視覚的階層の管理 (QualityDocs)

視覚的階層は、プロセスナビゲータページのバックボーンを形成します。これは、ユーザが Vault QualityDocs のプロセスと関連文書 (サポート文書) を見つけるために視覚的にナビゲーションするインタフェースを提供します。プロセスをサポートするドキュメントは、1 つまたは複数のプロセスに関連付けることができ、ユーザが自身のロールに関連するプロセス階層を閲覧すると確認することができます。

視覚的階層を使用する前に、管理者はいくつかの設定手順を完了しておく必要があります。

視覚的階層の仕組み

Vault は、主に視覚的階層と階層ドキュメントオブジェクトを使用して、プロセスナビゲータページにアクセスして閲覧したらユーザに表示されるコンテンツ構造を形成します。Vault は、構造で最高レベルの組織として視覚的階層オブジェクトタイプを使用します。視覚的階層オブジェクトレコードは、ページのナビゲーションノードを構成し、階層ドキュメントオブジェクトレコードは、視覚的階層オブジェクトレコードとビジネスプロセス Vault ドキュメント間の関係を構築します。プロセス所有者は、これらのレコードを作成して配置し、ニーズに合うようにドキュメントを分類・表示することができます。

視覚的階層の作成

プロセス所有者が階層に入力できるようになるには、管理者が、組織の最高レベルを表す視覚的階層オブジェクトに新規オブジェクトタイプを作成する必要があります。視覚的階層オブジェクトレコードは、プロセスツリーのノードを表すため、プロセスナビゲータページの構造を形成するために、相関する視覚的階層レコード一式を作成する必要があります。

視覚的階層レコードを作成・配置するには:

  1. 管理者 > 企業管理者 > 視覚的階層またはカスタムタブに進みます。
  2. 作成をクリックします。
  3. 階層ノードに名前と説明を追加します。Vault は、ナビゲータにクリック可能アイテムとして名前フィールド値を表示し、階層詳細ページに説明値を表示します。
  4. アイコンセレクタフィールドで、ドロップダウンから適切なアイコンを選択します。ナビゲータで、Vault はレコード名の左側にこのアイコンを表示します。
  5. 親セレクタフィールドで、現在のレコードをまとめる親視覚的階層レコードを選択するか、双眼鏡アイコンをクリックして検索します。このフィールドに親が選択されていない視覚的階層レコードは、構造の最上位のノードとして表示されます。詳しくは、以下の構造の制限をご覧ください。
  6. 任意の作業: 親内の位置フィールドで、Vault がナビゲータでレコードを表示する必要がある順序を決定するための値を入力します。値を入力しなかった場合、レコードはこのフィールドで値を処理するレコードの後に配置されます。複数のレコードが同じ値を処理する、またはこのフィールドに値がない場合、Vault はそれらのレコードをアルファベット順に表示することで問題を解決します。
  7. 保存をクリックします。

デフォルトで、Vault は、直ちに適切な権限を持つユーザに対して、ナビゲータに新規作成した視覚的階層レコードを表示し始めます。お使いの Vault の設定によっては、視覚的階層オブジェクトレコードが表示される前に、レビューワークフローまたはライフサイクル状態変更が行われる必要があります。

構造の制限

ナビゲータは、親レコードのない視覚的階層オブジェクトレコードを最大 3 つサポートし、最大 5 レベルの親子関係をサポートします。各親視覚的階層レコードは子レコードを 10 個まで持つことができます。任意のオブジェクトタイプの視覚的階層オブジェクトレコードを異なる視覚的階層オブジェクトタイプの親レコードに関連付けることはできません。これらの制限がビジネスニーズを満たさない場合、Vault 製品サポートにご連絡いただき以下の制限を変更することができます:

  • 親レコードを持たない視覚的階層オブジェクトの数
  • 親レコードあたりの視覚的階層オブジェクトの数

視覚的階層レコードにドキュメントを追加する

ナビゲータに関連文書 (サポート文書) 一式を表示するには、これらの文書を適切な視覚的階層オブジェクトレコードに追加する必要があります:

  1. 管理者 > 企業管理者 > 視覚的階層またはカスタムオブジェクトタブに進みます。
  2. 関連する視覚的階層オブジェクトレコードをクリックします。
  3. 階層ドキュメントセクションで、作成をクリックします。
  4. ドキュメントフィールドでドキュメントを選択するか、双眼鏡アイコンをクリックして検索します。
  5. 保存をクリックします。

ユーザがナビゲータで詳細ページをクリックすると、Vault はページ下部のドキュメントセクションにこれらのドキュメントの入力可能なリストを入力します。ユーザには、常にこのリストで表示権限を持つ最新版が表示されますまたは、管理者によって設定されている場合は、最新の固定状態バージョンが表示されます。

視覚的階層でビジネスプロセスを作成・管理するプロセス所有者は、階層ドキュメントと適切な視覚的階層のオブジェクトタイプに対する作成、参照、編集、削除権限を含む権限セットが必要です。