Vault ローダまたは API を使用して教育訓練割り当てオブジェクトレコードをその他の教育訓練システムから Vault にインポートすることができます。
Vault ローダを使用して教育訓練割り当てをインポートするには、通常のオブジェクトレコードのインポート手続きを使用して、以下の追加ガイドラインに従います:
- インポートしたレコードには、作成ソース、教育訓練要件、学習者、ドキュメントフィールドを含める必要があり、割り当てられた日および期日フィールドを含めることができます。期日を除き、これらのフィールドは Vault にレコードを作成した後は編集できません。
- インポート前にレコード移行の使用チェックボックスを選択してください。
- インポート後に、教育訓練割り当ての更新ジョブを実行して、自動化機能を開始します。
インポートされた教育訓練割り当ての共有設定について
インポートされた教育訓練割り当てレコードでは、(レコードの共有設定の) 所有者ロールがレコードをインポートしたユーザに設定されます。
共有設定は、インポートされたトレーニングの割り当てに関連付けられた個人のレコードがユーザーレコードを参照しているかどうかによって、更新される場合と更新されない場合があります。
- その場合、Vault 教育訓練はユーザーとそのマネージャーグループをトレーニング割り当ての共有設定に追加し、ユーザーをドキュメント共有設定に追加します。
- そうでない場合、Vault 教育訓練はユーザー参照が後に個人に追加された場合でも共有設定を更新しません。この場合、共有設定を更新するのに、API または Vault ローダを使用することが推奨されます。
教育訓練割り当てフィールド詳細
以下のリストに、インポートされた教育訓練割り当てオブジェクトレコードフィールド詳細を示します:
| 列の見出し | フィールド | 値の例 | メモ |
name__v | 名前 | 旅行ポリシー | 教育訓練割り当てレコードの名前。 |
creation_source__v | 作成ソース | import__v | インポート中のこのフィールドの値は import__v である必要があります。Vault は system__v および direct_assignment__v フィールドを管理します。 |
training_requirement__v | 教育訓練要件 | V1C000000000127 | 列の見出しとしてオブジェクトフィールド名と、レコードの ID 値を使用してオブジェクトタイプを設定します。空白の場合、オブジェクトレコードは基本製品のように「基本」タイプを使用します。 |
learner__v | 学習者 | V0I000000000102 | 教育訓練割り当てを割り当てられたユーザ。 |
training_document__v | ドキュメント | 8_2_0 | このフィールドは、親教育訓練要件のドキュメントバージョンと一致する必要はありません。Vault から割り当てを再発行しない場合あは、親オブジェクトの再訓練しないフィールドをいいえに設定する必要があります。 |
state__v | ライフサイクル状態 | completed__v | レコードをインポートするライフサイクル状態。現在、Vault は以下の状態のみをサポートします:created_state__vcompleted_state__vcancelled_state__v |
estimated_time_minutes__v | 推定時間 (分) | 70 | 学習者がコンテンツを読んで理解するためにかかると予想される時間 (分)。 |
due_date__v | 期日 | 3/22/18 | インポート中はこのフィールドは任意です。 |
assigned_date__v | 割り当てられた日 | 2018-11-07T14:50:00.000Z | インポート中はこのフィールドは必須です。 作成ソースが import__v に設定されている場合このフィールドを編集することができます。これは Vault が学習者を教育訓練割り当てレコードに割り当てた日付です。 継続教育訓練割り当てでは、このフィールドが次回の教育訓練日 (継続) に使用されます。 |
ベストプラクティス: 教育訓練割り当てレコードのインポート
インポート処理を開始する前に、教育訓練割り当ての更新ジョブが無効になっていることを確認してください。レコードをインポートする前にジョブが実行されると、完了した教育訓練割り当てレコードを後からインポートする場合でも、Vault が学習者に新しい教育訓練割り当てレコードを割り当てることがあります。これを避けるには、インポート処理を完了してから、ジョブを有効化し、開始してください。
教育訓練割り当てを誤って発行するのを防ぐため、Vault Training は、もっとも最近の教育訓練完了レコードを決定する際に、移行された教育訓練割り当てレコードの作成日ではなく割り当て日を参照します。最近完了された教育訓練レコードが、同じドキュメントについて、前に完了した教育訓練記録よりも最近の割り当て日を持っているようにします。
関連付けられている教育訓練割り当てをインポートする前に、以下のオブジェクトのレコードをインポートまたは作成します:
- ドキュメント
- 学習者ロール
- カリキュラム
- 教育訓練要件
教育訓練要件オブジェクトにレコードをインポートまたは作成する際に、再訓練しないフィールドははい、いいえ、または空白に設定することができます。「はい」に設定すると、ユーザは教育訓練要件に設定されているドキュメントまたはドキュメントバージョンの教育訓練割り当てを持たず、Vault は新しい教育訓練割り当てレコードを割り当てません。
例えば、教育訓練割り当てレコードがドキュメント A v1.0 を参照し、教育訓練要件がドキュメント A v2.0 を参照するとします。ユーザにドキュメント A v2.0 の新しい教育訓練割り当てを取得させたくない場合は、教育訓練要件で再訓練しないフィールドをはいに設定します。教育訓練割り当ての更新ジョブが新しい教育訓練割り当てレコードを割り当てることはありません。
割り当ての詳細レコードのインポート
割り当ての詳細レコードは、トレーニングの割り当てとともにインポートすることができます。Vault は、重複した割り当ての詳細レコードのインポートを防止します。教育訓練割り当ての更新ジョブは、常に最新のインポート済み教育訓練割り当てから割り当ての詳細レコードを作成するため、学習者/教育訓練要件の組み合わせの最新の割り当て (割り当て日ごと) に割り当て詳細レコードをインポートしないことを推奨します。
トレーニングオブジェクトでの学習者のアプリケーションロールの更新
教育訓練割り当てのインポートを容易にするために、次の Vault トレーニングオブジェクトの共有設定で、学習者のアプリケーションロールを編集することができます:
- 教育訓練割り当て
- 割り当て詳細
- TA チェックリスト
- TA 回答
- クラススケジュール
- クラス名簿
- セッション
- セッション名簿
- 教育訓練完了条件
- 教育訓練完了条件詳細
- E-ラーニングステータス詳細
- 教育訓練コンテンツステータス
学習者のアプリケーションロールの編集は、教育訓練割り当てのインポートにのみ使用してください。有効なトレーニングマトリックス内のこれらのオブジェクトにおいて学習者のアプリケーションロールを編集すると、予期しない動作が発生する可能性があるため、推奨されません。