クラスルーム教育訓練要件の設定 (Vault Training)

場合によっては、組織が教育訓練マトリックス要件の一部として学習者にインストラクター主導の教育訓練への出席を義務付けることがあります。クラスルーム教育訓練要件タイプを使用すると、教育訓練管理者は学習者がクラスセッションに出席することにより、これらの要件を満たせるようにすることができます。本稿では、クラスルーム教育訓練要件の設定、クラスのスケジュール、出席の追跡、クイズの発行などに必要な手順について説明します。その他のタイプの教育訓練要件の作成については、Vault Training の設定をご覧ください。

インストラクターは、学習者をクラス名簿に追加し、Vault ドキュメント形式でクラス資料を学習者に提供し、クイズを各クラスセッションに関連付け、出席を追跡することができます。学習者は、クラスルーム教育訓練割り当てを表示して、クラスのスケジュールとセッションに関する情報を確認したり、クイズを受けたりすることができます。

本稿で説明するのは、サンプル設定です。ライフサイクル状態、ユーザアクション、セクションおよび追加コンポーネントのラベルは設定可能です。

クラスルーム教育訓練設定の概要

これらは、クラスルーム教育訓練の基本設定コンポーネントです:

• クラスルーム教育訓練要件の作成: 要件を作成し、クラス資料を追加し、カリキュラムに関連付けます。準備が完了したら、教育訓練割り当てが自動作成されるように要件の状態を適格な状態に変更します。
• クラスのスケジュール設定: クラススケジュールオブジェクトレコードを作成し、既存の教育訓練要件に関連付けることによって、クラスルーム教育訓練インスタンスを作成します。スケジュールされたクラスの名簿を決定し、セッションのスケジュールを設定し、クラスルームスケジュールにクイズを関連付けます。準備ができたら、スケジュールの状態を学習者にシステムメッセージを送信する状態に変更します。
• クイズの発行: セッション-クイズ設計ライフサイクルに、開始済み状態の「有効化」ユーザアクションを設定します。
• 成績評価: クラススケジュールライフサイクルに、進行中のクラスに「クラス完了の設定」ユーザアクションまたはカスタム状態を設定するか、クラス完了に同じ名前のエントリアクションまたはカスタム状態を設定します。

クラスルーム教育訓練要件を作成するには

以下に説明する手順により、クラスルーム教育訓練要件が作成されます。その他のタイプの教育訓練要件の作成については、Vault Training の設定をご覧ください。

1. 新しい教育訓練要件オブジェクトレコードは、管理者 > 企業管理者またはカスタムオブジェクトタブから、または関連するカリキュラムの詳細ページから作成します。
2. 教育訓練要件の作成ダイアログのドロップダウンからクラスルーム教育訓練要件を選択します。一度作成した教育訓練要件のタイプを変更することはできません。
3. 必須の詳細を入力します。Vault Training は内部で名前フィールドをリストし、学習者のクラス詳細タスクページにタイトルを表示します。クラス完了条件を選択します:
   • インストラクターがクラス完了ステータスを設定する: 各クラス名簿レコードに対して、インストラクターが出席者とクイズの成績値を確認してから、手動でクラス完了ステータスを設定したい場合は、このオプションを選択します。設定の推奨事項については、クラス名簿のベストプラクティス情報をご覧ください。
   • システムがクラス完了ステータスを設定する: 必須としてマークされているセッションのみのセッション名簿レコードの学習者の出席ステータス選択リストの値に基づいて Vault で各クラス名簿レコードのクラス完了ステータスを自動的に計算して設定したい場合に、このオプションを選択します。およびクイズの成績値に基づいて自動的に計算を行い、クラス完了ステータスを設定したい場合は、またクイズが存在する場合にクイズ発行トラッカーレコードのクイズに合格？の値に基づいて自動的に計算および設定したいときも、このオプションを選択します。
4. 任意の作業:繰り返しオプションを選択します。
5. 任意の作業:自己レジストレーションを許可しますか？に値を選択します。学習者が自己レジストレーションできるを選択すると、学習者は有効なクラススケジュールから選択して追加することができるため、クラスファシリテーターによる追加作業は不要です。詳しくは以下を参照してください。
6. 任意の作業: 学習者ホームページカード画像を提供するドキュメントを選択します。Vault で学習者ホームページが有効になっている場合、このフィールドで選択されたドキュメントの最初のページがカードビューのカード画像として表示されます。
7. 任意の作業: この教育訓練要件を置き換えとして使用するには、置き換え教育訓練要件であるチェックボックスを選択します。
8. 任意の作業: 要件を置き換えにした場合、元にする置き換え期日と置き換え期日の上書きフィールドで置き換え期日のオプションを選択します。
9. 任意の作業: 要件が置き換えを持つ主な要件である場合は、学習者の選択を許可しますか？チェックボックスを選択して、学習者が現在有効な置き換えから選択することを許可します。
10. 任意の作業:自己登録を許可しますか？学習者が学習者ホームページの探索タブ経由でコースに登録することを許可するためのチェックボックス。自己登録についての詳細をご確認ください。
11. 任意の作業: 以下を経由して完了した場合、完了クレジットが付与されますフィールドで、この要件を満たすことができる作成ソースを選択します。クレジットの完了についての詳細をご確認ください。
12. 保存をクリックします。
13. 教育訓練要件オブジェクトレコードをクリックし、次にカリキュラムセクション内の追加をクリックして、教育訓練要件を 1 つ以上のカリキュラムに追加します。
14. 任意の作業: 教育訓練要件オブジェクトレコード詳細ページで、教育訓練ドキュメントをクラス資料セクションに追加します。これらのクラス資料は、クラススケジュールに引き継がれます。このタイプの教育訓練要件の教育訓練ドキュメントとして ZIP ファイルは追加できません。クラスルーム教育訓練要件のドキュメントが修正されると、Vault は教育訓練要件インパクトアセスメントレコードを作成します。

教育訓練要件オブジェクトレコードが教育訓練適格ライフサイクル状態になるまで、クラスルーム教育訓練要件は割り当てに適格ではありません。教育訓練割り当ての更新ジョブでは、クラスルーム教育訓練割り当てレコードが作成されます。クラスルーム教育訓練割り当ての作成処理の詳細は、ベストプラクティスセクションをご覧ください。

クラスのスケジュールを設定するには

クラススケジュールを作成するには:

1. 管理者 > 企業管理者またはカスタムオブジェクトタブからクラススケジュールオブジェクトレコードを作成します。
2. 必須の詳細を入力します。学習者のクラス詳細タスクページのクラス概要フィールドに Vault がテキストを表示します。このクラスが満たす必要があるクラスルーム教育訓練要件を選択します。
3. 保存をクリックします。

クラス名簿について

教育訓練管理者がクラスルーム教育訓練要件を作成し、1 つ以上のカリキュラムに関連付ける (または直接学習者に割り当てる) と、Vault Training ジョブがクラスルーム教育訓練割り当てレコードを作成します。

インストラクターが 1 人または複数の学習者をクラススケジュールレコードのクラス名簿から選択する際に、インストラクターは実際にクラスルーム教育訓練割り当てから選択しています。

学習者自己レジストレーション

学習者がクラスに自分で登録すると、クラスファシリテーターが各学習者を手動でクラススケジュールに追加する必要がなくなるため、クラスファシリテーターの作業を軽減することができます。自己レジストレーションが許可されたクラスルーム教育訓練要件を作成している場合、学習者は、クラススケジュールの自己レジストレーションステータスが「自己レジストレーションにオープン」の場合に、自分のトレーニング割り当てをクリックして自分のクラスルーム教育訓練割り当てをクラススケジュールに追加することができます。

学習者が適切なタイミングでのみ自身をクラススケジュールに追加できるように、自己レジストレーションステータスフィールドを「自己レジストレーションにオープン」に更新するエントリアクションを持つクラススケジュールオブジェクトのライフサイクル状態を設定します。次に、値を「自己レジストレーション不可」に変更するための別の状態とエントリアクションを設定します。

学習者は、以下の条件を満たす限り自身のクラスレジストレーションを変更することができます。

• 学習者が現在所属しているクラススケジュールの自己登録ステータスフィールドの値が「自己登録にオープン」である
• 自己レジストレーションにオープンである別のクラススケジュールが少なくとも 1 つある
• 教育訓練割り当ての自己レジストレーションを許可しますか？フィールドの値が「学習者が自己登録できる」である

ファシリテーターがクラスを行えるクラススケジュールライフサイクル状態の前は、レジストレーションは不可である必要があります。

クラスに自分で登録する必要があることを学習者に知らせるには、自己レジストレーションが許可されているクラスルーム教育訓練割り当てを受領する際に送信されるシステムメッセージを設定します。学習者が自分で登録すると、選択用のポップアップリストに最大 50 件のクラススケジュールが表示されます。クラススケジュールレコードが、クラス完了またはクラスキャンセルのいずれかの状態にある場合、リストに表示されません。学習者が自己レジストレーションするには適切な権限が必要です。

クラス名簿の入力

クラス名簿に学習者を手動で入力するには:

1. 管理者 > 企業管理者またはカスタムオブジェクトタブからクラススケジュールオブジェクトレコードをクリックします。
2. クラス名簿セクションで追加をクリックすると、クラス名簿に追加ダイアログボックスが開きます。このダイアログボックスには、選択された条件を満たすオープン教育訓練割り当てがある学習者のリストが表示されます。ダイアログの上部セクションのプラス (+) アイコンをクリックすると、条件が追加されます。
3. ダイアログボックスの下部セクションで該当する学習者を選択すると、その学習者がクラス名簿に追加されます。
4. クラス名簿の編集を終了するには、保存をクリックします。

Vault Training では、新しい学習者を追加したときに自動的にセッション名簿レコードは作成されません。すべてのセッション名簿の更新アクションをクラススケジュールオブジェクトライフサイクルのユーザアクションまたはエントリアクション、またはセッションオブジェクトライフサイクルのイベントアクションとして設定し、このアクションをトリガーして新しい学習者が該当するセッション名簿に追加されるようにする必要があります。

セッションのスケジュール設定

セッションの作成およびスケジュール設定を行うには:

1. 管理者 > 企業管理者またはカスタムオブジェクトタブからクラススケジュールオブジェクトレコードをクリックします。
2. セッションセクションで作成をクリックします。
3. セッションの作成ダイアログボックスで、必須の詳細を入力します。いいえをこれは必須セッションですか？に選択した場合、Vault は、完了ステータスの設定エントリアクションまたはユーザアクションを使用して完了を計算する際に、セッション出席者を無視します。
4. セッション終了基準の値を選択します。未完了のクイズがあり、セッションを終了しないを選択した場合、すべての学習者はセッションを終了する前に、クイズに合格する必要があります。未完了のクイズがあっても、セッションを終了できるようにするを選択した場合、学習者がクイズに合格する必要はありません。詳しくは、セッション終了条件の設定をご覧ください。
5. 保存をクリックします。

セッションにクイズを追加するには:

1. 必須セッションで、はいを必須セッションのクイズが必要？フィールドで選択します。
2. セッションオブジェクトレコードの発行するクイズセクションで作成をクリックすると、セッション-クイズデザインの作成ダイアログボックスが開きます。選択できるのは必須セッションのクイズのみで、クイズは 1 つのみ選択できます。
3. クイズデザインフィールドをクリックして、クイズデザインを検索および選択します。
4. 保存をクリックします。

クラススケジュールの詳細に問題がなければ、スケジュール済み状態に移動することができます。クラススケジュールがスケジュール済み状態になると、今後スケジュールされている教育訓練の名前や開始日、終了日などに関する Vault システムメッセージおよびメールが影響を受けるすべての学習者に送信されるように、システムメッセージを設定することが推奨されます。Vault はすべての学習者を該当する教育訓練資料の共有設定およびクラススケジュール、セッション、およびクラス名簿オブジェクトレコードに追加します。学習者は、クラスルーム教育訓練のタスクページを閲覧できます。クラスルーム教育訓練割り当てがクラス名簿に追加されていない場合、学習者には後ほど改めるように指示するページが表示されます。

セッション終了条件の設定

ビジネスプロセスに合うようにセッション終了条件の選択リスト値とエントリ条件を設定して、未完了のクイズがある場合にセッションを完了状態にするかどうかを決定します。未完了のクイズがある場合、セッションを終了しないを使用している場合にクイズ発行トラッカーの状態を完了に、未完了のクイズがあっても、セッションを終了できるようにするを使用している場合に完了 (オーバーライド) に変更する選択リスト値を使用します。選択リスト値とエントリ条件の設定は推奨事項であり、必須ではありません。

クラスルーム教育訓練のファシリテーション

クラススケジュールオブジェクトレコードに割り当てられたインストラクターが、クラスルーム教育訓練のファシリテーターになります。

Vault Training クラスのファシリテーションを行うには

Vault でスケジュール済みのクラスルーム教育訓練のファシリテーションを行うには:

1. 管理者 > 企業管理者またはカスタムオブジェクトタブからクラススケジュールオブジェクトレコードをクリックします。
2. クラススケジュールのアクションメニューから、状態を進行中のクラスに変更アクションを選択します。
3. セッションセクションで、クラスの最初のセッションをクリックします。
4. セッション名簿セクションで各学習者の学習者セッション出席ステータス列をクリックし、状況に応じて出席または欠席のいずれかを選択します。
5. クラスルーム教育訓練を実行します。

セッションにクイズがある場合:

1. クイズレコードのアクションメニューから利用可能にするアクションを選択します。
2. セッションが未完了のクイズがある場合にセッションを閉じることができる設定になっている場合、次の手順に進むことができます。そうでない場合は、学習者にクイズを完了するための時間を与えます。

セッションを完了するには:

1. セッションレコードのアクションメニューから、状態をセッション完了に状態を変更アクションを選択します。
2. 残りの各セッションについても上記の手順を繰り返します。

クラスを完了するには:

1. クラススケジュールのアクションメニューから、状態を完了に変更アクションを選択して、レコードを終了し、クラスを完了します。
2. 任意の作業: クラススケジュールにインストラクターがクラス完了ステータスを設定するオプションが設定されている場合、クラス名簿セクションのタブに表示をクリックして、各学習者のステータスを選択します。
3. クラス完了ステータスが設定されると、学習者の教育訓練割り当てが完了状態または未完了状態のいずれかになります。学習者の教育訓練割り当てが未完了状態の場合、学習者は別のクラスに出席して教育訓練割り当ての完了単位を取得する必要があります。

クラスルーム教育訓練設定のベストプラクティス

クラスルーム教育訓練は、高度な設定が可能な Vault Training のコンポーネントです。プロセスには、提供されるライフサイクル状態を使用することが推奨されます。以下のガイドラインに従って、設定ミスや意図しない動作の防止に努めてください:

クラスルーム教育訓練割り当てのワークフロー

自動開始ワークフローのクラスルーム教育訓練割り当ての表示は、クラスルーム教育訓練割り当ての割り当て済み状態で利用可能です。このワークフローは、マイタスクビュー経由で割り当てレコードに簡単にアクセスできる方法を学習者に提供します。学習者アプリケーションロールの参加者コントロールで開始手順を設定して、学習者の参加者コントロールに割り当てられたワークフロータスクを作成することが推奨されます。

設定されると、クラスルーム教育訓練割り当てレコードが作成され、割り当て済み状態になると、ワークフローが自動的に開始します。このワークフローはナビゲーション用です。外周者はワークフロータスクを完了することはできず、Vault はタスクページにワークフローバナーを表示しません。クラスルーム教育訓練割り当てが完了状態になると、Vault はクラスルーム教育訓練ワークフローをキャンセルするエントリアクションからワークフロータスクをキャンセルすることができます。

クラスルーム教育訓練割り当ての影響

クラススケジュールを作成すると、クラスルーム教育訓練要件からドキュメントがコピーされます。ドキュメントは、クラススケジュールレコードに追加したり、削除したりすることができます。すべてのドキュメントがクラススケジュールから削除された場合、クラスルーム教育訓練要件のドキュメントが更新された場合でも、クラスルーム教育訓練割り当てに影響します。

クラス名簿

Vault Training では、新しい学習者を追加したときに自動的にセッション名簿レコードは作成されません。すべてのセッション名簿の更新アクションは、ユーザアクションおよびエントリアクションとして使用可能です。学習者を該当するセッション名簿に追加するには、このアクションをトリガーする必要があります。クラス名簿レコードは、クラスルーム教育訓練のワークフローの終了時に、完了またはキャンセル済みのライフサイクル状態である必要があります。

クラス名簿レコードは、クラスルーム教育訓練のワークフローの終了時に、完了またはキャンセル済みのライフサイクル状態である必要があります。クラスルーム教育訓練要件がインストラクターがクラス完了ステータスを設定しますのオプションを使用する場合、完了ライフサイクル状態のクラスルーム教育訓練ワークフローのキャンセルエントリアクションを設定すると、関連する教育訓練割り当てワークフローがキャンセルされます。

クラスの一部

学習者をクラス名簿に追加すると、実際にはシステムは学習者の教育訓練割り当てをクラス名簿に追加します。教育訓練割り当てで part_of_class__v の値が True に設定されている場合、クラスルーム教育訓練割り当てがクラスの一部であることを意味します。クラスルーム教育訓練割り当てを別のクラス名簿の一部にできないことを示します。クラススケジュールが完了またはキャンセル済みのいずれかの最終状態に到達すると、クラスの一部の値をエントリアクションで「いいえ」に設定する必要があります。

学習者のクラスルーム教育訓練割り当てがクラス名簿の一部であり、その後、教育訓練マトリックスの更新によりその割り当てが学習者に適用できなくなった場合、Vaultはクラスルーム教育訓練割り当てをキャンセルします。これは、クラスルーム教育訓練割り当ての要件がカリキュラムから削除された場合、要件を含むカリキュラムが学習者ロールから削除された場合、または学習者ロールがPersonから削除された場合に発生する可能性があります。

クラスルーム教育訓練要件の変更

オープン教育訓練割り当てのクラスルーム教育訓練要件を回収済み状態に移動する前に、その影響を評価します。クラスルーム教育訓練要件レコードが廃止状態 (retired_state__v) になっている場合、教育訓練割り当てがクラスの一部 (part_of_class__v=true) であったとしても、Vault はすべてのオープンな教育訓練割り当てをキャンセルします。Vault は適切なクラス名簿とセッション名簿のレコードを削除します。

繰り返し、ドキュメント改訂、ドキュメント変更などのその他のクラスルーム教育訓練要件の変更は、オープン教育訓練割り当てがクラスの一部 (part_of_class__v の値が True) である限り、これらは取り消されません。Vault は新規クラスルーム教育訓練割り当てレコードを作成します。新規クラススケジュールを作成して新規クラスルーム教育訓練割り当てを追加することが推奨されます。あるいは、第三者教育訓練を使用して新規クラスルーム教育訓練割り当てを終了します。

教育訓練割り当ての発行

クラスルーム教育訓練要件のインパクトアセスメントに対する教育訓練割り当ての発行がはいに設定されている場合、Vault は新規クラスルーム教育訓練割り当てを学習者に割り当てます。クラスの一部がはいに設定されているその同じ教育訓練要件に既存のオープンのクラスルーム教育訓練割り当てがある場合、スケジュール済みまたは進行中のクラスの一部であるため、オープンのクラスルーム教育訓練割り当てはキャンセルされません。新規クラススケジュールを作成して新規クラスルーム教育訓練割り当てを追加することが推奨されます。あるいは、第三者教育訓練を使用して新規クラスルーム教育訓練割り当てをクローズします。

クラスルーム教育訓練要件のインパクトアセスメントに対する教育訓練割り当ての発行がいいえに設定されている場合、Vault は、学習者にオープンのクラスルーム教育訓練割り当てがあっても、新規クラスルーム教育訓練割り当てを学習者に割り当てます。この動作は、オープンの教育訓練割り当てがキャンセルされて新しいものが作成される Vault ドキュメント教育訓練割り当てとは異なります。オープンのクラスルーム教育訓練割り当てのクラスの一部がいいえまたは空白に設定されている場合、割り当てはキャンセルされます。クラスの一部がはいに設定されている場合、クラスを進行することができ、かつキャンセルすると関連するクラスルーム教育訓練割り当てが中断されるため、割り当てはオープンに維持されます。新規クラススケジュールを作成して新規クラスルーム教育訓練割り当てを追加することが推奨されます。あるいは、第三者教育訓練を使用して新規クラスルーム教育訓練割り当てを終了します。

クイズ

セッション-クイズデザインオブジェクトジョインレコードのクイズデザインが更新された場合、インストラクターにクイズの再発行を促すメッセージは表示されません。インストラクターは有効化ユーザアクションを再実行する必要があります。

関連権限

• クラス名簿レコードを追加するには、ユーザにクラス名簿オブジェクトに対する作成権限および教育訓練割り当てレコードに対する読み取り権限が必要です。教育訓練割り当てレコードに対する読み取り権限は、カスタム共有または一致ルールによって使用できます。例えば、「インストラクター」グループに教育訓練割り当てレコードに対するアクセス権限を付与する教育訓練割り当てのカスタム共有ルールが一例です。別の例としては、教育訓練割り当ての元になった教育訓練要件およびクラススケジュールの元になった教育訓練要件と一致するカスタム一致ルールがあります。
• カスタム共有ルールまたはカスタム一致ルールを作成して、インストラクターまたはその他のユーザが以下のオブジェクトでレコードを確認できるようにします: クラススケジュール、クラス名簿、セッション、およびセッション名簿。デフォルトで、Vault はこれらのオブジェクトレコードに学習者を自動的に追加します。Vault 所有者以外または学習者以外の場合は、カスタム共有ルールを作成して、レコードに対する他のユーザのアクセスを決定します。

学習者自己レジストレーションの権限

• 学習者は、以下のオブジェクトに読み取り権限が必要です: クラススケジュール、クラス名簿、クラスローム教育訓練割り当て、パーソン。学習者が自己レジストレーションページでクラススケジュールを表示するには、カスタム共有ルールまたはカスタム一致ルールを作成して、すべての学習者が自己レジストレーションにオープンのクラススケジュールレコードを表示できるようにします。

• 学習者は、クラスに自分で登録できるように以下のオブジェクトとフィールドに読み取り権限が必要です:

  • 以下のクラススケジュールオブジェクトとそのオブジェクトフィールド: 開始日、終了日、教育訓練要件、自己レジストレーションステータス
  • 以下のクラス名簿オブジェクトフィールド: クラス名簿オブジェクトのクラススケジュールフィールド。
  • 以下のクラスルーム教育訓練割り当てオブジェクトフィールド: 教育訓練要件、クラスの一部、自己レジストレーションを許可する、期日、学習者
  • パーソンオブジェクトのユーザフィールド。