外部教育訓練要件タイプでは、学習者が Vault 外部で発生したコンテンツやトピックの教育訓練を完了することができます。例えば組織では、学習者がサードパーティのオンラインコースを完了するか、あるいは外部の証明書を受ける必要があります。
教育訓練管理者は、外部教育訓練要件を作成して、それらを教育訓練マトリックスに含めることができます。学習者は、完了手順と一緒に教育訓練割り当てを受け取ります。マネージャや適切なロールのその他のユーザは、教育訓練割り当てが完了ステータスに設定される前に、確認を行うことができます。
この手順では、外部教育訓練要件を作成する方法について説明します。その他のタイプの教育訓練要件の作成については、Vault Training の設定をご覧ください。
設定の概要
外部教育訓練機能を使用するには、以下の手順を完了する必要があります:
- 外部教育訓練オブジェクトタイプを有効化します。
- 外部教育訓練要件を作成します。
- オブジェクトワークフローロジックを進めるカスタムフィールドを作成します。
- 教育訓練割り当てオブジェクトに外部教育訓練ワークフローを設定します。
外部教育訓練の有効化
外部教育訓練タイプを使用するには、教育訓練要件オブジェクトで外部教育訓練要件オブジェクトタイプを有効化し、さらに教育訓練割り当てオブジェクトで外部教育訓練割り当てオブジェクトタイプを有効化する必要があります。
外部教育訓練要件を作成するには
外部教育訓練要件を作成するには:
- 新しい教育訓練要件は管理者 > 企業管理者またはカスタムオブジェクトタブから、または関連するカリキュラムの詳細ページから作成します。
- ドロップダウンで外部教育訓練要件タイプを選択します。一度作成した教育訓練要件のタイプを変更することはできません。
- 必要な詳細情報を入力します。手順フィールドには、時間、場所、必要条件、必要な場合は完了証明書の説明など、すべての詳細な関連情報を含める必要があります。
- 任意の作業: 外部教育訓練を外部のウェブサイトで実行する場合は、教育訓練リンクフィールドに URL を追加します。
- 任意の作業:繰り返しオプションを選択します。
- 任意の作業: 学習者ホームページカード画像を提供するドキュメントを選択します。Vault で学習者ホームページが有効になっている場合、このフィールドで選択されたドキュメントの最初のページがカードビューのカード画像として表示されます。
- 任意の作業: この教育訓練要件を置き換えとして使用するには、置き換え教育訓練要件であるチェックボックスを選択します。
- 任意の作業: 要件を置き換えにした場合、元にする置き換え期日と置き換え期日の上書きフィールドで置き換え期日のオプションを選択します。
- 任意の作業: 要件が置き換えを持つ主な要件である場合は、学習者の選択を許可しますか？チェックボックスを選択して、学習者が現在有効な置き換えから選択することを許可します。
- 任意の作業: 外部教育訓練の完了証明書を学習者がアップロードする必要がある場合は、はいを証明書が必要？オプションに選択します。
- 任意の作業:自己登録を許可しますか？学習者が学習者ホームページの探索タブ経由でコースに登録することを許可するためのチェックボックス。自己登録についての詳細をご確認ください。
- 任意の作業: 以下を経由して完了した場合、完了クレジットが付与されますフィールドで、この要件を満たすことができる作成ソースを選択します。クレジットの完了についての詳細をご確認ください。
- 保存をクリックします。
また、外部教育訓練ワークフローを適切に設定して、発行されたすべての外部教育訓練割り当てを学習者が正常に完了できるようにします。
外部教育訓練ワークフローロジックのカスタムフィールド
外部教育訓練要件にカスタムフィールドを作成して、外部教育訓練割り当てのワークフローロジックを進めることができます。例えば、割り当てに QA 確認を義務付けるかどうかを示すフィールドを作成できます。そのためには、教育訓練割り当てに教育訓練要件と同じ一致するフィールドを作成します。教育訓練割り当てが作成されると、Vault は自動的に一致するフィールドの値を教育訓練要件レコードから教育訓練割り当てレコードにコピーします。次に、外部教育訓練割り当ての完了ワークフローのフィールド値を使用して、ビジネスロジックを進めます。
確認を義務付ける外部教育訓練割り当て
外部教育訓練要件で学習者がタスクを完了した後の確認を義務付ける場合、教育訓練割り当てオブジェクトにカスタム共有ルールまたは一致共有ルールを設定する必要があります。これは、外部教育訓練割り当てレコードへのアクセス権を確認ユーザに付与します。さらに、カスタムアプリケーションロールを作成して、外部教育訓練ワークフローでアプリケーションロールを使用できるようにします。
マネージャグループを有効化し、学習者のマネージャが認証者である場合、カスタム共有ルールや一致共有ルールを教育訓練割り当てオブジェクトで設定する必要はありません。Vault は共有設定に学習者のマネージャグループを自動的に追加します。
外部教育訓練ワークフローの設定
外部教育訓練割り当ては別のユーザによる確認が義務付けられている場合と義務付けられていない場合があるため、これらのオブジェクトワークフロー設定は組織のニーズによって異なります。目的通りに教育訓練割り当てが機能するようにするには、必要な手順を行うワークフローを設定する必要があります。これらのワークフローの例についての詳細は、以下のリンクをクリックしてください:
- 外部教育訓練割り当ての完了: 学習者にタスクを割り当てて、確認が必要かどうかを決定します。
- 外部教育訓練割り当ての確認: 教育訓練割り当てをレビューし、完了証明書を承認または却下するタスクを確認者に割り当てます。
- 外部教育訓練割り当ての再送信: 学習者にタスクを割り当てて、再確認のために外部教育訓練割り当てを再送信します。
外部教育訓練割り当てに確認が必要かどうかによって、外部教育訓練割り当ての完了ワークフローを単独で使用するか、すべてのワークフローを一緒に使用します。外部教育訓練割り当てが以下の状態になると、ワークフローはワークフローの自動開始エントリアクションを使用します:
- 割り当て済み: 外部教育訓練割り当ての完了ワークフローを開始します。
- 確認中: 外部教育訓練割り当ての確認ワークフローを開始します。
- 学習者レビュー中: 外部教育訓練割り当ての再送信ワークフローを開始します。
外部教育訓練割り当ての完了ワークフローの例
このワークフローの目的は、外部教育訓練を完了するタスクに学習者を割り当てることです。このワークフローの例では、最初に学習者のアプリケーションロールを参加者として割り当ててから、教育訓練タスクを学習者に割り当てます。次に、ワークフローは確認が必要かどうかを決定します。結果に基づいて、ワークフローは教育訓練割り当ての状態を確認中または完了のいずれかに変更します。
このワークフローは、これらの設定ガイドラインに従う必要があります:
- 学習者アプリケーションロールを参加者として定義する開始手順の参加者コントロールを設定する。
- 「外部教育訓練の完了」タスクを学習者の参加者コントロールに割り当てるワークフロータスク手順を作成する。
- 教育訓練割り当ての状態を完了に変更する状態変更ワークフロー手順を作成する。
- 任意の作業: 教育訓練割り当てに確認を義務付けるかどうかを決定する決定手順を作成する。このロジックは、教育訓練要件からコピーされたカスタムフィールドの値によって進めることもできます。その場合はルールを確認中への状態変更に追加し、それ以外は状態変更を完了に追加します。
外部教育訓練割り当ての確認ワークフローの例
このワークフローの目的は、確認ユーザ (通常学習者のマネージャ) が、通常は完了証明書に対して、外部教育訓練割り当てをレビューし、割り当てを承認または拒否したことを確認することです。
このワークフローは、これらの設定ガイドラインに従う必要があります:
- 確認者参加者として直属の上司アプリケーションロールを定義する参加者コントロールを開始手順に定義する。参加者としてロールを使用オプションを選択したら、参加が許可されているロールフィールドに直属の上司を選択します。
- マネージャ以外の確認者の場合は、動的アクセスコントロールを使用して確認者ロールに割り当てられるユーザを決定することができます。
- タスクを確認者に割り当てて裁定を求めるワークフロータスク手順を作成する。確認者が教育訓練割り当てを承認するか拒否するかを決定できる裁定をタスク内で作成する。学習者に表示される裁定コメントを設定する。裁定に応じて、レコードの状態を完了または学習者レビュー中に変更する決定手順を作成します。
確認者には常にオブジェクトレコード詳細ページが表示され、学習者には常に学習者タスクページが表示されます。
外部教育訓練割り当ての再送信ワークフローの例
このワークフローの目的は、以前に却下された外部教育訓練割り当てを学習者が再送信することです。
このワークフローは、これらの設定ガイドラインに従う必要があります:
- 学習者アプリケーションロールを参加者として定義する開始手順の参加者コントロールを設定する。
- 学習者にタスクを割り当てるワークフロータスク手順を作成する。
- レコードの状態を検証中に変更する状態変更手順を作成します。
状態が検証中に変更されると、外部教育訓練割り当てワークフローの確認が再度開始されます。