関連レコード作成のエントリアクションにより、品質管理は、 別のレコードのライフサイクルの進捗状況を基に関連レコードの作成を自動化し、ソースレコードから新しいレコードに一部のデータを自動転送することが可能です。これにより、ビジネスプロセスで発生するイベントの合理化が可能で、ユーザーは関連レコードをマニュアルで作成してデータを入力する必要がありません。
ユースケースの例: 外部監査からの問題エスカレーション
ビジネス処理の外部監査ライフサイクルの過程で、特定のイベントが原因で、外部監査内でタスクを実行する1人または複数のユーザーが、親外部監査をソースとするタイトル、ソース、説明、および発生日などの必須フィールド情報を使用して、問題のエスカレーションを作成する必要がある場合があります。
ユーザーは外部監査レコード詳細ページの問題のエスカレーション関連レコードセクションからレコードをマニュアルで作成することも可能ですが、このような処理は、問題のエスカレーション作成に必要なフィールドデータの一部が、親外部監査にすでに存在する場合があるので、重複作業の原因となる場合があります
この処理を自動化し、不要なマニュアルでのレコード作成やデータエントリを削減するために、関連レコード設定を作成して、問題のエスカレーションオブジェクトのタイトル、ソース、説明、および発生日のフィールドデータをマッピングし、外部監査オブジェクトの該当するフィールドから転送します。 関連レコード設定は、問題エスカレーションオブジェクトの参照フィールドを親の外部監査にもリンクします。
次に、関連レコード作成エントリアクションを適切な状態（外部監査オブジェクトライフサイクルのエスカレーションが必要など）に追加することで、イベントが外部監査レコードがその状態に入り、Vault は自動で問題のエスカレーションレコードを作成し、その必須フィールドに入力します。
設定の概要
関連レコード作成を処理に統合するには、 以下の設定コンポーネントを設定する必要があります:
- 処理に合わせて関連レコード設定を作成します。
- 関連レコード作成のアクションをオブジェクトのライフサイクル状態に関するエントリーアクションとして追加し、1 つ以上の関連レコード設定を選択します。
関連レコード設定の作成
関連レコード設定のエントリアクションは、レコードを作成するために定義されたオブジェクトタイプとフィールドマッピングによって異なります。それらのマッピングは、Vault に関連レコード設定として保存されます。関連レコード設定の作成:
- 管理> 設定 > 関連レコード設定と移動します。
- 作成をクリックします。
- ラベルとステータス値を入力します。
- ソースオブジェクトおよびソースオブジェクトタイプを選択します。このオブジェクトは親オブジェクトで、そのライフサイクルが関連レコード作成をトリガーし、そこからフィールド値をコピーします。一部のオブジェクトは選択できません。詳細は制限のセクションを参照してください。
- 関連オブジェクトを選択します。このオブジェクトのレコードは関連レコード作成エントリアクションによって作成されます。
- アウトバウンド参照フィールドを選択します。関連オブジェクトドロップダウンメニューで選択したオブジェクト上にあるこのフィールドは、親オブジェクトを参照します。
- フィールド値のマッピングセクションで、値列のフィールドを選択し、関連オブジェクトの必須フィールドごとに、値を取得します。
- マッピング値の追加をクリックして、オプションのフィールドのマッピングを追加します。マイナス（-）アイコンをクリックすると、マッピングを削除できます。
- 保存をクリックします。
関連レコード作成アクションの設定
関連レコード作成エントリアクションを、レコード作成がトリガーされるオブジェクトのライフサイクル状態に追加します。このアクションを設定する時は、1つ以上の関連レコード設定を関連レコード設定作成ボックスから選択する必要があります。複数の関連レコード設定を選択できますが、レコード作成をトリガーする状況を詳細に制御するために、条件付きで実行と単一の関連レコード設定を使用することをお勧めします。
関連レコード自動化のためのベストプラクティス
- この機能を使用したフィールドデータ転送は、フィールドのデフォルト設定を補足することが意図されており、新しい関連レコードで必要とされるデータの基礎を形成します。
- アクションの複数インスタンスを設定して、一度に複数の関連レコードを作成することが可能ですが、これは設定を複雑にし、Vault による関連レコードの作成時間に影響を与える可能性があります。
- 特に効率性チェックレコードを自動作成するには、個別のユースケースに応じて、効率性チェック作成エントリアクションの使用を検討してください。
関連レコード自動化の制限
- サポートされた標準ソースオブジェクト、またはカスタムソースオブジェクトのみのために関連レコード設定を行うことが可能です。ユーザまたはパーソンのような、一部の標準およびシステム Vault オブジェクトは、関連レコード設定のターゲットにはできません。
- 関連レコード設定には、15 のフィールドマッピングを含めることが可能です。
- 関連レコード作成は、イベントアクションとしてサポートされていません。
関連レコード自動化のための Quality チーム
関連レコード作成アクションが、新しく作成されたアクションのセキュリティを直接変更することはありません。Quality チームを設定して、新しく作成されたレコードのロール割当てを定義するか、カスタムあるいはマッチング共有ルールを活用して、新しく作成されたレコードが適切に保存されていることを確認することをお勧めします。
関連権限
セキュリティプロファイル: 管理: 関連レコード作成の許可は、関連レコード設定の読み出し、作成、または削除の権限をコントロールします。