Vault QualityDocs 定期レビュー機能セットは、定期レビューワークフローとフォローアップタスクの自動開始の設定が可能で、ドキュメント変更管理レコードのトリガーへの明確な可視性を提供します。この機能には、定期レビューの対象となるドキュメントを識別し、各ドキュメントの定期レビューオブジェクトレコードを作成する、ドキュメント定期レビュージョブタイプが含まれます。次に定期レビュー ドキュメントワークフローを定期レビューレコードの作成時に自動で開始するように設定し、フォローアップタスクを発行して、定期レビューの結果に基づき適切な手順が実行されるようにします。
定期レビューオブジェクト & ライフサイクルについて
自動化された定期レビュージョブによって作成されると、定期レビューオブジェクトレコードは、それぞれが独自のドキュメントを備えた、定期レビューワークフローのエンベロープとして機能します。対応する標準定期レビュー ライフサイクルには、定期レビューに関連したワークフロー開始エントリアクションとユーザアクションを可能にする、事前設定された開始済み状態があります。
ドキュメント定期レビュージョブタイプが実行されると、作成済み状態で定期レビューレコードが作成され、すぐに状態が開始済みに変更されます。これは定期レビューワークフローの開始アクションなどの、その状態で設定されたエントリアクションをトリガーします。また、ジョブは、ドキュメントの現在の定期レビューオブジェクト参照フィールドの参照を使用して、関連する定期レビューレコードと適用可能なドキュメントをリンクします。
定期レビューワークフローについて
Vault が定期レビュー ワークフローを自動開始する場合、参加者の選択、ワークフロー期日、または各種指示などをユーザが入力する機会はありません。したがって、この機能セットで自動開始を選択した定期レビューワークフローでは、このような入力の必要はありません。ドキュメントワークフローが適切なオプションで設定されていること、ワークフローへの参加で求められるすべてのロールが、事前に割り当てられていること、ドキュメントワークフローで参加者としてのロールの使用オプションが利用されていることを確認してください。
設定の概要
定期レビュー機能を完全に有効化するには、次の Vault コンポーネントを設定します:
- ドキュメント定期レビュージョブタイプでジョブを設定します。
- 現在の定期レビューと現在の定期レビュー ワークフロー ドキュメントフィールドを適切なドキュメントタイプに追加します。これらのフィールドが追加されない場合、ドキュメント定期レビュージョブにエラーが生じて失敗します。
- 定期レビューワークフロー開始アクションを設定します。
- 定期レビューワークフロー開始エントリアクションを、開始状態の定期レビューオブジェクトライフサイクルに追加します。
- 定期レビュードキュメントワークフローを定期レビューライフサイクル状態の更新のシステムアクションで設定します。
- 関連定期レビューセクションをドキュメント変更管理オブジェクトページレイアウトに追加します。
- DCC の 終了後に定期レビュー ワークフローを完了に自動設定する場合は、ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルにエントリアクションを追加します。
- 適用可能な定期レビューレコードを自動的にリンクさせたい場合は、ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルにユーザーまたはエントリアクションを追加します。
定期レビュージョブの設定
ドキュメント定期レビュージョブタイプの自動化された Vault ジョブは、トリガー日を経過したかどうかを確認することで、定期レビューのドキュメント期日を特定します。ジョブタイプには、標準ジョブ定義オプションに加えて、特に定期レビューに関連したオプションがあります。定期レビューの準備が整っていることを確認する前に、ドキュメントが適切なライフサイクル状態にあることを確認するために、自動有効化ジョブまたは自動廃止ジョブの後でこのジョブタイプの実行を設定することをお勧めします。
ドキュメント定期レビュージョブタイプでジョブを設定するには
- 管理者 > ジョブ > ジョブの定義に進みます。
- 作成をクリックします。
- 標準ジョブ定義フィールドに記入します。ジョブの所有者であるユーザまたはグループは、何らかの理由でジョブを実行できない場合に通知を受信します。
- ジョブタイプのドロップダウンメニューで、ドキュメント定期レビューを選択します。
- アクション設定セクションで、ライフサイクルドロップダウンメニューから該当するドキュメントライフサイクルを選択します。このライフサイクルのドキュメントは、定期レビューレコードを作成する必要があるかどうかを判断するために、ジョブによって確認されます。
- オプション: 追加条件ドロップダウンメニューで、準備チェックの制限基準の詳細を定義します。（+）アイコンをクリックすると、複数の条件を追加できます。
- トリガー日のドロップダウンメニューで、Vault で確認するドキュメント日フィールドを選択して、定期レビューの準備が整っているかどうかを判断します。は前、またはは以前を選択することで、この決定にジョブの実行日を含めることができます。
ジョブを実行すると、Vault は、定義されたライフサイクル、条件、およびトリガー日に適合する任意のドキュメントの定期レビューオブジェクトレコードを作成します。
定期レビューワークフローアクション開始の設定
Vault が定期レビューレコードのドキュメントのレビューワークフローを自動で開始するには、定期レビューライフサイクルの開始済み状態で定期レビューワークフローの開始を設定する必要があります。.
このアクションは、同じ状態のユーザアクションとしても利用できます。これは、何らかの理由でエントリアクションを介してレビューワークフローを自動開始できなかった場合に役立ちます。
エントリアクションとユーザアクションの両方に2つの入力が必要です:
- ドキュメントライフサイクル: 定義された定期レビュー ワークフローのドキュメントライフサイクルを選択します。
- 複数ドキュメントワークフロー: このエントリアクションのトリガー時に開始する定期レビューワークフローを選択します。選択されたライフサイクルに有効なワークフローだけが、ドロップダウンメニューに表示されます。従来のワークフローは、このアクションでは有効ではありませんのでご注意ください。
このアクションには 2 つのオプション設定があります:
- ドキュメントの最新バージョンがある場合は、定期レビューを開始しないでください。:ビジネスプロセスで、最新バージョンがすでに存在するドキュメントを定期レビューする必要がない場合に、この設定を選択してください。
- 安定状態のドキュメントが、廃版が承認された DCC に存在する場合は、定期レビューを開始しないでください: ドキュメントの廃版がすぐに承認された場合に、Vault がレビューワークフローを開始しないように、この設定を選択します。
1 つ以上のドキュメントライフサイクルが定期レビュープロセスにある場合（下書きから有効や下書きから承認済みライフサイクルなど）、このエントリアクションを 1 回以上設定する必要がある場合がありますのでご注意ください。これには、条件付き許可オプションを選択して、適用可能な各ドキュメントライフサイクルのための特定のエントリアクションを定期レビューオブジェクトのドキュメントライフサイクルフィールドを使用して定義します。
定期レビューライフサイクルの設定
ユーザが、定期レビュービジネスプロセスを手動手順をできるだけ減らして完了するには、定期レビューレコードが廃版にするまたは要訂正状態に変更された後に、ドキュメント変更管理レコードを作成するタスクが割り当てられるワークフロー開始エントリアクションを設定することをお勧めします。
定期レビューワークフローの設定
定期レビューオブジェクトレコードの状態を定期レビューの判定と常に同期させるには、定期レビュー ワークフローで定期レビューライフサイクル状態の更新のシステムアクション手順を追加します。たとえば、定期レビューの判定が要訂正である場合、システムアクションを使用して、対応する定期レビューオブジェクトレコードを要訂正遷移先状態に移します。このアクションは、特にワークフロー内のドキュメントに対応する定期レビューレコードにのみ影響します。
このシステムアクションを選択する場合、そのレコードの遷移先状態を選択する必要があります。ワークフローでの複数の判定理由を説明するために、複数のシステムアクション手順を定義できます。
ドキュメント変更管理オブジェクトページレイアウトの設定
関連定期レビューセクションをドキュメント変更管理オブジェクトページレイアウトに追加することで、容易に適切な定期レビュー状態にアクセスおよびトラックできるようになります。個々の定期レビューレコードをこのセクションに追加して、ドキュメント変更管理に関連付けます。関連定期レビューレコードをドキュメント変更管理に追加すると、定期レビューオブジェクトの変更管理の制御フィールドに入力されます。変更管理の制御を直接定期レビューレコードから変更することはできません。 これは、ドキュメント変更管理の関連定期レビューセクションから行えます。
ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルの設定
適切なタイミングで定期レビューレコードが完了状態に変化することを確認するには、終了状態のドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルで、関連オブジェクトのライフサイクル状態の変更エントリアクションを設定します。
- ドキュメント変更管理オブジェクトライフサイクルの終了状態のエントリアクションセクションで、編集をクリックします。
- エントリアクションの作成をクリックします。
- ドロップダウンから関連するオブジェクトライフサイクル状態の変更を選択します。
- 関連オブジェクトのドロップダウンメニューで、定期レビューを選択します。
- 状態の変更ドロップダウンメニューで、完了を選択します。
- 関連レコードの条件のチェックボックスを選択します。
- 条件ドロップダウンメニューで、以下のライフサイクル状態に関連するレコードを含めるを選択します。
- 関連レコードの状態ボックスで、要訂正および廃版にする状態を選択します。
- 保存をクリックします。
利用可能な定期レビューをリンクするアクション
オプションとして、ドキュメント変更管理オブジェクトのライフサイクルに、適切な状態でのリンク利用可能な定期レビューの入力アクションまたはユーザーアクションを含めるように設定することができます。
このアクションを実行すると、有効化するドキュメントを対象とした定期レビューのレコードが、関連レコードとしてドキュメント変更コントロールに追加されます。