ドキュメント変更管理レコードの有効にするドキュメントまたは廃版にするドキュメントセクションのドキュメントが特定のアプリケーションロールで保護されている場合、Vault はこれらのロールのメンバーシップを使用してドキュメント変更管理レコードの承認またはレビューのワークフローの必須参加者を自動的に決定することができます。
ドキュメント変更管理の承認者ロールのユーザは、承認ワークフローに必須承認者として自動的に割り当てられ、ドキュメント変更管理のレビューアロールのユーザは、レビューワークフローに必須レビューアとして自動的に割り当てられます。
Note: Vault で必須参加者を有効化するにはサポートにお問い合わせください。
必須参加者の設定
必須参加者を設定する前に、ドキュメント変更管理を実施するドキュメントに対して、ドキュメント変更管理の承認者またはドキュメント変更管理のレビューアロールのいずれかに 1 人以上のユーザを割り当てる必要があります。
ドキュメント変更管理ワークフローを設定して必須参加者としてこれらのロールを使用するには:
- 管理者 > コンテンツ設定 > オブジェクトワークフローに進み、ドキュメント変更管理ライフサイクルに関連付けられたオブジェクトワークフローをクリックします。
- 開始手順をクリックします。
- 開始オプションセクションで、コントロールの追加をクリックして参加者を選択します。必要に応じてこのコントロールにラベル付けします。例えば、「必須承認者」や「必須レビューア」など。
- カスタムアクションを使用して参加者を定義するを選択し、必要に応じてドロップダウンからドキュメント変更管理の必須承認者またはドキュメント変更管理の必須レビューアのいずれかを選択します。
- 保存をクリックします。
- ワークフローで、必須参加者を必要とするワークフロータスクをクリックします。
- ワークフロータスクオプション > 全般設定で、タスクの割当先のドロップダウンの手順 3 で作成した参加者コントロールを選択します。
- タスクの裁定セクションで、タグ付けされたタスクを省略するのチェックボックスが却下の裁定に選択されているようにします。
- 必要に応じて、ドキュメント変更管理の必須承認者またはドキュメント変更管理の必須レビューアアクションのいずれかをカスタムアクションセクションに追加します。
設定すると、ドキュメント変更管理レコードでワークフローが開始されると、Vault は、ドキュメント変更管理の承認者またはドキュメント変更管理のレビューアロールで参加者コントロールのメンバーを自動入力します。Vault は、ワークフロー開始ダイアログに必須参加者を表示します。必須参加者グループにマウスオーバーすると、そのグループのユーザリストを表示することができます。メンバーは、ドキュメント変更管理レコードに付属するドキュメント全体に入力されます。
重複するタスクの取り消し
ドキュメントのドキュメント変更管理の承認者またはドキュメント変更管理のレビューアロールにグループが一覧表示されている場合、そのグループの少なくとも 1 人のユーザがそのタスクを完了する必要があります。Vault はすべての必須参加者にタスクを割り当てます。ユーザがタスクを完了すると、他のユーザに重複するタスクは自動的にキャンセルされます。
例: 必須承認者
例えば、ドキュメントが 4 つある DCC レコードではドキュメント変更管理の承認者ロールは次のように入力されます:
- Amy、Blake、Connie のユーザで構成される QA 承認グループは、すべてのドキュメントのロールに割り当てられます。
- Connie、Diana、Eric、Frank のユーザで構成される SOP 承認グループは、ドキュメントの 1 つのロールに割り当てられます。
- 最後にユーザの Grace はドキュメントの 1 つのロールに割り当てられます。
Amy がドキュメント変更管理を承認した場合、Vault は Blake のタスクを (重複するため) キャンセルしますが、SOP 承認グループにも属する Connie のタスクは有効のままとなります。Diana が承認した場合、Vault は SOP 承認グループに属する他のユーザに重複するタスクをキャンセルします。これにより、Grace が唯一の必須承認者として残り、Grace が承認すると承認タスクが完了します。
