外部回答の共同編集などの特定の QMS 機能は、QMS ユーザテンプレートを使用して、パーソンからユーザを自動作成します。これらのテンプレートは、設定に基づいてユーザレコードを作成しようとし、パーソンレコードにある値から必須の情報に入力します。
Note: 自動作成されたユーザアカウントに利用可能な唯一のライセンスタイプは外部ユーザライセンスタイプです。この機能は、組織に利用可能な外部ユーザライセンスがあり、かつパーソンのメールアドレスに会社のメールアドレスとは異なるドメインがある場合にのみ使用できます。
組織オブジェクト設定
作成したユーザにユーザ名を作成するための適切なデータがあるように、適切なユーザ名の接尾辞を含むよう組織オブジェクトにフィールドを追加します。例: メール接尾辞（ email_suffix__c）。この手順は任意ですが、作成される組織に対する外部ユーザアカウントをさらに追跡しやすくでき、またコラボレータの自動生成されたユーザ名が重複しないようにできるため強く推奨されます。
QMS ユーザテンプレートの作成
QMS ユーザテンプレートを作成するには:
- 管理者 > 設定 > QMS ユーザテンプレートに進みます。
- 作成をクリックします。
- テンプレートのラベルと名前を入力します。
- ユーザ名パターンを定義します。
- ドロップダウンからユーザに適切なセキュリティプロファイルを選択します。選択されたプロファイルが不要な権限を付与しないよう確認します。
- 保存をクリックします。
ユーザ名パターン
QMS ユーザテンプレートのユーザ名パターンは、動的トークンを使用すると作成されるユーザ名を定義します。これらのトークンは、任意のパーソンレコードまたはパーソンの関連組織レコードから情報を取得することができます。このフィールドは、テキスト、数字、数式、ルックアップフィールド値のトークンのみをサポートします。
このフィールドは、特殊トークンの ${PersonEmailPrefix} をサポートします。これは、メールアドレスの「@」記号の前の部分になります。例えば、パーソンレコードに記載されるメールアドレスが Theresa.Ibanez@veesupplier.com の場合、トークンは Theresa.Ibanez になります。
ユーザ名パターンの例
以下は、Vault のユーザ名パターンと推奨される組織オブジェクト設定の例です:
${PersonEmailPrefix}$-{Organization.email_suffix__c}
メールアドレスが Theresa.Ibanez@veesupplier.com、メール接尾辞の値が VeeSupp、ユーザアカウントが veepharm.com ドメインで有効化されているパーソンの場合、このユーザ名パターンは Theresa.Ibanez-VeeSupp@veepharm.com になります。生成されたユーザ名は Vault ユーザのユーザ名の長さとコンテンツ要件の対象となるため、ユーザ名パターンで参照されるトークンが、非常に長い値にならないようにする必要があります。