Vault QMS には、サプライヤ、パートナー、受託業者、その他の外部関係者が会社の代わりにお客様の組織の監査所見に回答するため、お客様の Vault への一時的な短期間のアクセスを効率化するための機能セットが含まれます。お客様は、次の機能を組織の監査人ユーザに提供することができるようになりました: 認識された外部連絡先から回答をリクエストする、Vault でこれらの個人と連携する、これらの外部パートナーへのユーザアカウントのプロビジョニングに関して最小限の管理の必要があるか管理の必要がない所見を終了できます。
監査品または他の認定内部 Vault ユーザが外部コンタクトからの共同編集を要求する際に、Vault はこれらのコンタクトの外部ユーザアカウントのプロビジョニングを自動化し、専用メールメッセージと連携するよう招待します。Vault は、共同編集が完了したらユーザアカウントを終了させることもできます。
Note: この機能は、お使いの Vault 内で外部関係者との長期または定期的な日常のやり取りを置き換えることを目的としていません。外部回答共同編集は、使用前に管理者による設定が必要です。
外部連携の定義
該当する品質イベント、CAPA、または SCAR レコードで、外部連携フィールドのパーソンレコードを選択することで、外部組織から割当先/コラボレータを特定することができます。このフィールドは、プロセスに関与する組織内のパーソンのみに強制することができます。例: 監査所見回答処理フローに沿った、外部所見（品質イベント）レコードのサプライヤーフィールドの組織。
コンタクトリスト
管理者によって設定されている場合、組織レコードに関連するパーソンを定義して、外部監査回答者のコンタクトリストを作成することができます。これは、Vault のパーソンレコードにある組織フィールドを入力することで定義されます。
ユーザアカウントプロビジョニングの自動化
組織が、外部所見またはリクエストを割り当てるパーソンを特定すると、Vault は、適用可能なライフサイクル内の特定のライフサイクル状態で、これらのパーソンを自動的に Vault に招待する/しないように設定できます。共同編集を開始したら、Vault は、外部コラボレータフィールドに特定されたパーソンがお使いの Vault にユーザアカウントを持っているかどうかを自動的に検出することができます。
Vault が、パーソンにユーザアカウントがないことを検出すると、システムは外部ユーザライセンスユーザを作成します。Vault が、パーソンに既にユーザアカウントがある場合、セキュリティまたはライセンシングにかかわらず既存のユーザを有効化するか、必要に応じて外部コラボレータアプリケーションロールにメンバーシップを追加することで、割り当てられた所見またはレコードに対してユーザアカウントにアクセス権限を付与します。
第三者がお使いの Vault で共同編集を終了した場合、Vault はそのユーザアカウントを自動的に無効化して、常に有効な外部ユーザライセンスの合計数を制限することができます。
Vault の QMS ユーザ自動化によってプロビジョニングされたユーザアカウントには、True に設定されたユーザレコードに QMS 自動化によって管理されていますのフィールドがあります。このフィールドが False に設定されている場合、ユーザは QMS 自動化によって有効化/無効化されることは一切ありません。
外部連携の置き換え
外部連携が、レコードの外部コラボレータフィールドから削除されるなどして無効になった場合、外部コラボレータフィールドの制約に適合する別のパーソンで置き換えることができます。外部コラボレータの置き換えが必要になった場合、適切なライフサイクル状態の該当する連携対象レコードでQMS: コラボレータユーザアクションを使用することができます(管理者によって該当する共同編集レコード上で設定されている場合)。あるいは、組織の処理に従って Vault が QMS ユーザアカウント自動化をトリガーすることができます。