繰り返しチェックの設定（QMS）

Vault QMS 繰り返しチェック機能は、品質イベントまたはクレームなどのイベントが、別のイベントの繰り返しであるかどうかを判断するための、インテリジェントで合理化されたインターフェースです。この機能が設定されていると、Vault は、Vault によってテキスト検索用語が自動的に提案されるシンプルなユーザアクションで複雑な手動プロセスを単純化することができます。ユーザアクションの実行後、類似性スコアとともに一連の潜在的なレコードが、ユーザインタフェースで並んで比較表示されます。分析が完了すると、Vault がその結果を保存し、設定に応じて関連品質イベントまたは関連イベントレコードを作成することで、自動的に繰り返される品質イベントをリンクします。

繰り返しチェック機能は、クレームオブジェクトのレコードと品質イベントオブジェクトの次のオブジェクトタイプをサポートします。

• 逸脱
• クレーム
• MedTech クレーム
• 変更管理
• 積極的取り組み
• 外部所見
• 内部所見
• 臨床検査機関調査
• 不適合

これらのオブジェクトとオブジェクトタイプの設定手順は以下で説明しており、この記事では、品質イベントオブジェクトとクレームオブジェクトを総称して「サポートされたオブジェクト」と呼びます。

設定の概要

次の手順を完了して、繰り返しチェック機能を有効にします:

• 該当するサポートされたオブジェクトまたはオブジェクトタイプの品質関連ドキュメントの自動化を設定します。このステップは、クレームまたはMedTech クレーム以外のオブジェクトタイプにのみ必要です。
• 品質レコードチェックの実行アクションを、該当するオブジェクトタイプのサポートされたオブジェクトライフサイクルに追加します。
• レコードチェック結果、レコードチェック結果状態フィールドを、該当するオブジェクトタイプページレイアウトに追加します。
• ビジネスプロセスのニーズに応じて、品質レコードチェックを作成します。
• レポートからの全般ドキュメントアクションを レコードチェック結果 ライフサイクルに追加します。

品質レコードチェックアクション実行の設定

ユーザがサポートされたオブジェクトのライフサイクルの適切なステージで繰り返しチェック機能にアクセスできるように、そのライフサイクル状態での品質レコードチェックの実行アクションをユーザが使用できるようにする必要があります:

1. 管理者 > 設定 > オブジェクトライフサイクルと移動し、サポートされたオブジェクトライフサイクルをクリックします。
2. ステータスセクションで、 ユーザに繰り返しチェックをしてもらいたいライフサイクル状態をクリックします。たとえば、終了状態を選択して、ユーザが品質イベント収束後の繰り返しを確認できるようにします。
3. ユーザアクションセクションで、編集をクリックします。
4. ルールの作成をクリックします。
5. 品質イベントオブジェクトタイプのアクションを設定する場合、条件付きで実行するを選択し、品質イベントタイプ > イコール > [オブジェクトタイプ] を選択します。
6. 品質レコードチェックの実行を次のアクションを許可するドロップダウンメニューから選択します。
7. 適切な品質レコードチェックを利用可能な品質レコードチェックドロップダウンメニューから選択します。品質レコードチェック設定についての手順は、次を参照してください。
8. ユーザがアクションを実行した後にポップアップダイアログで検索用語を変更できるようにするには、検出された一致ワードを上書き可能にするチェックボックスをオンにします。
9. アクションにアクションラベルを追加します。
10. 保存をクリックします。

品質レコードチェックの作成

ユーザが繰り返しをチェックする必要がある各シナリオの品質レコードチェック設定を作成できます。たとえば、品質システムで、影響をうける処理に応じて、半年または1年間の再発について、より古い逸脱と新しく完了した逸脱を比較する必要がある場合、2 つの品質レコードチェック設定を適切に作成し、ユーザは双方を個別のユーザアクションとして使用できます。

繰り返しのための品質レコードチェック設定を作成するには:

1. Navigate to 管理者 > 設定 > 品質レコードチェックと進みます。
2. 作成をクリックします。
3. ラベルを入力します。
4. データ比較フィールドのドロップダウンメニューで、自分のタイムフレームを基にサポートされたオブジェクトからデータフィールドを選択します。
5. 日付比較タイムフレームドロップダウンメニューで、数値と期間の単位を選択しますたとえば、上記で選択した日付フィールドの値に過去1年間のレコードを含めるには、1と年を選択します。
6. 一致する必要があるオブジェクトのフィールドで、繰り返しチェックに含めるレコード間で正確に一致する必要があるオブジェクトのフィールドを 1 つ以上選択します。たとえば、プロセスにおいて、同じ施設にのみ影響する繰り返しをチェックする必要がある場合は、他の施設のレコードを除外するために主管施設フィールドを選択します。
7. オプション: チェックを制限して、特定のライフサイクル状態のオブジェクトレコードを評価する場合、含めるライフサイクル状態のドロップダウンメニューで、それらの状態を選択します。
8. テキスト検索で比較するオブジェクトのフィールドのフィールドで、繰り返しチェックを実行するテキストフィールドを選択します。ユーザがレコードについてのアクションを実行する場合、これらは Vault が一致パーセンテージスコアを提供するフィールドです。クレームまたは MedTech クレーム繰り返しチェックの設定を行っている場合、このフィールドはオプションです。
9. オプション: 関連オブジェクト一致基準セクションで、サポートされたオブジェクトレコードが参照するオブジェクトのフィールドを選択し、このフィールドを使用して、確認されるレコードをさらに制限します。たとえば、元の逸脱に、資料、ラベリング、およびツールの主要因カテゴリ値が含まれる場合、関連する主要因レコードの主要因カテゴリにそれらのカテゴリのうちの 1 つ以上が含まれる逸脱レコードのみを含むように、一致基準を定義することができます。Vault は、繰り返しチェックアクションの実行時に、これらの基準をユーザーに表示します。
10. 比較設定セクションに必要事項を入力します。クレームまたはMedTech クレームに対する品質レコードチェックを作成する場合、このステップは必要ありません。
11. 保存をクリックします。

比較設定

クレームまたは MedTech クレーム以外の品質イベントオブジェクトタイプの品質レコードチェックの設定を行っている場合、次の追加手順を実行します：

1. 比較設定セクションで類似性の 3 つの階層を定義することは、ユーザが潜在的な繰り返し分析をする際に役立ちます。表示チェックボックスをオンにして、繰り返しチェックユーザアクションを実行すると、Vault はページ上部に階層をカテゴリとして表示します。
2. 各階層のドロップダウンメニューから、% 最小類似スコアを選択します。
3. オプション: 各階層について、必須の関連ドキュメントタイプチェックボックスを選択した場合、ユーザはその階層の各レコードを分析する際に関連ドキュメントタイプを指定する必要があります。たとえば、最も一致する確率の高い関連ドキュメントのみを選択するようにユーザに求めることが可能です。このオプションを選択すると、妥当性が必要チェックボックスを選択して、ユーザに妥当性の提供をさらに要求することができます。
4. 品質関連ドキュメントの自動化ドロップダウンメニューで、繰り返しチェックに適用可能な関連ドキュメントの設定を選択し、次にチェックされる逸脱に適用可能な関連ドキュメントのタイプを選択します。
5. オプション: 表示するフィールドセクションで、逸脱レコードからフィールドを選択して、ユーザの分析を支援するために繰り返しチェックインターフェースにそれを表示することができます。これらのフィールドは一致の計算に含まれません。

レポートからドキュメントを生成アクションの設定

レポートからドキュメントを生成 アクションで、ユーザはレコードチェック結果レコードから直接繰り返しチェック情報を含むドキュメントを作成できます。新しく生成されたドキュメントは、元のレコードチェック結果レコードのドキュメント参照フィールドからリンクされます。ユーザがこの機能にアクセスできるようにするには、適切なレポートを作成し、レコードチェック結果オブジェクトライフサイクルで、ユーザがレポートからドキュメントを生成アクションを使用できるようにする必要があります。

繰り返しチェックのレポートの作成

レポートからドキュメントを生成アクションを設定する場合は、レポートタイプとレポートビューを選択する必要があります。Vault ではどのようなレポートも選択可能できますが、繰り返しチェックで重複として検出されたレコードで、レコードチェック結果の詳細とサポートされたオブジェクトの詳細が一致するレポートタイプを選択すると最も便利です。レポートビューでは、適切なオブジェクトタイプのレコードで、レポート結果をさらにフィルタリングできます。

繰り返しチェック制限

デフォルトでは、Vault が繰り返しチェックに含めることができるレコード数には上限があり、これはオブジェクトタイプによって異なります:

• 品質イベントオブジェクトタイプ: 逸脱、変更コントロール、積極的取り組み 、外部所見、内部所見、研究室調査、および不適合: 100
• 品質イベントオブジェクトタイプ: クレームおよび MedTech クレーム: 200
• クレームオブジェクト: 200

これらの制限を変更する場合は、Vault 製品サポートにご連絡ください。

関連権限

品質レコードチェックを設定または使用するには、次の許可が必要です: