品質経営陣のレビュー (ローダ) の使用

Vault QMS は、効率と品質システムの適正を評価する品質管理レビュー (QMR) プロセスの管理をサポートします。品質要件を満たすためにシステムを調整する必要があるかどうかの判断は、共同作業で行います。QMR オブジェクトは、会議メモ、会議出席者、および会議後のアクションアイテムをキャプチャします。

QMR プロセスおよびオブジェクトとアクションのラベルは組織によって異なる場合がありますが、この記事の例では一般的な設定を想定しています。Vault での手順は、管理者が決定した設定によって異なる場合があります。

QMR 管理の仕組み

Vault QMS での QMR 管理は、QMR オブジェクト、1 件以上の経営陣のレビューテンプレート、および関連するオブジェクトレコードで使用可能なアクションを中心にしています。テンプレートから QMR オブジェクトレコードを作成すると、Vault は、選択したテンプレートの構成に基づいて、そのレコードにデータを転送します。

QMR プロセスには通常、議事録がキャプチャされ、タスクが割り当てられ、ドキュメントが作成される会議が含まれます。これらの会議は、Vault がデータフィールド、QMR タスクレコード、および QMR アイテムレコードにそれぞれ保存します。経営陣のレビューテンプレートから QMR レコードを作成すると、Vault はテンプレートに含まれていた QMR アイテムも作成します。

QMR アイテムレコードで使用可能なアクションを使用して、関連ドキュメントを作成し、QMR レコードのテキストフィールドに議事録を追加できます。

QMR プロセス概要の例

Vault QMS での実行時、一般的な QMR プロセスには次のコンポーネントの一部または全部が含まれます:

• 経営陣のレビューテンプレートを作成する
• QMR オブジェクトレコードを作成する
• 会議を実施し、会議メモと議事録を QMR レコード内に記録します
• QMR 品目のドキュメントを追加または生成する
• QMR レコードを確定する

QMR 用の経営陣のレビューテンプレートの作成

一般的な QMR プロセスで使用する経営陣のレビューテンプレートを作成するには:

1. 管理者 > 企業管理者 > 経営陣のレビューまたはカスタムオブジェクトタブに進みます。
2. 作成をクリックします。
3. プロセス内のすべての QMR が必要とする名前およびその他のフィールドに入力します。このテンプレートからQMR レコードを作成すると、Vault は、国、主管施設、QMR 範囲などのフィールドデータを、データを転送するために管理者が構成した他のフィールドとともに、結果のレコードに転送します。
4. 保存をクリックします。
5. 経営陣のレビューテンプレートアイテムセクション内で、作成をクリックし、QMR プロセス内の想定される各品目に関連する経営陣のレビューテンプレートアイテムオブジェクトを作成します。
6. 該当する場合は、ドキュメントを選択します。
7. 保存をクリックします。

QMR の作成

QMR レコードは 手動で作成できますが、次のテンプレートから QMR を作成するための手順に従います:

1. QMR オブジェクトタイプの経営陣のレビューテンプレートレコードに移動します。管理者 > 企業管理者 またはカスタムオブジェクトタブ内のいずれかから移動できます。
2. レコードのテンプレートからレコードを作成するアクションを実行します。このアクションを実行すると、Vault は QMR レコードを作成し、システム管理されたレコード名を渡し、データと QMR アイテム関連のレコードをテンプレートから新しいレコードに転送します。
3. 結果として生じる QMR レコードで、議事録や議題などのその他の情報を適切なテキストフィールドに移動します。

QMR タスクの作成

QMR プロセス中は、レビュー前後に参加者が完了する必要のあるタスクを追跡する必要がある場合があります。

1. QMR レコードの QMR タスクセクションで、作成をクリックします。
2. ドロップダウンメニューで、会議前アクションアイテムまたは会議後アクションアイテムのいずれかを選択します。
3. タスク担当者や期日など、追加情報を入力します。
4. 以前に完了したタスクを追跡している場合は、完了フィールドではいの値を選択し、完了日の日時を追加します。日付と時刻を自動生成する QMR タスクレコードの完了レコードも実行できます。

QMR アイテムドキュメントの生成

QMR プロセスには通常、プレゼンテーションなどの既存の Vault ドキュメント、およびレビュー中に生成されたドキュメントが含まれます。テンプレートから QMR レコードを作成すると、一部のドキュメントが自動的に生成される場合があります。レポートから作成されたドキュメント、フォーマットされた出力、またはドキュメントテンプレートなどの他のものは、QMR アイテムレコードに対して適切なアクションを実行することによって作成できます。

1. QMR オブジェクトレコードの詳細ページのQMR アイテムセクションに進みます。
2. QMR アイテムレコードのドキュメント生成アクションを実行します。例えば、レポートの PDF バージョンを QMR アイテムレコードに添付するには、レポートからドキュメントを生成アクションを実行します。

このアクションを実行すると、Vault は QMR アイテムレコードのドキュメント参照フィールドに、生成されたドキュメントへのリンクを入力します。ドキュメント生成アクションの可用性とラベルは、管理者が決定した Vault の設定によって異なります。

QMR プレゼンテーションの追加

QMR プロセス中、参加者は通常、レビューに関連するプレゼンテーションを作成します。このアイテムを QMR プレゼンテーションフィールドの QMR レコードに添付できます:

1. プレゼンテーションをドキュメント として Vault に追加します。
2. QMR レコード詳細ページから、編集アクションを実行します。
3. QMR プレゼンテーションフィールドのプレゼンテーションドキュメントを選択します。
4. 保存をクリックします。

QMR の確定

所属組織のプロセスごとに QMR レコードをレビューし、確定します。

関連権限

QMR を操作するには、セキュリティプロファイルに次の権限が必要です: