QMS の様々なプロセスで、社内外の受信者にメールを送信することが必要になります。品質外部通知を使用すると、配布グループ、通知テンプレートの定義、電子メールの送信、ドキュメントの共有が可能です。これは、あなたの組織が遭遇する可能性のあるいくつかのシナリオに対応しています:
- 監査レポートが完成すると、多くの場合、監査またはサプライヤーと関連する個人だけでなく、サプライヤーの連絡先など、外部の受信者にそのレポートを送信する必要があります。
- クレームおよびMedTech クレームプロセスでは多くの場合、クレームライフサイクルの様々な局面で、クレームの当事者または報告者に対応するレターおよび書式を送付する必要があります。
- 重大な逸脱など、深刻な問題が発生し 問題エスカレーション プロセスが開始された場合、Vault における社外の経営陣に当該の深刻なイベントを通知する必要がある場合があります。
追跡された電子メール
クレーム または Medtechのクレーム レコードで 品質外部通知 を使用する場合、メールが受信者の電子メールアドレスに正常に配信されなかった場合、Vaultはメールの送信者に通知します。通知メールの送信後、Vaultは関連する報告可能な情報を Eメールl と 品質イベント送信通知 オブジェクトのレコードに保存します。
ドキュメントパッケージ
品質外部通知 は、あらかじめパッケージ化されたVaultドキュメントを専用の外部ビューアで閲覧するためのリンクを送信することが可能です。例えば、 監査 プロセスでは、監査報告書をサプライヤーなどの外部連絡先に送付する必要がある場合が多いです。Vaultは通知メールの送信後、該当するオブジェクトレコードのテキストフィールドに外部閲覧可能なドキュメントへのリンクを保存します。
外部通知の受信者
Vaultの構成によっては、該当するレコードが特定のライフサイクル状態に達したときに、システムが自動的に外部通知の配布グループを作成するか、配信グループメンバーシップの作成ユーザーアクションで配信グループを作成するか、配信グループを手動で作成するかのいずれかになります。
外部通知を送信する方法
場合によっては、Vaultは、エントリーの操作の一部として、自動的に 品質外部通知 を送信することがあります。プロセスがこれらの通知を自動的に送信しない場合、手動でアクションを実行する必要があります:
- 管理＞業務管理 、またはカスタムオブジェクトタブから該当するレコードの詳細ページに移動します。
- 通知受信者セクションを展開し、配信グループに正しい個人レコードが含まれていることを確認します。配信グループに情報を入力するために、配信グループメンバーシップの作成アクションを実行する必要がある場合があります。このアクションの使用可否とラベルは、Vault の構成によって異なる場合があります。
- 連絡先を変更する場合は、「 受信者の管理」をクリックし、各配信グループボックスで該当する連絡先を選択します。これらのボックス内の連絡先は、Vault内の Person オブジェクトのレコードに対応しています。完了したら保存をクリックします。一部の配信グループは編集できない場合があります。
- 外部通知を送信する アクションを実行します。アクションのラベルは、Vault の設定に応じて異なる場合があります。
- ダイアログで、 通知テンプレートの選択 ドロップダウンから適切なテンプレートを選択します。
- 追加の受信者と次のロールに関連するユーザーフィールードに必要な変更を加えます。これらのフィールドは、Vaultの設定によっては、編集できない場合があります。
- 送信をクリックします。