外部通知の設定 (QMS)

QMS の様々なプロセスで、社内外の受信者にメールを送信することが必要になります。品質外部通知 構成コンポーネントを使用すると、配布グループとシステムテンプレートの定義、メールの送信、およびドキュメントの共有ができます。組織が遭遇する複数のシナリオに対応しています:

  • 監査レポートが完成すると、多くの場合、監査またはサプライヤーと関連する個人だけでなく、サプライヤーの連絡先など、外部の受信者にそのレポートを送信する必要があります。
  • クレームおよびMedTech クレームプロセスでは多くの場合、クレームライフサイクルの様々な局面で、クレームの当事者または報告者に対応するレターおよび書式を送付する必要があります。
  • 重大な逸脱など、深刻な問題が発生し 問題エスカレーション プロセスが開始された場合、Vault における社外の経営陣に当該の深刻なイベントを通知する必要がある場合があります。

本書は、 品質外部通知 の使用を開始するための基本的な設定情報を提供します。外部通知機能は、品質イベント、クレーム、監査、および問題エスカレーションオブジェクトの標準およびカスタムオブジェクトタイプをサポートします。この記事では、これらを総称して「被サポート体」と呼びます。

設定の概要

外部通知のためのオブジェクトの設定

外部通知機能を有効にするには、オブジェクト構成を更新する必要があります。

サポートされたオブジェクトに、外部通知を送信アクションを追加する

このアクションをサポートされたオブジェクトに追加する方法：

  1. 外部通知を有効にしたいオブジェクトに移動します。
  2. アクション > 作成に移動します。 
  3. 外部通知を送信を選択します。 
  4. 続行をクリックします。これにより、オブジェクトの対応するオブジェクトライフサイクルにおいて、 外部通知を送信 アクションを設定できます。

サポートされたオブジェクトに配布グループメンバーシップ作成アクションを追加する

配布グループメンバーシップの作成アクションは、一致するフィールドデータに基づいて配布グループを自動的に作成できます。このアクションをサポートされたオブジェクトに追加する方法：

  1. 外部通知を有効にしたいオブジェクトに移動します。
  2. アクション > 作成に移動します。
  3. 配布グループメンバーシップの作成を選択します。
  4. 続行をクリックします。これにより、オブジェクトの対応するオブジェクトライフサイクルにおいて、 配布グループメンバーシップの作成 アクションを設定できます。

サポートされたオブジェクト

外部通知を設定するサポートされたオブジェクトに対して、以下の変更を実行します：

  • サポートされたオブジェクトページレイアウトに、通知受信者 オブジェクト管理セクションを追加します。非対応のオブジェクトにこのセクションを追加すると、サポートされないセクションが発生します。
  • 外部通知にドキュメントが含まれる場合は、サポートされたオブジェクトに、ドキュメント オブジェクト参照フィールドを追加する必要があります。また、通知テンプレートで使用するための外部リンクURLを含むテキスト フィールドをサポートされたオブジェクトに追加する必要があります。外部リンクURLは、テキストフィールドの長さが320以上であることが必要です。
  • 任意：外部通知を設定するオブジェクトのページレイアウトに、関連オブジェクトとして送信済み通知オブジェクトを追加します。これにより、このオブジェクトのレコードに対して送信された通知を確認できます。例えば、監査の場合、監査送信通知オブジェクトを、監査ページのレイアウトに追加できます。

外部通知を設定する品質イベントオブジェクト、またはクレームオブジェクトのクレームまたは MedTech クレームオブジェクトタイプに、以下の変更を加えます：

  • 任意：外部通知を設定するオブジェクトのページレイアウトに、返信先フィールドを追加します。このフィールドの担当者は、外部通知の受信者からの返信メールを受け取ります。
  • 任意：外部通知を設定するオブジェクトのページレイアウトに、送信元フィールドを追加します。このフィールドの個人が、外部通知の送信者として表示されます。この機能を使用するには、組織に適した送信メールドメインと送信元の個人メールアドレスが設定されていることを確認する必要があります。

外部通知用オブジェクトメッセージテンプレートの作成

外部通知用のメッセージテンプレートは、以下の点を除き、標準のオブジェクトメッセージテンプレートと同様に作成することができます。トークンを選択した後、各トークンのオブジェクトの接頭辞を手動でカスタムに置き換えます。 たとえば、トークン ${Object.name_v}を ${Custom.name_v} に更新します。

品質外部通知の作成

外部通知設定のコアコンポーネントとなるのは、品質外部通知 設定コンポーネントです。作成後、使用したいサポートされた対象ごとに配信グループおよび通知テンプレートを追加する必要があります。

品質外部通知の作成方法：

  1. 管理者 > 設定 > 品質外部通知と進みます。
  2. 作成をクリックします。
  3. 必須の詳細を入力します。
  4. サポートされたオブジェクトをオブジェクトドロップダウンメニューから選択します。品質イベントオブジェクトについては、Vaultは、クレームおよびMedtech クレームオブジェクトタイプの外部通知のみをサポートしています。
  5. 必要に応じて、オブジェクトタイプを選択します。
  6. 任意： クレームまたはMedtech クレーム オブジェクトタイプを選択し、通知メールにVaultの標準的なヘッダーやフッターを含めない場合は、ヘッダーとフッターを含めないチェックボックスを選択できます。
  7. 保存をクリックします。

配布グループの追加

配布グループの追加方法：

  1. 品質外部通知の設定から、配布グループの追加をクリックします。
  2. 必須の詳細を入力します。
  3. 最大受領者の値を、最大50まで選択します。任意で 最小受領者の値を選択できます。
  4. Vault が、エントリまたはユーザアクションによって自動的に配布グループに情報を入力する場合、配布グループ管理アクションによって情報を入力するチェックボックスを選択します。
  5. 該当するオブジェクトレコードの通知受信者セクションで、ユーザが配布グループに修正を加えることができないようにしたい場合、ユーザが配布グループに人を追加できないようにするチェックボックスを選択します。
  6. 任意：個人レコードのデータを使って、配布グループに含める個人を制限できます。以下のフィールドで一致する個人セクションで、フィルターフィールドの追加をクリックし、外部通知有効オブジェクトとそれに対応する個人フィールドを選択します。このオプションは、データタイプがオブジェクトまたは選択リストのフィールドのみをサポートし、Vault は、外部通知を有効にしたオブジェクトフィールドのデータタイプに基づいて個人フィールドを自動的にフィルタリングします。  グループが自動または手動で入力されている場合でも、Vault はフィールド値が一致する個人のみを含めます。フィルターを追加する場合は、プラス（＋）アイコンをクリックします。マッチングペアは、最大10組まで設定可能です。
  7. 保存をクリックします。

配布グループ は、サポートされたオブジェクトの詳細ページで、 通知受信者 セクションに表示されます。

通知テンプレートの追加

品質外部通知 の構成で定義された通知テンプレート には、プロセスに適した複数のオプションがあります。

通知テンプレートの追加方法：

  1. 品質外部通知の設定から、通知テンプレートの追加をクリックします。
  2. 必須の詳細を入力します。
  3. 受信者ドロップダウンで、サポートされているオブジェクトの個人オブジェクト参照フィールドを選択します。これは、 外部通知を送信 アクションがトリガーされた場合、またはユーザによって実行された場合、デフォルトの受信者になります。
  4. 含まれる配布グループ ドロップダウンから、1つ以上の定義されたグループを追加します。これらは、 外部通知を送信 アクションがトリガーされた場合、またはユーザによって実行された場合、デフォルトのグループになります。
  5. 任意：指定された役割のVaultユーザに追加で通知を送信する場合、 オブジェクトライフサイクルのアプリケーションロールに関連するユーザを含める を選択します。チェックした場合、ドロップダウンから1つ以上の アプリケーションロール を選択します。
  6. 任意：Vaultドキュメントを特別な外部ビューアで表示するリンクを通知に含める場合は、 通知にドキュメントを含める を選択します。チェックした場合、サポートされたオブジェクトから、1 つ以上の ドキュメント オブジェクト参照フィールドを選択します。Vaultは、すべての参照資料を1つのパッケージに含む、通知でリンクされた1つのURLからアクセスできるようにします。ドロップダウンのダウンロードを許可から値を選択します。期限切れ期限(日) フィールドで選択した日数で、ドキュメントのURLを時間制限することも可能です。ドキュメントパッケージの URL を含むサポートされたオブジェクトの テキスト フィールドを選択します。
  7. 任意：外部通知の送信ユーザアクションを実行する際に受信者を変更できるようにするために、受信者の追加と削除をユーザーに許可するを選択します。  このリリースでは、これを選択した場合のみ、ユーザは受信者を削除できます。
  8. オブジェクトメッセージの ドロップダウンで、オブジェクトメッセージテンプレートを選択します。オブジェクトメッセージの作成については、こちらの記事を参照してください。

外部通知に関するオブジェクトライフサイクルおよびワークフローの設定

外部通知の送信アクション

外部通知連絡先に通知する必要があるサポートされたオブジェクトのライフサイクル状態に、ユーザアクションまたはエントリアクションの 外部通知を送信 を追加します。エントリアクションを設定する際、使用するアクションのために、品質外部通知コンポーネントで定義された外部通知テンプレートを1つ選択する必要があります。ユーザーアクションを設定する際に、外部通知テンプレートを1つ以上選択でき、ユーザはアクションを実行する際に、これらの中から選択できます。

イベントアクションとして設定する場合、外部通知の送信アクションの前に配布グループメンバーシップを作成するアクションを含める必要があり、通知送信時に受信者が特定されていない場合、外部通知の送信アクションが失敗する可能性があります。

配布グループメンバーシップの作成アクション

配布グループを作成したいサポートされたオブジェクトのライフサイクル状態に、配布グループメンバーシップの作成ユーザアクション、エントリアクション、またはイベントアクションを追加します。

制限

  • 1つの品質外部通知設定に対して、最大5つの配信グループ、および1つの配信グループに対して最大50人の配信者を定義できます。
  • 最大400人の受信者が通知を受けることができます。
  • クレーム および Medtech クレームについては、受信者にのみ追跡され、追加の受信者（bcc）には追跡されません。
  • クレーム および Medtech クレームについては、配信の追跡は「ベストエフォート」で、受信メールサーバーの設定から受け取った回答に基づきます。例えば、メールサーバーの中には、メールアドレスが存在しない場合でも、常に「配信済み」ステータスイベントを送り返すように設定されているものがあります。この場合、メールのステータスは配信済みに設定され、バウンスメールには設定されません。
  • 外部通知テンプレートにライフサイクルロールを含めると、手動で割り当てられたユーザのみが通知を受け取ります。

品質外部通知を設定するために、以下の権限を持つセキュリティプロファイルが必要です：

タイプ権限ラベル制御
セキュリティプロファイル管理者：品質外部通知品質外部通知 設定コンポーネントの表示、作成、編集、または削除機能。