Vault Training の自動化 (Quality)

Vault Training は、教育訓練割り当ての更新と呼ばれるシステム管理のジョブを使用して割り当てとタスクの作成と配布を自動化しています。Vault は、学習者ロール、カリキュラム、および教育訓練要件オブジェクトレコードがすべて適格なライフサイクル状態になると、教育訓練割り当てを作成します。逆に、ライフルサイクル状態が破棄または無効のオブジェクトレコードには教育訓練割り当ては作成されません。

要件に合わせて最適なジョブ実行のタイミングと頻度を指定することができます。時間を指定しなかった場合は、Vault がデフォルトで UTC 午前 0 時にジョブを実行します。

チャイルドトレーニングの仕事について

教育訓練割り当ての更新 ジョブは、1回の実行で数千の 訓練割り当て レコードを作成する可能性があります。ジョブパフォーマンスを最適化するために、 教育訓練割り当ての更新 ジョブは、作成後に割り当てレコードに対するアクションを実行する 子ジョブ を生成します:

• 訓練割り当ての状態変更: 各 訓練割り当て の状態を 作成された ライフサイクル状態から 割り当て 状態へ変更します。
• 担当者の訓練割り当てをキャンセル:その人が非アクティブになった場合、または訓練の受講資格が無資格に設定された場合、 訓練の割り当て の状態を キャンセル に変更します。

これらの子ジョブが実行されている間、最新の 教育訓練割り当ての更新 ジョブによって作成された 教育訓練割り当て は、プライマリの 教育訓練割り当ての更新 ジョブが完了した後でも、 作成済み の状態のままである可能性があります。学習者は通常、新しい割り当てが「 割り当て済み 」状態になると、通知を受け取ります。子ジョブが正常に完了しなかった場合、エラーに関する情報が、子ジョブログファイルと共に、教育訓練割り当てレコードに保存され、教育訓練ジョブステータスページから閲覧できます。

この状態遷移を再試行するために、教育訓練割り当てオブジェクトとライフサイクルに状態変更教育訓練割り当てレコードアクションを設定することができます。このアクションを一括アクションインターフェースで使用するように設定するために、代わりに教育訓練の割り当ての状態変更 (一括) アクションを追加します。

自動化ロジック

教育訓練割り当てレコードが作成または更新されるには、すべての関連オブジェクトレコードが教育訓練割り当ての更新ジョブに対してそれぞれ適格なライフサイクル状態になっている必要があります。

教育訓練割り当ての更新ジョブが実行されると、Vault はすべてのパーソン、カリキュラム、教育訓練要件および学習者ロールオブジェクトレコードをチェックして、適格なライフサイクル状態にある、または設定が変更されているオブジェクトレコードに教育訓練割り当てを作成します。4 つオブジェクトレコードすべての関連レコードが適格な状態でなければ、Vault は教育訓練割り当てを作成しません。

たとえば、Vault で固体製剤スペシャリスト学習者ロールが従業員行動規範およびドキュメント管理教育訓練要件が設定されている一般 GxP ドキュメントカリキュラムに割り当てられていたとします。もし、新入社員のライフサイクル状態が適格で一般 GxP ドキュメントが有効なものの、従業員行動規範が破棄されている場合、Vault はドキュメント管理要件に対してのみ教育訓練割り当てを作成します。

パーソンの教育訓練の適格性

デフォルトでは、Vault はパーソンオブジェクトの状態フィールドを使用してパーソンが教育訓練割り当てタスクを受け取るかどうかを決定します。

有効化されている場合、Vault は異なるフィールド教育訓練の適格性を使用して、パーソンが教育訓練割り当てタスクを受領すべきかどうかを決定することができます。機能としては、教育訓練の適格性の値が「適格」の場合はステータスが「有効」に相当し、教育訓練の適格性の値が「不適格」の場合はステータスが「無効」に相当します。パーソン、ライフサイクル、およびその他の Vault 機能を使用して教育訓練の適格性フィールドを設定することもできます。

学習者ロールがパーソンレコードに追加されると、Vault はパーソンオブジェクトレコードが有効なユーザを適切に参照しているかどうか、または別のパーソンレコードが同じユーザを参照しているかどうかを自動的にチェックします。そのようなパーソンオブジェクトレコードを保存しようとすると Vault はエラーを表示します。教育訓練の適格性機能は有効化されていますが、教育訓練の適格性の値が不適格または空白の場合、Vault はこのチェックを実行しません。

学習者ロール、カリキュラム、または教育訓練要件の破棄

特定の学習者ロール、カリキュラム、または教育訓練要件が不要になった場合は、それぞれのライフサイクル状態を破棄または無効な状態に変更することができます。レコードが適格なライフサイクル状態でなくなり、破棄または無効な状態になると、Vault は教育訓練割り当ての作成を中止し、それらのオブジェクトレコードに関連付けられているオープン教育訓練割り当てを取り消します。ここにはワークフローとユーザタスクも含まれます。

学習者ロール、カリキュラム、または教育訓練要件オブジェクトレコードを破棄または無効状態からは移動できません。

Vault Training におけるドキュメントのバージョニング

ドキュメントの新しいバージョンが、教育訓練割り当て発行エントリアクションで設定されたライフサイクル状態になると、教育訓練要件がクイズを含まない非E-ラーニングドキュメントを １つだけ含む場合、Vault は教育訓練要件ドキュメントのバージョンを更新します。教育訓練要件に E-ラーニングドキュメント、複数のドキュメント、またはクイズが含まれる場合、Vault は　教育訓練要件のシステム更新保留中状態で教育訓練要件インパクトアセスメント（TRIA）を検索します。このアクション実行時に、未完了の TRIA が検出されなかった場合、Vault は更新されたドキュメントを含む教育訓練要件のドキュメントバージョンを更新します。

デフォルトで、同じドキュメントに新たな教育訓練割り当てを発行する際に、Vault はこれまでにオープンの割り当てをキャンセルします。教育訓練割り当ての発行エントリアクションには以下のオプションがあります:

• オープンの教育訓練割り当てを維持する: ドキュメントのオープンの割り当てを取り消したくない場合は、このチェックボックスを選択します。そうすることで、学習者は同じドキュメントでドキュメントバージョンが異なる複数の教育訓練割り当てを持つことができるようになります。
• 再訓練しない: 現在ドキュメントに教育訓練割り当てを持たない該当する学習者にのみ教育訓練割り当てを発行したい場合はこのチェックボックスを選択します。
• ドキュメント日付フィールドを期日として使用: 提案された有効日など、ドキュメント日付フィールドに基づいてドキュメントの新規バージョンに教育訓練割り当ての期日を基準として用いたい場合はこのチェックボックスを選択します。ドロップダウンからドキュメント日付フィールドを選択したら、その日に追加する日数を入力し、ドキュメントバージョン教育訓練の最終期日を決定します。選択したドキュメント日付フィールドが改訂済みドキュメントで使用できない場合、教育訓練要件のドキュメント改訂教育訓練期日フィールドは空白になります。

学習者が過去版のドキュメントに対する教育訓練を完了することを防ぐため、過去版ドキュメントライフサイクル状態にオープンの教育訓練割り当ての取り消しエントリアクションを設定します。ドキュメントが過去版状態になると、Vault は過去版ドキュメントを参照するオープンの教育訓練割り当てを取り消します。

廃版のドキュメントを参照する教育訓練要件レコードを自動的に検索してライフサイクル状態を廃止に変更するようにドキュメントライフサイクルを設定することができます。そのためには、廃版ドキュメント状態に関連教育訓練要件を廃止に変更ライフサイクルエントリアクションを設定します。

エントリーアクションのための既知の問題: 訓練の割り当てを発行する

TRIA の必要な 教育訓練要件 に含まれるドキュメントで [ 教育訓練の割り当てを発行 ] の入力アクションを実行し、そのドキュメントが以前に TRIA の一部であった場合、[ 教育訓練要件に影響を与えない ] の入力アクションでは、 教育訓練要件のコンテンツセットが更新されないというバグがありました。

Veeva Vault では、将来のリリースでこの問題 (問題番号DEV-453054) を修正する予定です。

置き換え教育訓練

Vault で教育訓練要件に置き換えルールを定義した場合、教育訓練割り当ての更新ジョブは、保留置き換え完了 (pending_substitute_completion_state__v) ライフサイクル状態の教育訓練割り当てを作成し、関連教育訓練割り当て (related_training_assignment__v) オブジェクトにジョインレコードを作成します。ジョブは、割り当て済みライフサイクル状態の置き換え教育訓練割り当てを作成します。

教育訓練割り当て共有設定の更新失敗について

教育訓練割り当ての更新ジョブが教育訓練割り当て、教育訓練割り当ての詳細、または教育訓練割り当てのドキュメントの共有設定に学習者または直属の上司を追加できない場合でも、ジョブは教育訓練割り当てを作成しますが、レコードは割り当て済み状態ではなく作成済み状態のままとなります。教育訓練割り当ての更新ジョブは正常に完了してエラーが発生しましたの状態で終了し、ジョブログには共有設定が更新できなかった理由が含まれます。

失敗の原因である問題が解決すると、教育訓練割り当ての更新ジョブが再度実行された際に、ジョブは教育訓練割り当て、教育訓練割り当ての詳細、または教育訓練割り当てのドキュメントの共有設定に学習者または直属の上司のロールを追加しようとします。成功したら、教育訓練割り当ては割り当て済み状態に入ります。

教育訓練割り当ての共有設定の修正アクション

問題が解決されて直ちに教育訓練割り当てを修正した場合に、使用できるユーザアクションがあります。必要な場合は、教育訓練割り当てレコードに教育訓練割り当ての共有設定の修正ユーザアクションを実行して、教育訓練割り当ての学習者とマネージャロール、および割り当てのコンテンツセットのドキュメントの受講者ロールを入力することができます。このアクションを使用するには、最初に教育訓練割り当てライフサイクルの作成済み状態に追加します。このアクションを一括アクションインターフェースで使用するように設定するために、代わりに教育訓練の割り当ての共有設定の修正 (一括) アクションを追加します。

ジョブステータス

ジョブのステータスを表示すると、ジョブがなぜ/いつ完了しなかったかという情報を確認できます。上記の例では、Vault が教育訓練要件従業員行動規範が適格なライフサイクル状態でなかったために教育訓練割り当てを作成できなかったことを記録します。

Vault が作成したこのジョブやその他のジョブのステータスは、管理者 > 操作 > ジョブステータスで表示されます。

チャイルドトレーニングのジョブステータス

子トレーニングジョブの進行状況と結果は、管理者 > 設定 > 教育訓練ジョブステータスで確認でき、または、教育訓練割り当ての更新ジョブインスタンスから関連する教育訓練ジョブの表示をクリックすると表示されます。子ジョブは、親ジョブである教育訓練割り当ての更新から開始されます。

教育訓練ジョブステータス ページでは、 実行中 セクションに、現在実行中の子ジョブがソート可能なリストで表示されます。ジョブ履歴 セクションには、過去に完了した子ジョブが表示されます。ドロップダウンメニューを使用すると、 ジョブ履歴 リストを子ジョブ ステータス または親の 教育訓練割り当てジョブIDの更新（ 管理者 > オペレーター >ジョブステータスで確認可能）でフィルタリングすることができます。各子ジョブは、完了時に ログファイル を生成します。

Vault Training ジョブエラー

教育訓練の割り当ての更新 ジョブが訓練の割り当てレコードを作成し、 状態の変更 ジョブまたは 担当者の訓練の割り当てのキャンセルジョブが 失敗した場合、Vaultは 訓練の割り当て レコードのいくつかのフィールドにエラーに関するデータを入力します。

• トレーニングジョブ: 失敗した元の子ジョブ。
• トレーニングジョブ ID: 発生した子ジョブの具体的なインスタンス。
• 発生したエラー: 自動化中に発生したエラーの有無。
• エラーメッセージ: ジョブの正常終了を妨げたエラーに関する追加情報。

このようなエラーを追跡して対処するために、これらのフィールドについてレポートする フラッシュレポートをスケジュール することができます。

Vault Training ジョブログ

教育訓練割り当ての更新ジョブが実行されると、ジョブインスタンスのアクションメニューをクリックしてジョブログをダウンロードすることができます。教育訓練割り当ての更新ジョブログは、処理中、処理済み、正常に完了とフラグ付けされた変更の件数の他、適用された置き換えロジックも一覧表示します。このログは、ジョブ実行中に発生したすべてのエラーを一覧表示します。

また、ジョブスケジュール時間やジョブ実行時間など一般的な情報も含まれます。

教育訓練割り当ての更新ジョブログの例

このジョブログのサンプルでは、教育訓練割り当ての更新ジョブでエラーが発生したケースを説明しています。

サンプルジョブのログファイルをダウンロードするには、こちらをクリックしてください。

このジョブでは、以下の変更が処理され、影響を評価しました。

• 1 つの教育訓練要件オブジェクトレコードが適格な状態に入りました。

そしてジョブが教育訓練割り当てを処理しました。

• 1 つのエラーが発生しました: パーソンレコードが無効なユーザレコードと関連付けられました。
• 4 つの教育訓練パスが評価され、1 つの更新済み教育訓練割り当てと 1 つの新規教育訓練割り当ての詳細オブジェクトレコードが作成されました。

次にジョブは通常の概要情報を一覧表示します。

教育訓練パスがジョブによって作成中であると判断された場合、ジョブログにはそのパスの適格性に関する情報が表示されます:

上記のログ引用において、関連付けられたカリキュラムが適格なライフサイクル状態にないためパスは不適格であると判断されました。