェクトフィールドについて

管理版がダウンロードされたときに Vault がデータを取得して管理版トレースレコードのフィールドに正しく入力するためには、管理版ユーザ入力と管理版トレースの両方のオブジェクトタイプに同じフィールドを作成する必要があります。管理版トレースオブジェクトタイプには管理版ユーザ入力オブジェクトタイプにないフィールドを含めることができますが、ユーザがそれらを入力することはできません。

フィールド設定が管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクト全体で一致しない場合、管理版がダウンロードされたときに Vault が管理版トレースレコードを作成することができません。一般的なエラーには以下のものがあります:

• 管理版トレースオブジェクトで必須のフィールドが存在しない、または管理版ユーザ入力オブジェクトで必須になっていない。
• 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応するフィールドのフィールドタイプが異なる。
• 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応するテキストフィールドの最大長が同じでない。
• 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応する数字フィールドの最小値および最大値が同じでない。
• 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応するフィールドに設定されている動的参照制限が異なる。

たとえば、管理版ユーザ入力オブジェクトタイプでは使用目的フィールドが必須になっているにもかかわらず、管理版トレースオブジェクトタイプでは任意になっている場合です。Vault は自動的にフィールド値を管理版トレースオブジェクトにコピーします。ただし、使用目的フィールドが管理版ユーザ入力オブジェクトタイプでは任意、管理版トレースオブジェクトタイプでは必須になっている場合、管理版をダウンロードしたユーザが使用目的フィールドにデータを入力しないことが可能になり、Vault は関連付けられた管理版トレースレコードを作成できません。

管理版ユーザ入力オブジェクトの必須フィールド

すべての管理版ユーザ入力オブジェクトタイプには Vault ドキュメント (vault_document__v) フィールドを追加する必要があります。ユーザが一括アクションにより複数のドキュメントから管理版を要求したときにエラーが発生する可能性があるため、このフィールドを管理版ユーザ入力オブジェクトページレイアウトに追加しないでください。

管理版トレースオブジェクトの必須フィールド

以下のフィールドはすべての管理版トレースオブジェクトタイプで追加する必要がありますが、これらのフィールドを管理版トレースオブジェクトページレイアウトに追加することは推奨されません:

• 自動採番接頭辞 (autonumber_prefix__v)
• 自動採番接頭辞パターン (autonumber_prefix_pattern__v)
• 移行済み (migrated__v)
• Vault ドキュメント (vault_document__v)

オブジェクトページレイアウト

管理版ユーザ入力および管理版トレースオブジェクトタイプを設定すると、各タイプのオブジェクトページレイアウトを設定して管理版をダウンロードしたときに管理版ユーザ入力ダイアログに表示されてユーザが入力するフィールドと管理版トレースオブジェクトレコード詳細ページのフィールドを定義することができます。

拡張可能な管理版のアトミックセキュリティの設定

管理版トレースオブジェクトの目的は、Vault を離れた後の管理版を追跡する確かな記録にすることです。管理者は Vault を離れたコンテンツを表すすべてのフィールドにアトミックセキュリティを設定する責任を負います。以下の一般ガイドラインに従ってすべてのフィールドにアトミックセキュリティを適用することが推奨されます:

• Vault が管理版ユーザ入力レコードから管理版トレースレコードにフィールドをコピーする場合、そのフィールドのアトミックセキュリティは管理版トレースライフサイクルのすべての状態のすべてのロールに対して読み取り専用に設定する必要があります。
• フィールドが管理版トレースオブジェクトに固有で、Vault の照合プロセスまたはその他のカスタムプロセス中に取得された情報を表す場合、組織のニーズに基づいてユーザの裁量でアトミックセキュリティを適用することができます。

ユーザアクションの設定

管理版をダウンロードできるようにするには、該当するドキュメントライフサイクル状態にユーザアクションを設定する必要があります。拡張可能な管理版のユーザアクションタイプは管理版のダウンロードです。いくつかのフィールドを設定に使用することができます:

• 管理版タイプ: 要求されている管理版のオブジェクトタイプを示します。一致する管理版トレースオブジェクトタイプがない管理版ユーザ入力オブジェクトタイプはドロップダウンに表示されません。
• 自動採番接頭辞: Vault が選択されたタイプの管理版トレースレコードの自動採番に使用するトークンパターンを示します。Vault にはデフォルトのパターンが含まれていますが、独自のパターンを作成することもできます。
• オーバーレイ: 管理版がダウンロードされたときに Vault がコンテンツに適用するオーバーレイテンプレートを示します。この選択でライフサイクル状態ベースのオーバーレイ選択が上書きされますので、ご注意ください。1 つのオーバーレイを選択することをが推奨されます。ただし、最大 5 つのテンプレートを選択することが可能で、Vault はこれらを一緒に適用します。
• 署名ページを含む: 管理版がダウンロードされたときに Vault がコンテンツに署名ページを含めるかどうかを指定します。署名ページが存在しない場合、Vault は特定のドキュメントにこれを適用します。選択されていない場合、署名が適用されるか否かにかかわらず、管理版コピーでは署名ページが省略されます。

新しい管理版アクションを設定する場合、ライフサイクル状態セキュリティ設定が適切なドキュメントライフサイクルロールのユーザに管理版の配布権限を付与することを必ず確認してください。たとえば、その状態のセキュリティ設定が少なくとも 1 つのドキュメントライフサイクルロールに適切な権限を付与しなかった場合、承認済ドキュメントライフサイクル状態の管理版のダウンロードアクションにアクセスできるユーザが存在しなくなります。"

自動採番接頭辞

Vault は自動採番接頭辞を管理版トレースレコードに適用します。構文 ${VCC__fieldname__v} を使用する管理版ユーザ入力オブジェクトのフィールドを参照する自動採番接頭辞にトークンを含めることができます。例えば、トークン ${VCC__name__v} は管理版ユーザ入力レコードの名前を参照します。Vault は拡張可能な管理版が有効化されている Vault で以下のレガシー管理版トークンもサポートします:

• ${docNumber}: ドキュメント番号
• ${docMajor}: ドキュメントメジャーバージョン番号
• ${docMinor}: ドキュメントマイナーバージョン番号

デフォルト管理版自動採番接頭辞番号形式の「CC」を、メニューラベルに対応する値に差し替えることを推奨します。例えば、「施設掲載コピーの要求」メニューラベルでは、FPC-${docNumber}-${docMajor}-${docMinor}- とします。二つの別々のユーザアクションに、例えば CC-{####} 等の同じ番号形式を使用すると、番号値を共有することになるので、まったく同じコピー番号で二つの管理版コピーを作成することはできません。

自動管理版リコールの設定

現在配布されている管理版を含むドキュメントが廃止または置き換えられた場合、組織は、その管理版の調整のためにリコールプロセスが必要となる場合があります。

ドキュメントライフサイクルを、廃版または置き換えられたドキュメントに関連付けられている管理版トレースオブジェクトレコードが自動でリコール状態になるように設定することができます。次に、レポートを作成して、それらの管理版トレースレコードを調整する必要があることを担当者に通知することができます。

このプロセスをさらに自動化するために、状態変更を設定して、担当者がリコールプロセスを開始するためのワークフローをトリガーすることができます。

自動リコールは、次のコンポーネントに依存します:

• 管理版トレースのライフサイクル状態タイプ: 製造現場など Vault 外部の場所を対象に発行されたコピーの使用中の管理版 状態タイプに状態を割り当てます。通常これは、アクティブな使用中状態です。リコールプロセスの対象となる発行済みコピーのリコール中の管理版状態タイプに、状態を割り当てます。通常これは、リコール中状態です。
• 管理版のリコール: このエントリアクションを廃版または置き換えられた ドキュメントライフサイクル状態に追加します。.ドキュメントのバージョンがその状態に達すると、ドキュメントライフサイクル状態エントリアクションは、使用中の管理版状態タイプにある関連管理版トレースレコードを確認します。このようなレコードの状態は、すべてリコール中の管理版状態タイプに変更されます。すべての管理版トレースオブジェクトタイプ、またはオブジェクトタイプドロップダウンメニューから選択した特定のタイプに、エントリアクションを適用することができます。

これらのコンポーネントが設定されると、リコール中状態に自動開始ワークフローを設定し、管理版トレースオブジェクトレコードで選択したロールにリコール処理タスクを割り当てることで、この処理をさらに自動化することができます。Vault がこのロールを入力する方法を複数の選択肢から決定することができます:

• ユーザをロールに追加オブジェクトライフサイクル状態エントリアクションをリコール中の管理版状態タイプに追加します。このエントリアクションは、選択したユーザフィールド（例: 「申請者」）の値をロールドロップダウンメニューで選択したロールに追加します。このエントリアクションを使用する時は、管理版トレースオブジェクトのダイナミックアクセスコントロールを有効化する必要があることにご注意ください。このエントリアクションは、ワークフロー開始エントリアクションの前に実行する必要があります。
• カスタム共有ルールまたは 一致共有ルールを使用して、ルールを設定します。

オーバーレイの設定

拡張可能な管理版を使用すると、オーバーレイテンプレートで管理版トレースオブジェクトフィールドを参照するトークンを含めることができます。

標準オーバーレイテンプレート

標準オーバーレイテンプレートでは、Vault が管理版トレースオブジェクト参照フィールドでトークン構文 ${VCC__fieldname__v} をサポートします。例えば、レコード名を参照するトークンは ${VCC__name__v} となります。

ステータスなどのシステムフィールドやロングテキストフィールドの例外を使用してすべての管理版トレースオブジェクトフィールドをトークンとして選択することができます。オーバーレイテンプレートを保存すると、Vault でトークンのバリデーションが実行されます。

高度なオーバーレイ上書き

オーバーレイテンプレート上書きとして使用する XFA PDF ファイルを作成する際に、管理版トレースオブジェクトを参照するトークンを含めることができます。Vault のフィールドタイプに関係なく、「テキストフィールド」タイプを使って Vault フィールドを XFA PDF に追加する必要があります。

例えば、管理版トレースオブジェクトを参照するトークンの構文は VCC__fieldname__v になります。XFA PDF ファイルのレコード名を参照するには、トークンに VCC__name__v を含めます。

すべての管理版トレースオブジェクトフィールドはロングテキストフィールドの例外を使用してトークンとしてサポートされます。Vault はアップロード時に XFA PDF ファイルのバリデーションを実行します。

関連権限

以下の権限は、拡張可能な管理版機能の設定および作業に関する管理者権限を制御します:

ユーザが管理版で作業するために必要な権限の詳細は、拡張可能な管理版のダウンロードをご覧ください。